«МикроДок» - СЭД для небольшой организации. Частная разработка прижилась на рынке

Принято считать, что внедрение СЭД является привилегией компаний крупного и среднего бизнеса, имеющих ресурсы на инсталляцию дорогостоящего решения одного из вендоров либо на содержание штата специалистов для облуживания самописной системы. Между тем, автоматизация процессов обработки и контроля документов находит все больший интерес среди небольших организаций и госструктур, в которых порой за все эти процессы отвечает один сотрудник, а системного администратора и вовсе нет. Для них создаются специальные небольшие программы, некоторые из них выросли из частной разработки и настолько прижились на рынке, что существуют и развиваются уже более десятка лет. Среди них – СЭД «МикроДок», о которой и пойдет речь далее.

От локального использования до популярности по всей стране

«В 2000 году я работал системным администратором в одной из государственных структур Краснояска, где обработка документов осуществлялась путем их регистрации в обычном бумажном журнале, - рассказывает создатель программы «МикроДок» Дмитрий Манаков. - Поток документов постоянно увеличивался, и становилось все сложнее контролировать их исполнение. Ознакомившись с имеющимися на тот момент на рынке продуктами по автоматизации, мы поняли, что лучше будет самим создать небольшую программу, конкретно под нужды нашей организации».

Через четыре месяца, в 2001 году, в организации была запущена первая пробная версия «МикроДок-2», предназначенная исключительно для внутреннего использования. В то время рынок СЭД только набирал обороты, многие вендоры (вроде DocsVision) не имели настолько развернутых и универсальных решений, какие есть сейчас. Поэтому когда о программе «МикроДок-2» узнали клиенты и партнеры организации, в которой эта система появилась, они стали просить разрешения ее использовать. Так программа разошлась по нескольким десяткам учреждений в периметре города Красноярск, в некоторых из них СЭД «МикроДок-2» пользуются и по настоящее время. Отметим, что программа долгое время распространялась бесплатно, сейчас – на коммерческой основе.

На форуме техподдержки по адресу forum.microdoc.ru можно решать вопросы, связанный с программой «МикроДок»

Следующим этапом развития программы стало создание ее сетевой версии «МикроДок-3», которое осуществлялась той же группой разработчиков, но уже вне первоначальной организации. По их словам, изначально программа писалась с учетом хранения документов в СУРБД Microsoft SQL Server, однако база с большим объёмом документов весила очень много, а стоимость лицензии Ms SQL была довольно ощутима, небольшие компании не могли себе позволить купить её и содержать своего системного администратора. Поэтому сейчас база «МикроДок» расположена на MySQL сервере, а клиентская часть пишется на C++. Betta-версия программы сегодня также распространяется бесплатно и регулярно дополняется обновлениями.

По состоянию на 2 квартал 2015 года, база клиентов, получивших ключ и использующих программу «МикроДок-3» составляет уже более 120 организаций, расположенных по всей России и даже в странах СНГ.

Несмотря на популярность сетевой системы «Микродок-3», многие организации предпочитают покупать единовременную платную лицензию на «Микродок-2» (более 60 клиентов) или работать на старых версии программы на бесплатной основе - точное количество таких пользователей посчитать невозможно.

Сегодня ознакомиться с программой «МикроДок», скачать ее, а также актуальные обновления, ключи и инструкции можно на сайте microdoc.ru.

Два варианта СЭД

«МикроДок-2» - однопользовательская локальная версия СЭД, предназначенная для компаний с небольшим штатом сотрудников (численностью до 100 человек) и соответствующим объемом деловой документации.

«МикроДок-3» - многопользовательский сетевой вариант программы, который выбирают более крупные клиенты: поддерживается работа до 4000 пользователей, дистанционное управление системой (поручения и контроль) и широкие возможности администрирования: разграничение и ограничение доступа к системе и к самой документации. Важно учесть, что обе версии программы не предполагают ее использование в сети филиалов: по словам разработчиков СЭД, нет смысла внедрять большой и дорогой проект, который, по сути, копировал бы уже имеющиеся на рынке решения, в том числе по стоимости.

Главное окно программы «МикроДок-2»

Программа позволяет вести мониторинг всех видов документов - входящих, исходящих и внутренних, контролировать их перемещение и, исполнение непосредственными адресатами. Работу с документами можно распределять между сотрудниками, а в малых структурах - выполнять все на одном компьютере. Вложения (файлы) хранятся в отдельном каталоге. При необходимости база MySQL и каталог с файлами могут быть размещены на разных серверах в одной сети, что бывает удобно для небольших организаций. 

В данных продуктах реализованы возможности архивной работы, (поиска, сортировки и каталогизации документов), а также создания разнообразных форм отчетности.

Среди преимуществ СЭД «МикроДок» отмечаются интуитивно понятный интерфейс, многофункциональность, простота в установке и обслуживании: работа с программой не требует наличия в организации штатного системного администратора.

Программа «МикроДок-3 Betta» сегодня распространяется бесплатно. Ключ активации, который меняется каждые три месяца, можно получить и обновлять на сайте программы. Несмотря на статус бета-версии, СЭД «МикроДок-3» уже снабжена технической поддержкой всех пользователей, работает форум. Все обновления не нарушают прежнюю работу программы, а клиенты могут пользоваться программой в полном режиме.

Для работы программы требуется установка свободной СУБД – MySQL server. Для возможности сетевой работы в «МикроДок-3» необходимо сделать полный доступ пользователям к каталогу с программой C:\MICRODOC-3.

Настройка программы и работа с ней

Согласно документации по работе с программой «МикроДок-3», для начала работы с программой необходимо настроить необходимые справочники  и раздать полномочия пользователям. При этом пользователи системы разделяются на четыре типа: регистратор, исполнитель, контроллер и администратор.

Попытаемся смоделировать типичную ситуацию, которую решает программа при поступлении нового документа. Для каждого из трех типов документов предусмотрена индивидуальная вкладка, где они сортируются и отмечаются индикаторами в порядке поступления, приписываются к своему «Делу». Регистратор или секретарь регистрирует входящий документ в главной форме программы и добавляет в список исполнителей контроллера или начальника. В результате у контроллера в программе появляется новый документ (синий текст): он его просматривает и принимает решение, кто и в какие сроки должен это задание исполнить. После добавления исполнителей документ появляется и у них, и когда каждый выполнит свою работу и проставит отметку об этом, весь документ поменяет статус. Контролер на этом основании принимает решение снять задание с мониторинга (зеленый текст) или отправить на доработку (серый текст). При необходимости подготовить ответ корреспонденту регистрируется новый исходящий документ (серый текст) и связывается со старым. В случае, когда у документа истёк срок исполнения, ссылка на него окрашивается красным. Помимо цвета, вкладки СЭД снабжены буквенными индикаторами.

Форма карточки регистрации входящих в «МикроДок-3»

Таким образом, как отмечает Дмитрий Манаков, логика операций СЭД проста и типична для бизнес-процессов большинства малых предприятий. «Могу сказать, что возможностей программы вполне достаточно для обеспечения контроля и распределённой работы с документами. В больших дорогих проектах смысл тот же самый, только добавлены дополнительные функции, которыми нечасто пользуются на практике», - уточняет он.

Что касается интеграции системы с другими офисными программами, у всех печатных форм и отчётов СЭД «МикроДок» обеих версий есть возможность выгрузки в формат *.rtf. В дальнейших платных обновлениях «Микродок-3» появится возможность интеграции с почтовыми сервисами.

Перспективы

Помимо упомянутого выше появления интеграции с почтовыми сервисами, в будущих модификациях «МикроДок-3» предусмотрены следующие улучшения: увеличение форм отчётов, расширение возможности поиска документов, создание отдельного контроля договоров. Будут созданы системы информирования пользователя о новых документах, архивации баз данных и интеграции доступа в каталог вложений с контроллером домена в сети.

В следующем году СЭД «МикроДок» исполнится 15 лет. За это время ее удобство смогли оценить сотни государственных организаций и частных компаний, а количество обновлений системы говорит о том, что разработчики не останавливаются на достигнутом.

Важное преимущество «МикроДок» состоит в том, что создавалась она профессионалами, знакомыми со спецификой документооборота изнутри. Это позволяет разработчикам четче понимать задачи системы и необходимость доработок, исходя из реальной практики.

Судя по отзывам на интернет-ресурсах, посвященных офисному софту, «МикроДок» входит в число ПО, о котором часто говорят так: «рассмотрев различные предложения, мы выбрали именно его». Выходит, что это действительно одно из самых востребованных, простых и экономичных средств автоматизации документооборота для небольших организаций.

Опубликовал: Андрей Блинов (info@spbit.ru)

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: электронный документооборот