Мобильная работа с корпоративными данными. Обзор опыта пользователей и экспертов ECM
Что такое мобильная работа с корпоративными данными? Каковы сценарии мобильного использования бизнес-контента сегодня?
Под корпоративной мобильностью, чаще всего, понимают возможность сотрудников организации удаленно решать любые бизнес-задачи, используя либо собственные мобильные устройства (планшеты, смартфоны, ноутбуки, нетбуки), либо стационарные компьютеры, но не подключенные к локальной сети организации. Основным вопросом становится доступ к внутренним информационным системам компании и возможность полноценной работы с контентом.
В рамках данного Обзора рассмотрены возможности, угрозы и перспективы мобильной работы с данными в ECM-системах и СЭД.
Данные исследований
Мобильность стала неотъемлемым и одним из самых динамичных направлений развития систем управления контентом. По данным DOCFLOW, мобильный доступ к ECM-системе/СЭД есть уже в 53% компаний, еще 18% планируют внедрить. В трети организаций доступ к данным корпоративных систем через мобильные устройства есть уже у всех сотрудников компании. По мнению IDC, 60% ИТ-директоров будут использовать мобильные технологии к 2017 г.
Кто имеет доступ к ECM-системе/СЭД/электронному архиву/ через мобильные устройства в вашей организации?
Мобильность стоит на одном из первых мест среди технологий, инвестиции в которые будут расти. Даже с учетом экономической ситуации и сокращения бюджетов, многие заказчики выделяют это направление как перспективное.
Топ-6 технологий, на которые компании увеличичивают свои расходы в 2013/2014гг
Вместе с тем, существуют различные подходы к применению «мобильности» в работе с документами организации: от использования удаленного доступа на ноутбуке к виртуальному рабочему месту до разработки кастомизированных мобильных приложений для различных категорий сотрудников внутри компании под смартфоны и планшеты.
Наиболее распространенный подход к работе с контентом с помощью мобильных устройств – «консьмеристкий» (получение уведомлений, просмотр, быстрое согласование,ЭП, относительно небольшие изменения метаданных документов, контроль поручений). Именно с этих сценариев начинается мобильная работа с контентом со стороны руководства.
Следующий этап – «контрибуторский», т.е., предоставление возможности пользователю полномасштабной разработки структуры и контента документа на мобильном устройстве. Однако далеко не все эксперты считают, что будущее корпоративной мобильности за полнофункциональными мобильными приложениями ИС. Есть мнение, что «мобильное создание» контента ограничится использованием преимуществ самих мобильных устройств (голосовой ввод, распознавание фото, фиксация геолокации).
Основным препятствием на пути к «всеобщей» мобильности и повальному расширению функционала мобильных приложений к ECM-системам, в частности, остается безопасность данных. На втором месте – прозрачность экономической выгоды и стоимость разработок. Мы попросили экспертов со стороны вендоров и руководителей со стороны заказчиков охарактеризовать их понимание «мобильности» и актуальных бизнес-сценариев ее использования.
Ирина Соколова, начальник отдела мобильных устройств компании "ИнтерТраст":
Относительно самих приложений тенденция за последнее время не изменилась — все разработчики систем класса СЭД/ECM считают необходимым иметь в своем портфеле мобильное решение. Это просто must have. Также понятно, что все уходят от использования толстых клиентов — система должна иметь эргономичный web-интерфейс в качестве основного клиента, а также клиент под работу с планшетом.
Развитие функциональности мобильных приложений, как и раньше, идет вслед за развитием основной системы с некоторым запозданием. Скажем, инструменты адаптивного кейс-менеджмента в нашей системе появились несколько лет назад и только около полугода назад появились мобильные кейсы.
В части традиционной ECM-функциональности развитие мобильных приложений, по нашим наблюдениям, затормозилось, что в общем-то логично. С помощью планшета уже сейчас доступны все те функции использования контента, которые существуют в традиционных web-приложениях ECM. Кроме того, нужно учитывать влияние экономического фактора: ИТ-бюджеты сокращаются, свободных денег нет ни у бизнеса, ни у госструктур. Сейчас редкий клиент заказывает разработку чего-то принципиально нового, в основном пользуются теми возможностями, которые уже есть.
«ИнтерТраст» всегда делал ставку на разработку нативных приложений, и мы не собираемся от этого отказываться, но мы считаем, что помимо нативных приложений, позволяющих работать в оффлайн-режиме, необходимо адаптировать веб-интерфейс системы под работу на мобильных устройствах. На данный момент мы работаем над этим.
Какой функционал мобильных приложений систем управления корпоративным контентом сегодня наиболее перспективен?
Помимо возможностей удаленного согласования и просмотра документов постепенно появляются запросы на более широкий функционал мобильных приложений ECM-систем. Вот лишь некоторые, отдельно выделенные экспертами:
перенос на мобильные устройства технологии адаптивного кейс-менеджмента и решение специфических задач автоматизации процессов;
создание специализированных модулей для управления заседаниями и коллективной работой;
мобильная аналитика;
ввод документов и мультимедиа в электронные системы с мобильных устройств.
Перспективным направлением является перенос на мобильные устройства технологии адаптивного кейс-менеджмента (ACM, Adaptive Case Management). Этот подход гибче традиционного BPM и позволяет управлять неструктурированными или частично структурированными бизнес-процессами.
Договорная работа с ее множественными согласованиями, проекты строительства сложных в технологическом плане объектов, предоставление корпоративных кредитов или банковских гарантий, оказание комплексных государственных и коммерческих услуг — ACM применим в этих и многих других областях.
Все эти процессы объединены двумя общими свойствами. Первое — они требуют участия квалифицированных специалистов, которым нужна высокая свобода действий и возможность менять ход процесса «на лету». То есть, сценарий процесса не жесткий, как в BPM, а гибкий, изменяемый. И второе свойство кейсов — документоемкость. Фактически кейс — это рабочая среда, которая объединяет документы, события, экспертов организации, базы знаний, контактные данные заказчиков и поставщиков, историю взаимоотношений с ними, а также инструменты для совместной работы с корпоративным контентом. И если раньше функциональность ACM была доступна только в web-интерфейсе нашей системы на ПК, то теперь с кейсам смогут работать пользователи мобильных приложений.
Из множества направлений развития мобильных приложений СЭД/ECM, сохраняющих значительный резерв в части их развития, можно выделить специализированные модули для управления заседаниями, в том числе — наблюдательными советами или советами директоров. В качестве одного из последних нововведений можно отметить возможность гибкого формирования повестки каждого заседания для дальнейшей рассылки на мобильные рабочие места руководителей, принимающих участие в работе коллегиальных органов. Если ранее необходимо было формировать индивидуальный пакет рассылаемых документов для каждого участника, то теперь можно пользоваться единым пулом всех документов, а на уровне простых настроек — задавать правила доступа к контенту для каждого участника заседания.
Еще один пример из той же области — обеспечение возможности повторного голосования с помощью планшета в тех случаях, когда в повестку заседания внесены значимые изменения. В клиенте современной СЭД для отдельных вопросов повестки может быть настроено требование внести комментарий при голосовании — необходимость в мотивировке может возникнуть для отдельных типов заседаний. Это лишь некоторые примеры, призванные продемонстрировать, что функциональность СЭД/ECM в данной области постоянно развивается, а значит, будет расти и соответствующий сегмент рынка.
Еще один возможный тренд будущего — это мобильная аналитика. В соответствующих инструментах заинтересованы в первую очередь руководители среднего и высшего уровней. Генеральные директора, руководители производственных и финансовых департаментов, коммерческих служб — вот целевая аудитория, интересы которой следует принимать во внимание при разработке средств мобильной аналитики. То есть, речь идет о создании эксклюзивных решений, которые зачастую разрабатываются под потребности конкретного человека в отдельно взятой компании. Помните историю с «планшетом для Миллера», когда для главы крупнейшей российской корпорации было заказано устройство за 120 миллионов рублей? С мобильной аналитикой схожая история: масштаб затрат, конечно, меньше, но это в любом случае уникальная и недешевая разработка под заказ. Такие решения типовыми не бывают.
Чьи требования стоит учитывать при разработке решений?
Мы предложили экспертам проанализировать, кто является основным пользователем мобильных приложений ECM-систем: руководство, сотрудники; крупный бизнес или гибкий SMB; государство или бизнес?
Безусловными «драйверами» использования мобильности по-прежнему являются либо руководители крупного и среднего бизнес, либо сотрудники, чья работа связана с принятием решений и постоянными переездами, с необходимостью быть на связи. При этом, руководители среднего и крупного бизнеса чаще станут потребителями заказных разработок. В то время, как для обеспечения мобильной работы рядовых сотрудников чаще достаточно коробочных решений.
Общий тренд направлен в сторону расширения функционала, удешевления и неизбежного массового применения таких решений.
Активным сторонником использования мобильных возможностей работы с контентом для рядовых сотрудников должен стать любой руководитель, правильно оценивающий две важные тенденции. Это, во-первых, готовность все большего количества людей посвящать больше «личного» времени рабочим вопросам при наличие мобильных возможностей работы. Во-вторых, молодое поколение среди рядовых сотрудников все больше требует удобства и мобильности.
Основными заказчиками по мобильным решениям СЭД/ECM были и остаются крупные коммерческие структуры, в первую очередь — банки, которые традиционно отличаются высокой степенью автоматизации бизнеса.
Со стороны государственных органов интерес к таким приложениям также существует, но сейчас все упирается в жесткие ограничения бюджетов на ИТ.
Что касается пользователей, то еще несколько лет назад работа с документами с помощью планшетов была привилегией руководства высшего уровня, первых лиц компаний. Учитывались именно их требования, и это накладывало свой отпечаток на разработку в том смысле, что создавались уникальные решения под потребности одного человека или нескольких руководителей высокого ранга. Сегодня мобильными решениями активно пользуется менеджмент среднего звена — уровень руководителей департаментов, отделов, а в некоторых случаях — рядовые специалисты, если они по роду деятельности часто находятся в разъездах. А значит, требования носят более универсальный характер — мобильные приложения ECM стали массовым продуктом.
Адекватная функциональность решения для выполнения полноценной работы сотрудника
Обеспечение единой точки входа для работы со всей корпоративной информацией, аккумулируемой в интегрированных с ERP-системой ECM/IM-системах, имеющей ряд встроенных бизнес-приложений (менеджер задач, опросы, мгновенные сообщения, рассылки новостей, объявления, форумы и т.д.).
Обеспечение необходимой скорости доступа / поиска информации. Вся корпоративная информация, по аналогии с Google, должна быть доступна в несколько кликов.
Возможность выбирать приложение для OS, которая наиболее привычна пользователю.
Возможности синхронизации данных
Возможность начать работу с документами, например, в «тонком» клиенте, а продолжить ее уже в приложении или наоборот;
Возможность конфигурирования отчётов, формируемых в локальных версиях ECM/IM-систем.
Требования к интерфейсу и юзабилити
Интерфейс мобильного решения должен быть интуитивно понятен и принципиально не требовать какого-либо обучения.
Возможность персонификации приложения (разработки собственного дизайна).
Мобильные приложения к сложным ECM-системам в работе должны использовать удобные, привычные пользователю решения в плане юзабилити из среды соц.сетей.
Безопасность
Надёжность с точки зрения информационной безопасности, исключение или минимизация рисков утечки корпоративных данных.
Обеспечения постоянной защищенной связи.
Обеспечение правильного баланса между онлайн и офлайн-функциями приложений.
Доступность дополнительных функциональных возможностей, помимо базовых
Сквозной полнотекстовый и морфологический поиск по всей корпоративной информации в любом заданном разрезе.
Функционал должен позволять создавать собственные поисковые метки и сохранённые запросы (по аналогии с «Избранным» в браузере).
Идентификация документов и бизнес-процессов. Любой случайно выбранный из поиска документ должен быть однозначно идентифицирован как часть конкретного бизнес-процесса, в связке с остальными документами процесса.
Возможности визуализации в виде графиков и диаграмм состояния текущих бизнес-процессов и основных показателей финансово-хозяйственной деятельности компании.
Возможность использовать ЭП
Возможность не только работать с документами в приложении, но и просматривать новостную ленту, подготовленную помощником.
Возможности создания контента
Возможность создания любого документа из готовых форм-шаблонов, требующих заполнения только определённых полей.
Возможности применения touch-технологий и технологий распознавания речи для удобного создания документов и информации.
Общие требования
Быстрое разворачивание решения.
Разумная стоимость владения (в идеале - бесплатное приложение к локальной версии ПО).
Ирина Соколова, начальник отдела мобильных устройств компании «ИнтерТраст»
Здесь уместнее говорить о требованиях и ожиданиях пользователей, а не заказчиков вообще. Для удобства конечных пользователей необходимо, чтобы мобильные приложения к сложным ECM-системам в работе были максимально похожи на социальные сети.
Нынешнему пользователю понятно, как себя вести в facebook и как с этой или другой сетью взаимодействовать, так что не нужно ему усложнять жизнь — он должен увидеть привычный интерфейс. Собственно, мы на это изначально ориентировались пять лет назад, когда начинали разработку мобильного приложения CompanyMedia: смотрели на twitter и взяли за основу принцип построения интерфейса progressive disclosure — постепенного раскрытия от общего к частного, от документа в списке к конкретному исполнителю.
Сближение с социальными сетями актуально не только для мобильных решений, но и для web-интерфейса ECM. Лет десять назад разработчики вообще не задумывались над usability, над тем, что система должна быть удобна для пользователя. На первом месте была максимально широкая функциональность. Считалось, что СЭД/ECM это система, работа в которой строго регламентирована: хочет пользователь или нет, ему придется в ней работать, даже если это доставляет массу неудобств. Сейчас эта ситуация меняется — более «человечными» становятся все интерфейсы.
Что касается мобильных решений, то здесь удобство пользователя всегда принималось в расчет. Планшет — в первую очередь инструмент руководителя, его не заставишь работать в системе, если это вызывает дискомфорт.
Как реализуется мобильность в управлении данными?
Мы уточнили у экспертов Обзора как следует выбирать модель реализации мобильного доступа к данным компании: веб-интерфейс/ мобильное приложение с упрощенным функционалом или же полноценное рабочее место с другим подходом к предоставлению доступа к контенту?
Безусловно, отталкиваться следует от непосредственного будущего пользователя, т.к. количество функциональных возможностей будет связано с занимаемой должностью. Следующим фактором станет стоимость вариантов решения. Остальное напрямую зависит лишь от желания руководства компании пользоваться преимуществами мобильного доступа к контенту организации.
Ирина Соколова, начальник отдела мобильных устройств компании «ИнтерТраст»
Выбор модели доступа и методов работы с контентом зависит от пользователя — от того, кто работает с системой. Если мы говорим об управляющих документами и делопроизводителях, то им необходим максимально расширенный функционал с такими возможностями работы с контентом, которые не требуются ни руководителям, ни бизнес-специалистам.
Другое дело, что эта категория пользователей сравнительно редко работает с документами с применением планшетов — для них более привычен web-интерфейс на ноутбуке или персональном компьютере.
Что касается руководителей, то в большинстве случаев им нужен облегченный интерфейс с минимальным набором функций, включая подписание документов, выдачу и контроль исполнения поручений. Но и здесь случаются исключения. В одном из недавних проектов, выполненных для кондитерской фабрики «Сладонеж», генеральный и коммерческий директора крупного производственного предприятия отказались не только от специализированного VIP-интерфейса, но и от работы с помощниками. Они сами используют интерфейс с расширенной функциональностью в области управления документами — им важен личный контроль рабочих процессов, без участия посредников.
Одна из все еще существующих проблем — это плохие каналы связи. В регионах это встречается часто, но и в Москве обрывы связи не редкость. Именно поэтому в наших приложениях используется оффлайн-режим работы с документами с возможностью синхронизации «по кнопке» — пересылка документов и обновление контента осуществляется пользователем, когда доступна стабильная связь.
Сейчас снова активно обсуждается тема мобильной безопасности. Возврат интереса к ней связан в основном с политическим фоном, с санкциями и т.д. Есть ощущение, что службы информационной безопасности стремятся максимально использовать эту тенденцию. В частности, появляются требования обеспечить в мобильном приложении механизмы шифрования, защищенные соответствующим ГОСТом. Реализовать подобные требования, особенно если речь идет о планшетах iPad, довольно сложно без прямого взлома устройства. Сейчас ряд разработчиков заявляют, что подобные средства шифрования ими реализованы без необходимости jailbreak, но никто не называет проекты, где этот механизм нашел применение.
Каковы наиболее перспективные направления развития тренда мобильности?
Среди наиболее интересных возможностей для бизнеса, открывающихся для компаний, пошедших по пути «мобильности», эксперты особо выделяют ввод фото-, видео –контента, управление контентом с использованием QR-кодов, использование мобильных рабочих мест для автоматизации корпоративных бизнес-процессов, получение мобильной аналитики, а также расширенные возможности для коллективной работы.
Тематики: Интеграция, ПО