Региональный фонд капитального ремонта многоквартирных домов Брянской области начал работу в СЭД «Этлас»

10.03.2019

Деятельность фонда капитального ремонта сопряжена со стабильным потоком различного вида документов. В связи с периодически возникающими проблемами, связанными с затруднением хранения большого количества документации и быстрого поиска нужных документов было решено автоматизировать данную деятельность. Для организации прозрачного документооборота фонда руководством было принято решение о переходе на электронное делопроизводство. Внедряемая система должна была удовлетворять ряду требований, а именно:

Внедряемая система должна была удовлетворять ряду требований, а именно:

  • Наличие возможности сформировать единую структуру хранения и учета документов фонда с разбиением по подразделениям и отделам.
  • Обеспечение контроля и ускорения процесса согласования всех видов документов.
  • Обеспечение контроля исполнения поручений.
  • Автоматизация процессов регистрации входящих и создания исходящих документов.
  • Наличие легких и в тоже время гибких инструментов для самостоятельного разворачивания и настройки системы.
  • Возможность использования конкурентных лицензий, для привлечения максимального количества пользователей к работе в системе.
  • Функциональность системы не должна была уступать лидерам рынка СЭД.

После проведенного анализа рынка систем электронного документооборота было принято решение о внедрении системы «Этлас», так как она полностью подошла под требуемые критерии, а главное позволила самостоятельно и в кратчайшие сроки настроить систему под решаемые задачи.

В ходе разворачивания и настройки системы специалисты фонда самостоятельно:

  • Сформировали структуру хранилища документов фонда.
  • Зарегистрировали пользователей и сформировали группы пользователей с распределением прав доступа к различным частям архива документов.
  • Сформировали карточки для всех типов хранимых в системе документов.
  • Разработали ряд маршрутов регистрации и согласования входящих, исходящих и внутренних документов, в которых задействовали сотрудников различных отделов.
  • Сформировали процесс автоматизации контроля исполнения поручений.

Результатом перехода на систему электронного документооборота «Этлас» стало построение единого информационного пространства фонда за счет формирования общего архива документов и подключения к работе в системе всех сотрудников фонда как принимающих участие в делопроизводстве, так и сотрудников, которым требуется доступ к документам.  За счет этого в разы упростилась работа канцелярии и общего отдела. Ускорилось взаимодействие между отделами фонда за счет отказа от передачи оригиналов из отдела в отдел и использования автоматического контроля срока исполнения задачи с уведомлениями для каждого участника процесса обработки.  В результате внедрения ряда бизнес-процессов руководство фонда получило возможность отслеживать, в режиме реального времени, исполнение данных им поручений и на основе этой информации оперативно принимать решения.

Ключевые слова: СЭД, электронный документооборот

Дайджест


Другие новости


Внедрения

Внедрение СЭД «ДЕЛО» в аппарате Правительства, органах исполнительной власти Ставропольского края и администрациях муниципальных образований
В Ставропольском крае в органах власти и местного самоуправления реализуется комплексный проект автоматизации документооборота, предусматриваю...

Фигура речи


Заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса Вадим Ипатов о трендах развития CompanyMedia:
...