Мэрия города Ярославля оптимизировала обработку сообщений граждан с портала «Делаем вместе»
27.02.2020
Мэрия города Ярославля и ее структурные подразделения ежедневно обрабатывают сотни документов и обращений граждан.
Эффективный поиск накопившейся информации и обмен данными между 22 структурными подразделениями мэрии осуществляется в результате комплексной автоматизации делопроизводства на платформе Docsvision. Мэрия города Ярославля оперативно обрабатывает обращения граждан, обменивается документами с Правительством Ярославской области, в котором документооборот реализован на другой программной платформе.
Мэрия города Ярославля имеет сложную организационную структуру: в её составе 29 подразделений, часть из которых обладают правами юридического лица и имеют фактически свой отдельный документооборот - например, Департаменты городского хозяйства и образования, Комитет по управлению муниципальным имуществом. Проект автоматизации документооборота был начат в 2010 году, постепенно развивался. К 2018 году система была обновлена и централизованно внедрена в мэрии города и всех её структурных подразделениях, к СЭД на новой версии платформы Docsvision 5 подключены 660 сотрудников.
Автоматизированы основные делопроизводственные процессы для всех типов документов.
Кудрявцева Т.А., начальник общего отдела департамента образования мэрии города Ярославля: «СЭД экономит рабочее время и бумагу. Теперь потерять документ или проект документа невозможно! Радует полный контроль за процессом подготовки и согласования приказов. При поиске документов можно найти карточки, созданные в канцелярии мэрии, а не в своем структурном подразделении, это очень облегчает работу. Есть возможность найти любой документ за весь период своей работы в системе, не обращаясь ни к кому».
Обработка сообщений с портала Губернатора Ярославской области «Делаем вместе»
Одна из последних доработок проекта - обработка в системе сообщений с портала Губернатора Ярославской области «Делаем вместе».
Портал «Делаем вместе» - это государственная информационная система приема и обработки сообщений граждан Ярославской области по вопросам деятельности органов исполнительной власти и органов местного самоуправления муниципальных образований Ярославской области.
Граждане обращаются на портал со своими проблемами, информация передается в органы государственной власти или местного самоуправления, и в течение 10 дней граждане получают решенную проблему. Пилотный проект был запущен в 2017 году, признан успешным, и сегодня к нему подключены остальные муниципальные образования Ярославской области.
В рамках проекта СЭД выполнены следующие разработки:
- разработан процесс выгрузки результатов рассмотрения обращений граждан на портал ССТУ.рф.
- внедрена подсистема обмена электронными документами между Правительством Ярославской области и мэрией,
- настроена подсистема обмена электронными документами между всеми структурными подразделениями мэрии
- настроена ролевая модель, в том числе для процесса обработки обращений граждан, поскольку каждое подразделение должно видеть только «свои» документы.
Эффект от проекта
Таким образом, посредством внедрения системы электронного документооборота мэрия города Ярославля повышает эффективность управления и исполнительской дисциплины, сокращает время на обработку и поиск документов, снижает затраты на расходные материалы и экспедицию документов, а также непроизводительные затраты рабочего времени сотрудников.
Через систему за 5 лет последних лет прошло уже 470 000 документов и около 940 000 заданий. Партнёром проекта выступает компания «Сервис-ТВ – инфо».
Горшкова Г.Н., начальник отдела по работе с обращениями граждан управления делопроизводства мэрии города Ярославля: «Существенно упрощен процесс работы с обращениями граждан: уменьшилось количество просроченных обращений, обеспечена конфиденциальность информации по обращениям за счет гибкого разграничения прав доступа. Упростился поиск заявителей, обращений по различным реквизитам. Обеспечена своевременная и оперативная подготовка отчетных форм».
Тематики:
Интеграция
Ключевые слова:
Docsvision
|
