Бумажный и электронный архив документов: организация работы в WSS Docs

19.03.2020

WSS Docs – это система электронного документооборота класса ECM, в рамках которой можно автоматизировать любые процессы работы с документами.

«Единый электронный архив» - это дополнительный модуль для WSS Docs и одно из самых популярных внедрений среди клиентов WSS-Consulting.

Управление бумажными и электронными документами в одной системе

Как правило, компании не всегда могут организовать электронный документооборот с контрагентами, поэтому им приходится работать с двумя видами документов - бумажными и электронными. Единый электронный архив WSS Docs может значительно облегчить управление документами и автоматизировать процессы поиска, согласования и обмена данными. 

В WSS-Consulting разработали собственную систему сканирования, которая позволяет переводить бумажные документы в электронный вид. Преимущества работы пользователей с электронным образом документа сокращает время поиска необходимой информации и предотвращает потерю документов.

Примеры документов, которые можно перевести в электронный вид:

  • Требование-накладная (М-11);
  • Акт на списание ТМЦ;
  • Счет-фактура (в т.ч. корректировочный);
  • УПД;
  • Акт о выполненных работах (оказанных услугах);
  • Товарная накладная (ТОРГ-12);
  • Подтверждающие документы
  • И еще более 100 видов документов

Единый электронный архив - это инструмент, позволяющий любому сотруднику в компании получить доступ к необходимым документам, как к электронным, так и к сканируемым образам документов. Они размещаются в одной системе и распределяются в зависимости от вида документа и распознанных атрибутов. Задав параметры даты, суммы договора, названия или другого атрибута документа, пользователь легко найдет то, что искал. Простой и понятный интерфейс системы и полная прозрачность процессов передвижения документов оптимизирует работу сотрудников, что в итоге положительно сказывается на эффективности компании.

Возможности модуля "Единый электронный архив" можно расширить в зависимости от требований компании. Например, типовыми решениями в настройке WSS Docs являются процессы согласования, подписания, а также процесс обмена документами с контрагентами. 

Электронные документы в WSS Docs доступны пользователям всегда, при этом, система гарантирует защиту всех данных.

Схема работы Электронного архива WSS Docs

«Единый электронный архив» - это готовое решение для ежедневной работы с большим количеством документов 

  • Упорядоченное и структурированное хранение данных
  • Прозрачный процесс управления документами
  • Возможность автоматизации процессов согласования, подписания и приемки документов
  • Обработка более 1,5 млн обращений от пользователей в сутки
  • Гарантия сохранности и неизменности документов на протяжении всего их жизненного цикла

Ключевые слова: электронный документооборот, WSS-Consulting, WSS Docs

Дайджест


Другие новости


Внедрения

Внедрение СЭД «ДЕЛО» в аппарате Правительства, органах исполнительной власти Ставропольского края и администрациях муниципальных образований
В Ставропольском крае в органах власти и местного самоуправления реализуется комплексный проект автоматизации документооборота, предусматриваю...

Фигура речи


Коммерческий директор «Логики Бизнеса» Владислав Полев о значении изменений в законодательстве для отечественного рынка СЭД/ECМ
...