Внедрение СЭД: зона экономии

5 апреля 2022 года компания ЭОС провела вебинар «Как внедрить СЭД и сэкономить деньги в вашей компании?». Основной темой обсуждения стали перспективы внедрения и использования СЭД в условиях жесткой экономии средств. Количество участников и вопросы к спикерам показали, насколько тема актуальна для сегодняшней ситуации в бизнесе и госсекторе.

В ходе мероприятия Дмитрий Матвеев, руководитель отдела цифрового маркетинга ЭОС, отметил, что значимая часть представителей бизнеса до сих пор верит в бумажный документооборот. Причин для сохранения тренда достаточно: это и уверенность в том, что бумажные документы надежнее, что освоить СЭД обычным пользователям тяжело, а сами решения стоят дорого.

В последнее время эти мифы разрушаются и наблюдается рост проникновения СЭД, а также увеличение зрелости использования данных решений: если еще недавно проникновение СЭД составляло лишь 30–40 %, то сейчас во многих организациях достигло 80–100%. Причем, выросло количество документов, которые передаются в том числе через системы юридически значимого ЭДО.

Драйвером в 2020 году стала пандемия: компаниям потребовался инструмент, который  быстро и просто обеспечит взаимодействие сотрудников, работающих в дистанционном режиме. СЭД стала таким инструментом.

На данный момент требования к СЭД изменились: возникла потребность не только в эффективном и функциональном инструменте, но и во внедрении комплексного решения, на перспективу, с возможностью экономии средств предприятий. По словам Дмитрия Матвеева, СЭД «ДЕЛО» является ответом и на этот вызов. Во-первых, при кратном росте стоимости бумаги переход на электронный документооборот становится еще более выгодным с экономической точки зрения.

Во-вторых, СЭД сегодня – это не только документооборот. СЭД «ДЕЛО» уже давно не является средством фиксации документов, а предоставляет функционал для управления совещаниями, автоматизации ряда бизнес-процессов, создания единого информационного пространства для работы пользователей и т.д. Таким образом, СЭД способна заменить другие решения, что также позволяет сократить затраты.

К тому же СЭД не консервативная, а инновационная среда, которая постоянно развивается и наращивает функционал. Все это также сказывается на затратах на поддержку и развитие ИТ-инфраструктуры по мере роста потребностей бизнеса.

Важным преимуществом с точки зрения экономии инвестиций является возможность внедрить решение своими силами. Для этого на портале ЭОС есть подборка материалов разных форматов – от видеоинструкций до документации. При этом в рамках коробочного решения СЭД «ДЕЛО» предлагается функционал, который может быть использован по мере появления спроса на него у пользователей. Правда, надо иметь в виду, что самостоятельное внедрение целесообразно не всегда и лишь при наличии собственных ИТ-специалистов, и такой процесс займет больше времени. В свою очередь внедрение с помощью партнеров ЭОС позволяет сэкономить за счет использования лучших практик, минимизации ошибок и сокращения сроков реализации проекта.     

В ходе вебинара также была проведена демонстрация возможностей СЭД «ДЕЛО».

Ключевые слова: СЭД, электронный документооборот, ЭОС, мероприятия, ДЕЛО, вебинар, ЭДО