«Новаком» автоматизировала документооборот в МАГЭ в Мурманске

Компания «Новаком», входящая в ГК Softline, реализовала пилотный проект по автоматизации документооборота и системы управления взаимодействием сотрудников в головном офисе Морской арктической геологоразведочной экспедиции в Мурманске. Данный проект, ставший продолжением сотрудничества организаций в области внедрения СЭД, позволил оптимизировать процесс обработки документов и повысить его эффективность.

С 1972 года ОАО «Морская арктическая геологоразведочная экспедиция» (МАГЭ) ведет научно-исследовательскую деятельность и

предоставляет широкий спектр геолого-геофизических услуг по изучению строения шельфовых морей, транзитных и прибрежных

зон Арктики и Мирового океана. В компании трудится более 500 человек.

Специфика деятельности МАГЭ подразумевает большой объем бумажной работы, регулярную подготовку многочисленных документов

и сложные многоступенчатые циклы их согласования. В сфере документооборота задействовано более половины сотрудников.

Ранее руководство компании приняло решение о внедрении системы электронного документооборота в московском филиале МАГЭ.

Технологической основой решения стало программное обеспечение Directum. Данный проект в 2014 г. успешно выполнили

эксперты компаний «Новаком» и Develonica, имеющие обширный опыт реализации информационных систем различного уровня

сложности.

В результате проекта были автоматизированы такие задачи, как регистрация документов, организация их систематизированного

хранения, предоставление регламентированного доступа пользователям к информации.

После получения положительных результатов от автоматизации в московском филиале было принято решение о постепенном

тиражировании системы на другие офисы компании. Местом реализации следующего пилотного проекта был выбран головной офис

в Мурманске. Партнером нового этапа проекта стала входящая в ГК Softline компания «Новаком», которая по итогам 2014 года

была признана лидером по количеству реализованных проектов в России и СНГ на платформе Directum при поддержке

специалистов компании Develonica. Внедрение СЭД в МАГЭ в Мурманске было реализовано экспертами «Новаком» в мае 2015 г. В

процессе и по завершении внедрения были проведены консультации пользователей и обучающие семинары.

Суммарная продолжительность проекта составила около трех недель, и в результате была создана программная среда для

автоматизации внутренних бизнес-процессов головного офиса, в частности, работы с входящими и исходящими документами.

Следующим этапом развития СЭД станет настройка сквозных бизнес-процессов между московским филиалом и головным офисом в

Мурманске. Далее система будет распространена на все структурные подразделения МАГЭ. В планах организации – унификация

работы с документами и увеличение скорости их согласования; повышение эффективности документооборота между структурными

подразделениями компании; переход на полностью безбумажный документооборот; автоматизация процесса работы с договорной

документацией от регистрации и согласования – до контроля исполнения обязательств.

«Внедрение системы Directum позволило организовать оперативное взаимодействие в области обмена документами между

московским и мурманским представительствами МАГЭ, упростить и унифицировать текущие бизнес-процессы организации.

Партнеры из «Новаком» оперативно и качественно внедрили решение и оказали нам помощь в освоении новой системы», –

рассказал Алексей Голубев, начальник управления вычислительных и информационных систем МАГЭ Москва.

«Реализованная система решает задачу поддержания полного жизненного цикла управления документами, хранения и

архивирования информации, оперативного поиска файлов по заданным реквизитам и тексту документа. Заказчик сделал еще один

решительный шаг к автоматизации своих процессов и минимизации трудозатрат», – прокомментировал итоги проекта Дмитрий

Новиков, технический директор «Новаком».

«Система Directum была внедрена в кратчайшие сроки и позволила повысить эффективность внутренних бизнес-процессов

заказчика. Немаловажно, что данное решение может использоваться в качестве базы для автоматизации документооборота и

создания единого стандарта управления документами для всех структурных подразделений МАГЭ», – резюмирует Александр

Бекетов, руководитель направления бизнес-приложений Softline.

Опубликовал: Александр Абрамов (info@spbit.ru)

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: автоматизация документооборота, электронный документооборот