ОАО "Липецккомбанк", входящий в Банковскую группу ЗЕНИТ, завершил пилотный этап внедрения системы электронного документооборота и готовится к ее тиражированию

ОАО "Липецккомбанк", входящий в Банковскую группу ЗЕНИТ, динамично развивающийся российский банк, по основным показателям входящий в число семнадцати крупнейших региональных банков страны, завершил пилотный этап внедрения системы электронного документооборота CompanyMedia и готовится к дальнейшему ее тиражированию.

На сегодняшний день СЭД установлена на 60 рабочих местах ключевых специалистов головного офиса организации, расположенного в городе Липецке.

Рост объемов продаж, расширение масштабов деятельности Банка привели к увеличению потоков документов, повышению нагрузки на персонал. Возникла необходимость автоматизации деятельности, контроля и ведения отчетности по нормативной и организационно-распорядительной документации Банка. Для решения этих задач было принято решение внедрить систему электронного документооборота. Выбор пал на разработку московской компании "ИнтерТраст" - систему электронного документооборота и управления контентом CompanyMedia. Система включает целый комплекс модулей, автоматизирующих разноплановые документоориентированные бизнес-процессы, легко настраивается, учитывая особенности документооборота компании-заказчика, эффективно работает в территориально-распределенных компаниях с большим количеством пользователей и объемов документопотоков.

Система создана на платформе IBM Lotus, что облегчило обучение работе с ней, поскольку специалисты Банка имели богатый опыт эксплуатации данной платформы.

В ходе предпроектной работы был осуществлен анализ текущей организации документооборота и бизнес-процессов Банка, позволивший выявить проблемы и определить пути их решения, настроить систему в соответствии с особенностями бизнеса Банка и требованиями руководства. Кроме того, была выработана оптимальная модель внедрения системы: в рамках пилотного проекта предполагалось установить СЭД CompanyMedia на рабочих местах основных участников документооборота (руководителей, исполнителей, делопроизводителей) головного офиса, а в дальнейшем по итогам пилота тиражировать систему на филиалы и дополнительные офисы, тем самым организовав единую информационную базу электронного документооборота.

На пилотном этапе были внедрены модули "CompanyMedia-Организационно-распорядительные документы", "CompanyMedia-Нормативные и распорядительные документы", "CompanyMedia-Заседания", позволившие автоматизировать организационно-распорядительную деятельность 60 ключевых сотрудников центрального офиса Банка, а также документооборот, сопровождающий подготовку и проведение заседаний коллегиальных органов управления.

Опытная эксплуатация системы подтвердила правильность выбора решения. СЭД CompanyMedia позволила организовать хранилище внутренней нормативной документации, централизованный контроль исполнения документов, повысить исполнительскую дисциплину, что в комплексе привело к сокращению временных, материальных и трудовых затрат на организацию документооборота и электронного взаимодействия сотрудников ОАО "Липецккомбанк".

Положительные результаты пилотного проекта позволили говорить о дальнейшем развитии системы электронного документооборота. Сейчас ведутся подготовительные работы по тиражированию СЭД на 4 филиала (города Москва, Елец, Старый Оскол, Туапсе) и 17 дополнительных офисов в Липецке. В общей сложности в 2012 году в системе будут работать более 150 сотрудников.

Планируется не только территориальное, но и функциональное масштабирование системы. Так, с помощью модуля "CompanyMedia-Делопроизводство" предполагается автоматизировать делопроизводство и организовать централизованное отслеживание документов в реальном времени.

Работы по внедрению и вводу системы в эксплуатацию выполнили специалисты компании "ИнтерТраст". Тиражирование системы будет проводиться удаленно, во многом благодаря помощи грамотных специалистов Банка и администраторов системы со стороны заказчика.

Организация электронного документооборота специалистов центрального и региональных офисов ОАО "Липецккомбанк" позволит наладить оперативное эффективное электронное взаимодействие в рамках бизнес-процессов организации, исключить потерю важных документов Банка, обеспечить выполнение поставленных задач строго в запланированные сроки, опираясь на всю необходимую корпоративную документацию.

ОАО "Липецккомбанк" /генеральная лицензия ЦБ РФ на осуществление банковских операций № 1242 от 21.02.2003/ специализируется на комплексном обслуживании корпоративных клиентов и физических лиц. По состоянию на 1 февраля 2012 г на территории Липецкой области и за её пределами функционируют Головной офис, 4 филиала и 18 доп. офисов банка, в т.ч. 12 розничных отделений ЛКБ ПЛЮС. Основным акционером с июня 2007 г является ОАО Банк Зенит /99,395 проц/.

Банковская группа ЗЕНИТ образована в 2005 году в результате приобретения ОАО Банк ЗЕНИТ контрольного пакета акций АБ "Девон-Кредит" /ОАО/. В 2007 году в Банковскую группу вошли ОАО "Липецккомбанк" и ООО КБ "Сочигазпромбанк" /переименован в ЗАО Банк ЗЕНИТ Сочи/, в декабре 2008 г в состав банковской группы вошел ОАО "Спиритбанк" /г. Тула/. Банковская группа ЗЕНИТ представлена в 25 из 83 регионов Российской Федерации, собственная сеть продаж насчитывает 180 точек.

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: электронный документооборот