Об электронном документообороте и не только на базе EOS for SharePoint. Прозвучало на DigEn Forum

Без системы электронного документооборота современную ИТ-архитектуру предприятия сложно представить. Но что делать заказчику через полгода после внедрения классической СЭД, когда появится необходимость автоматизировать и другие бизнес-процессы – заявки, проектное управление, файловое хранилище, базы знаний, корпоративный портал? Об этом в рамках одной из секций DigEn Forum - «Поддержка оперативной деятельности, автоматизация внутреннего документооборота и бизнес-процессов» - рассказывал рroduct-мanager системы EOS for SharePoint компании ЭОС Александр Осипов.

Напомним, что конференция-выставка DigEn Forum (Digital Enterprise Forum by DOCFLOW) прошла в Москве на площадке «Конгресс-Парк» гостиницы «Украина» 23 мая (см. новость раздела «Маркетинг» от 26 мая 2016 г.). Компания ЭОС, традиционный участник конференций DOCFLOW, оценила новый формат мероприятия как положительное изменение (см., например, фигуру речи раздела «ЭОС» от 18 мая 2016 г.) и приняла в обновленном форуме самое активное участие, выступив партнером секции «Поддержка оперативной деятельности, автоматизация внутреннего документооборота и бизнес-процессов».

В рамках секции «Поддержка оперативной деятельности, автоматизация внутреннего документооборота и бизнес-процессов» рroduct-мanager системы EOS for SharePoint компании ЭОС Александр Осипов выступил с докладом «Электронный документооборот и только? Спасибо, но...?». Свой доклад он начал с перечисления основных требований, которые нужно учесть при выборе СЭД. Он отметил, что обычно документооборот автоматизируют для реализации таких функций, как регистрация входящих/исходящих/внутренних документов, согласование проектов документов, исполнение поручений, контроль исполнительской дисциплины, отчёты и поиск - это «джентльменский набор», который есть в любой СЭД.

Рroduct-мanager системы EOS for SharePoint компании ЭОС Александр Осипов

Но что делать заказчику через полгода после внедрения классической СЭД, когда появится необходимость автоматизировать и другие бизнес-процессы – заявки (офисные, ИТ, кадровые, закупки), проектное управление, файловое хранилище, база знаний, корпоративный портал, или автоматизировать что-то своё, специализированное? Конечно, можно внедрять другие ИТ-системы, разводя «зоопарк», но это не выход. Но гораздо целесообразнее, по мнению спикера, использовать тиражную систему с функцией конструктора на базе ECM-платформы, которую можно развивать силами собственного ИТ-отдела либо найти на рынке труда соответствующих специалистов по данной ECM. Важно, чтоб у системы был полнофункциональный кроссплатформенный и кросс-браузерный web-интерфейс и ролевая модель интерфейса, минимальная скорость отклика, а также мобильная версия, поскольку мобильность теперь уже – не тренд, а реальность.

MS SharePoint – одна из наиболее популярных ЕСМ-платформ

Одним из наиболее популярных портальных решений является MS SharePoint, на базе которого ЭОС уже почти 10 лет предлагает ЕСМ-систему EOS for SharePoint. Система соответствует всем перечисленным требованиям, она известна своей простотой доработки и обслуживания, является тиражной и имеет всё для полноценного электронного документооборота, а также содержит функционал для решения задач, выходящих далеко за рамки СЭД. У EOS for SharePoint современный кроссбраузерный интерфейс, мобильные приложения также имеются. Единый портал позволяет сотрудникам работать с документами и задачами: создавать и управлять мероприятиями, управлять проектами и заявками, получить доступ к базе документов и, конечно, общаться с коллегами.

В частности, автоматизация процессов, связанных с подготовкой и проведением совещаний и заседаний, позволяет управлять «жизненным циклом» совещаний на всех его стадиях (планирование, проведение, оформление результатов, исполнение принятых решений). Автоматическая генерация файлов протоколов и отчетов экономит время, а автоматическая генерация заданий по решениям, принятым на совещании, позволяет значительно сократить время от совещания до исполнения. Файлы протокола, отчета генерируются по настраиваемым шаблонам, что дает дополнительную возможность настройки представления информации. Эти возможности интегрированы в СЭД, то есть работать с совещаниями можно на «Рабочем столе» пользователя.

Александр Осипов также уверен: проектное управление - актуальный вопрос для многих! В EOS for SharePoint можно организовать управление сроками и ресурсами за счёт интеграции с Microsoft Project. При этом полный набор проектов Project периодически передается в справочник проектов. Каждый создаваемый в СЭД документ (или рабочая версия документа) привязан к проекту. На сайте проекта отображаются все связанные с этим проектом документы и рабочие версии документов. Данные справочника сотрудников, в том числе и данные по отпускам и/или прочим причинам недоступности сотрудника, передаются в Project для формирования листа ресурсов.

Проект в Project состоит из задач, каждая из которых связывается с СЭД по одному из четырех возможных вариантов: нет связи с СЭД, связка с поручением в СЭД, связка с документом в СЭД или связка с рабочей версией документа в СЭД. Для управления проектами с EOS for SharePoint существуют такие возможности, как организация базы знаний по проекту, архив материалов по проекту, организация доступа для подрядчиков. С помощью EOS for SharePoint также можно автоматизировать управление заявками.

Александр Осипов (ЭОС): «Проектное управление - актуальный вопрос для многих!»

Отдельное внимание Александр Осипов уделил автоматизации на базе EOS for SharePoint процессов, связанных с подготовкой и проведением любых совещаний и заседаний, управлению сроками и ресурсами за счёт интеграции с Microsoft Project, а также управлению заявками.

В завершение своего выступления спикер рассказал о проекте внедрения EOS for SharePoint в ГК «Термекс». Особенностями внедрения у этого заказчика стала интеграция EOS for SharePoint с «1С» и использование базового функционала СЭД для автоматизации самых разных бизнес-процессов. В частности, задачи, которые компания «Термекс» решила в ходе проекта - это согласование большого количества разных документов, ведение канцелярии, организация корпоративного портала и подача заявок в ИТ.

Автоматизация заявок в ГК «Термекс»

Автоматизация других процессов в ГК «Термекс»

«Нам нужно было портальное решение и документооборот. Большим плюсом EOS for SharePoint было то, что всё поставлялось «в одном флаконе». Более того, мы использовали типовые возможности СЭД, для автоматизации разных бизнес-процессов. У нас все знают, что такое портал, знают, как туда войти и как там работать», - такие словам ИТ-директора компании «Термекс» Антона Крупнова привел Александр Осипов.

Опубликовал: Анна Тумакова (info@ict-online.ru)

Тематики: Маркетинг

Ключевые слова: ЭОС, конференция, EOS for SharePoint, форум