Обмен финансовыми документами как юридически значимый электронный документооборот

Один из прошедших в рамках Docflow 2014 круглых столов был посвящен широко обсуждаемой сегодня теме юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭД), очень популярной среди организаций, связанных с оказанием услуг связи, операторов ЭДО, и небезынтересной их клиентам.

В ходе обсуждения было заявлено, что юридически значимый документооборот подразумевает обмен любыми документами, не только финансовыми, но само понятие ЮЗЭД появилось во многом благодаря возможности осуществлять в электронном виде не только оформление именно финансовых документов, но и обмен ими. Поэтому проблематика ЮЗЭД главным образом сводится к оформлению и передаче отчетной финансовой документации и обмену счетами-фактурами в электронном виде посредством операторов ЭДО, при этом удостоверение факта своевременной передачи которых бывает важно как при взаимодействии с регулятором, так и в случае возникновения конфликтной ситуации между хозяйствующими субъектами. Участники круглого стола сошлись во мнении, что большую часть в сегодняшнем ЮЗЭД составляет именно эта категория документов, форматы предоставления которых закреплены в приказах ФНС.

Говоря о финансовых документах, надо выделить ряд актуальных аспектов, понимание которых помогло бы действительным и потенциальным участникам обмена документами. Один из них связан с терминологией, и эта тема, по-видимому, еще долго будет оставаться злободневной, невзирая на действующие законы и ГОСТы, из-за того, что, казалось бы, заинтересованные стороны диалога никак не могут договориться между собой.

По мнению Владимира Горностаева, директором Центра компетенции по защите информации компании «ИнтерТраст», использовать понятие юридически значимого электронного документа нецелесообразно, поскольку в действующем федеральном законе «Об электронной подписи» есть статья об условии признания электронных документов. Действительно, в сегодняшних нормативных актах, как, в общем, и десятилетия назад, употребляется термин юридической силы как свойства документа, которое отвечает требованиям законодательства, правилам составления и оформления, а также компетенции издавшего его органа. Понятие же юридически значимого электронного документа скорее можно отнести к синониму официального документа.

В ходе дискуссии был затронут вопрос требований к форматам электронных документов, что, вероятно, в большей степени относится к неструктурированным данным, потому как форматы документов финансовой отчетности определены целым рядом приказов ФНС. А вот вопрос интеграции в единое пространство нескольких организаций, использующих разные системы электронного документооборота, разных операторов ЭДО, по мнению многих участников мероприятия, продолжает оставаться актуальным.

Еще в ходе осенней конференции RECS 2013 было рассказано о достигнутой договоренности о взаимодействии между двумя операторами ЭДО, в результате которой функционирует роуминг — обмен финансовыми документами между организациями в едином пространстве. На сегодняшний день их число не увеличилось. Но, по мнению участников круглого стола, проблема роуминга в большинстве случаев так или иначе решаема.

По словам Максима Еременко, руководителя направления «Обмен электронными документами» фирмы «1С», специалисты, обсуждая вопрос роуминга компании, нередко приходят к выводу, что реальная необходимость в нем возникает далеко не на всех проектах.

«Запуская процесс электронного документооборота, изначально важно определиться, хотите ли вы подключить сразу все 100% своих контрагентов или в течение первого года попробовать подключить 15–20% от общего числа, — полагает Эдуард Шифман, руководитель стратегического направления ЭДО компании „СКБ Контур“. — Такой подход обеспечит практически любой из сегодняшних игроков этого рынка. Поэтому стартовать можно и с одним оператором, отлаживая внутренние бизнес-процессы. И далее, подключив эти 15–20% с помощью своего оператора, продолжить подключение остальных».

Игорь Зеленько, коммерческий директор «Корус Консалтинг СНГ», отметил, что роуминг — это проблема многогранная и, прежде чем она будет решена, должно пройти какое-то время, как на рынке сотовой связи на заре ее появления. «Изначально было всего 10 операторов ЭДО, которые прошли необходимую аккредитацию. Спустя некоторое время их стало 49. Сегодня их число на сайте ФНС еще больше. И эта ротация немного утомляет», — посетовал он.

Изменение числа операторов таит в себе как минимум две проблемы. Из списка операторов, представленного на сайте ФНС, неясно, какие из них попадают в категорию спецоператоров в части обмена документами между налогоплательщиком и налоговым органом, а какие относятся к операторам ЭДО, осуществляющим передачу электронных счетов-фактур.

В октябре прошлого года эксперты говорили об ожидаемом разделении этих двух категорий. Однако в декабре приказом № ММВ-7-6/658@ в ряд документов были внесены изменения, согласно которым организации, выполняющие функции специализированных операторов связи, приравниваются к операторам ЭДО до 01.07.2014.

Вероятно, в дальнейшем ситуация продолжит меняться и в части требований к операторам, что повлечет уменьшение их числа. «В перспективе возможны новые требования ФНС к операторам ЭДО, что, по-видимому, приведет к сокращению их числа. И тогда возникает вопрос: что делать, если завтра какой-то оператор прекратит свою работу? Мне кажется, это более сложный вопрос для бизнеса, который должен быть акцентирован, — сказал г-н Зеленько. — На одном из недавних проектов мы столкнулись с тем, что отказаться от оператора достаточно проблематично, потому что, к примеру, корректировочный счет-фактуру нужно отправить на основе первого (базового) счета-фактуры. И если в промежутке между этими документами поменять оператора, то возникнет вопрос, через какого оператора его отправлять? По сути, через первого. Потому вопросы долгосрочной перспективы взаимодействия с оператором основательнее, чем роуминг, которого сегодня нет. Но я не сталкивался с техническими вопросами, которые нельзя было бы решить».

Обсуждая переход на электронное взаимодействие, участники круглого стола приводили примеры сложности переоформления финансовых документов, несмотря на закрепленную приказом № 50н Минфина России от 25.04.2011 возможность внесения изменений в счета-фактуры, в частности первоначально оформленных на бумаге, в случаях, когда прием определенных работ происходит «в полях». Например, выявление несоответствий доставленных товаров числу, указанному в документе. В данном случае несоответствие требует внесения исправлений в документ по факту, и переоформить его после в электронном виде крайне сложно.

Сюда же участники относят проблему низкой технической оснащенности контрагентов, их неготовность перехода на новые технологии, несмотря на большие объемы документооборота. В данном случае, желая вовлечь их в процесс электронного взаимодействия в ходе крупного проекта, компании склоняются к необходимости оплаты их затрат на первых этапах взаимодействия.

Кроме того, проблему вынужденного продолжения использования бумаги дополняет обслуживание частных лиц — при доставке любого товара им также необходим экземпляр документа, подтверждающего доставку. И на сегодня это только бумажный документ.

Организация электронного взаимодействия неразрывно связана с вопросом дальнейшего хранения электронных документов, который до сих пор не решен действующим законодательством: не определены сроки, форматы, носители, инструменты обработки электронных документов. Правда, в ходе круглого стола было замечено, что ФНС готовит документ по данной теме. Но даже решив эту задачу на локальном уровне, в частном порядке, во всех перечисленных примерах необходим кардинальный пересмотр бизнес-процессов, связанных с переходом к обмену электронными финансовыми документами между контрагентами посредством операторов. Поэтому потенциальные пользователи хотят видеть их услуги простыми и доступными всем, приводя в качестве возможного решения открытый формат передачи данных и указывая, что будущее данного рынка услуг, вероятно, не за универсальными операторами и созданным между ними роумингом, а за отраслевыми операторами.

Существующие проблемы решаемы в случае создания заинтересованными операторами саморегулируемой организации и лоббирования закона об электронном документе, в котором были бы прописаны все необходимые форматы, условия роуминга и понятное всем определение электронного документа. Это мнение, высказанное участниками круглого стола, является достаточно обоснованным с учетом всеобщей активности в плане перехода к безбумажному взаимодействию, поэтому предложенный некоторыми спикерами метод «кнута» как эффективный инструмент мотивации контрагентов выглядит по меньшей мере несерьезно.

В ходе дискуссии прозвучало мнение, что на сегодняшний день отсутствует судебная практика по вопросам электронного взаимодействия, а это может помешать в перспективе избежать возможных конфликтных ситуаций. Отметим, что, несмотря на сравнительно недолгий срок активного пользования услугами операторов ЭДО для передачи отчетности (речь идет не об обмене счетами-фактурами между организациями, хотя, вероятно, что и такая практика уже существует) судебная практика понемногу начинает складываться. Суть рассматриваемых дел, как правило, сводится к обжалованию решения суда первой инстанции об уплате штрафа за несвоевременное предоставление плательщиком отчетной документации. Суд кассационной или апелляционной инстанции, рассматривая все обстоятельства дела, привлекает третье лицо — оператора ЭДО для проверки даты и времени отправки и получения отчетности. И в случае, когда подтверждается своевременность их отправки плательщиком — не позднее 24 часов крайнего дня срока, он не считается пропущенным. В этом случае суд постановляет изменить первоначально вынесенное решение суда первой инстанции. То есть удостоверения своевременной отправки в данном случае является ключевым аспектом в деле принятия судом решения. В текущем же делопроизводстве, в частности в обмене письмами, на первом месте все-таки стоит содержательная составляющая — текст документа. Удостоверение третьей стороной факта времени и даты отправки в сравнении с ней в большинстве случаев не несет приоритетной важности ни для бумажных, ни для электронных документов, учитывая определённый сторонами взаимодействия источник поступления документов. Исключение в перспективе могут составлять заявки на тендер — пакет документации, который должен быть подан в строго определенные сроки, но пока эти документы подаются через электронные торговые площадки. Поэтому актуальность нынешнему ЮЗЭД обеспечивает главным образом отчетная финансовая документация.

Опубликовал: Александр Абрамов (info@spbit.ru)

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: электронный документооборот