Операторам предлагают оптимизировать процесс обработки документов

Управление текущим отцепочным ремонтом (ТОР) ОАО «РЖД» и «Трансойл» теперь осуществляют с помощью электронного обмена документами, бумага ушла в прошлое. Это значительно сокращает время процедуры, а также позволяет сторонам избежать срыва установленных сроков.

Заместитель начальника управления вагонного хозяйства ОАО «РЖД» Владимир Белюгин рассказал, что процедура позволяет сократить время на пересылку документов. Согласно законодательству необходимо предоставлять оригиналы документов. При обмене бумажными документами компания затрачивала много времени на их доставку транспортом или почтой. Теперь же с помощью электронного обмена документами время процедуры сокращается с двух месяцев до трёх дней.

По словам директора по информационным технологиям ООО «Трансойл» Константина Дыргялло, система обеспечивает прозрачность процесса обмена документами, оперативность внесения необходимых исправлений и принятия к бухгалтерскому налоговому учёту. Такой подход минимизирует сдвоенность операций по проверке корректности документов: раньше они поступали по факсу, после в бумажном виде. Вместе с тем внедрение документооборота исключило необходимость создания архива документов. В результате внедрения стороны не нарушают установленных в договорных документах сроков.
«В системах ОАО «РЖД» формируется пакет документов на каждый вагон и направляется на портал межкорпоративного обмена документами. В течение трёх дней специалисты «Трансойла» его рассматривают и согласовывают или готовят мотивированный отказ. Сотрудники «Трансойла» получают возможность анализировать пакет документов при просмотре в сервисах корпоративной платформы SAP», – рассказывает Константин Дыргялло.

Он отмечает, что сегодня в системе уже реализована часть алгоритмов проверки документов. Внедрение документооборота по ТОРам стало отправной точкой для оптимизации процессов, связанных с принятием услуг по отцепочному ремонту, а также подготовки отчётности компании.

В ОАО «РЖД» рассказали, что процедура прошла тестирование – в течение года компания проводила опытную эксплуатацию с ООО «Фирма «Трансгарант». С ней на сегодняшний день также подписано дополнительное соглашение об электронном обмене документами, согласован регламент взаимной работы, и электронный обмен ведётся с января этого года.

ОАО «РЖД» планирует перейти на электронную систему документооборота и с другими операторами. Сегодня из 37 договоров, заключённых на уровне Центральной дирекции инфраструктуры с головными офисами компаний, восемь уже изъявили желание работать по этой системе, с ними электронный обмен документами проводится в тестовом режиме.
«С остальными работа в этом направлении продолжается: всем разослано предложение, и в устном режиме практически все согласны с нами работать в электронном документообороте», – говорит Владимир Белюгин.

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: организация документооборота