Особенности использования почтового плагина bb outlook при работе с СЭД bb workspace

В сентябре 2015 года во время 4-ой конференции Windows Camp, собравшей ведущих разработчиков программного обеспечения на платформе Microsoft, компания «Дабл Би» представила специальный кроссплатформенный плагин bb outlook для работы с СЭД bb workspace непосредственно в почтовом агенте Outlook Web App (OWA).

Надстройка bb outlook относится к категории мини-программ, расширяющих функциональные возможности основного системного решения для использования в среде программных продуктов Microsoft.

Для кого предназначена надстройка bb outlook?

Новый мультиплатформенный плагин компании «Дабл Би» - удобный инструмент, позволяющий работать с программой bb workspace тем сотрудникам, которые находятся в командировке, поездке, отпуске, а не на своём постоянном рабочем месте. Для согласования документов в Outlook им достаточно воспользоваться любым мобильным девайсом – Android-смартфоном, iPhone, iPad mini, виндоус-фоном. При этом плагин bb outlook позволяет через сервер Exchange без входа в систему заниматься согласованием счетов в Outlook, работой с документами, задачами и заявками на оплату.

В первую очередь новая надстройка от «Дабл Би» будет полезна руководителям предприятий, главным бухгалтерам, другим ответственным сотрудникам, от которых зависит принятие управленческих решений и утверждение различных документов и счетов.

Основные требования для использования надстройки bb outlook

Чтобы установить и запустить плагин bb outlook потребуются:

• Exchange-сервер: корпоративный (версия 2013 и выше) или в виде корпоративной подписки O365;
• Развернутый сервер RestFullAPI, управляемый IIS (версия 7 и выше);
• Актуальная версия Windows 2008R2;
• Internet Explorer 9 и выше с обновлённой системой безопасности;
• Почтовый клиент Outlook 2013 и выше/Outlook Online.

Корректная работа надстройки bb outlook обеспечивается файлом манифеста BBOutlookManifest.xml, который конфигурируется с IIS и устанавливается на Exchange-сервер. Плагин инсталлируется по простому пошаговому алгоритму, предложенному разработчиками «Дабл Би».

Как работает bb outlook?

Надстройка bb outlook является своеобразным связующим звеном между системой bb workspace, установленной в организации, и мобильным девайсом сотрудника. Все сообщения о документах, задачах, счетах, которые должен согласовать руководитель или ответственный специалист, появляются в его почтовом агенте.

Интерфейс MS Outlook/OWA при получении напоминания или уведомления от bb workspace отображает на панели надстроек ссылку плагина bb outlook. Для выполнения необходимых действий с объектом согласования (карточкой счёта, документа, задачи) сотруднику необходимо перейти по отображённой ссылке и пройти сквозную аутентификацию. После этого на экране его гаджета откроется финансовая или документарная карточка в соответствующем формате, и пользователь сможет прямо в интерфейсе MS Outlook выполнять действия, прописанные в сценарии согласования для документов такого типа.

В частности, для работы с карточкой доступны кнопки «Согласен» (Agree), «Не согласен» (Disagree), «Отложить» (Abstain), «Отмена» (Cancel) и поле для соответствующего комментария.

Преимущества работы с плагином bb outlook

Наличие надстройки bb outlook существенно расширяет возможности работы с документами, задачами, счетами и, соответственно, повышает скорость принятия управленческих решений:

• Ответственный специалист может согласовывать финансовые и документарные карточки, созданные в bb workspace, из любой точки мира – для этого ему потребуется только доступ к интернету и мобильный гаджет з установленным почтовым агентом MS Outlook;
• Удобный функционал для согласования счетов, задач и документов, аналогичный работе с документарными и финансовыми карточками на рабочих местах с установленной ECM-платформой bb workspace;
• Сокращение времени обработки документов и ускорение принятия управленческих решений, повышающие конкурентоспособность организации на рынке;
• Минимальные требования к аппаратному и программному обеспечению, простой, понятный и удобный алгоритм инсталляции и настройки плагина bb outlook;
• Совместимость надстройки не только с платформой bb workspace, но и с другими корпоративными системами автоматизированного делопроизводства: для адаптации надстройки под конкретную СЭД необходимо обратиться в компанию «Дабл Би».

Таким образом, использование плагина bb outlook становится эффективным способом расширения существующих функциональных возможностей bb workspace и их адаптации к мобильному образу жизни сотрудников.

Заказчикам, использующим VIP-уровень технической поддержки, плагин bb outlook предоставляется и устанавливается без какой-либо дополнительной оплаты.

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: СЭД, электронный документооборот