Ответы на вопросы с вебинара Synerdocs «ЭТрН в торговой сети: кейс «ВкусВилл»

Александр Тимербулатов: Как при использовании электронных транспортных накладных (ЭТрН) решается вопрос с ГИБДД?

Ирина Ермакова: Законодательная база для ЭТрН отсутствует. Как решать вопрос с ГИБДД?

Елена Пунько: Каким образом решен вопрос отсутствия оригиналов ТрН для водителя? Расскажите подробнее, что он предъявляет при остановке сотрудником ГИБДД?

Никита Акшенцев: В официальном ответе ФНС нет ограничений на перевод транспортных накладных в электронный вид — Письмо ФНС РФ от 23.03.2017 года №ЕД-4-15/5364@. Также 19.06.2020 Министерство Транспорта опубликовало проект Постановления Правительства РФ «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом и о внесении изменений в пункт 2.1.1 Правил дорожного движения Российской Федерации». В четвертом и шестом абзацах пункта 2.1.1 указано, что добавляется возможность представлять документы на перевозимый груз в электронном виде. Что касается взаимодействии с ГИБДД, то при проверке демонстрируется бумажный экземпляр перевозочного документа с подписью грузоотправителя и водителя о принятии товара. В октябре Минтранс планирует провести эксперимент с использованием электронной транспортной накладной.

Марина Рудакова: Пока в Минтрансе не утвержден формат ЭТрН, мы рекомендуем предъявлять ГИБДД распечатанную бумажную копию. Что касается текущей законодательной базы, то наша аналитика, которая длилась в течение полутора лет, показывает, что выработанный формат, который уже активно используется на практике, не противоречит текущему законодательству. 

Марина Киселева: Что такое бумажная версия электронного документа? Она имеет ЭЦП (крипты), что будет на бумаге?

Никита Акшенцев: Бумажный экземпляр содержит стандартно подпись грузоотправителя и водителя о принятии груза, этот документ уничтожается перед перемещением груза на склад грузополучателя. 

Ирина Ермакова: Вопрос по взаимоотношениям с ГИБДД остался — есть официальный ответ, что до внесения изменений в законодательство при перевозках должны быть оформлены ТрН на бумажном носителе. Как «ВкусВилл» решает данную проблему?

Никита Акшенцев: На данный момент не было распоряжения об отмене бумажного экземпляра транспортной накладной. Наше решение предполагает наличие 1 распечатанной бумажной копии с подписью грузоотправителя и водителя о получении товара. 

Антонина Насонова: Как хранится ЭТрН? Как она предъявляется в ФНС?

Никита Акшенцев: Документы хранятся в сервисе бесплатно на протяжении 5 лет. Вы можете выгрузить их в любой момент с отметками оператора и представить в ФНС, распечатав из сервиса и заверив подписью руководителя. 

Семен Соколов: Если документы у налогоплательщика составлены в электронном виде по установленным ФНС форматам, то он вправе направить их в налоговый орган по ТКС в порядке, установленном Приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@. Представление документов в электронной форме по неустановленным форматам и (или) на магнитных носителях информации НК РФ не предусмотрено (письмо ФНС России от 07.09.2015 № ЕД-4-2/15669).

Когда документ составлен в электронном виде не по установленным ФНС форматам, представление документа производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании оригинала электронной подписью. Вопрос: на основании чего документы передаются в ФНС в электронном виде? 

Ирина Ермакова: Как при работе с электронной транспортной накладной (ЭТрН) представляются документы при налоговых проверках?

Марина Рудакова: Со стороны ФНС процесс выстроен достаточно четко и прозрачно. Если мы имеем дело с неутвержденным форматом, то при запросе представить документ подписанный в электронном виде, мы его распечатываем, заверяем копию и предъявляем по требованию в налоговую. Сейчас, все документы, которые хранятся на бумаге необходимо консолидировать и собирать. Подготовить к отчетности ЭТрН намного проще, достаточно просто выгрузить накладную по одной кнопке из сервиса.

Семен Соколов: По поводу представления в ФНС — Оксана Сазонова упоминала, что не надо печатать документы. В рамках ответа на вопросы Марина озвучивает, что для ФНС все-таки печатать документы приходится. Поясните, насколько выгода по отсутствию необходимости печатать документы оказывается ощутимой? 

Марина Рудакова: На текущем проекте ключевые выгоды, которые для себя выделил «ВкусВилл», это:

• оперативный доступ к информации о статусе документа (подписан/не подписан), за счет этого снижение трудоемкости работы бухгалтера;
• упразднение бумажного финансового архива и расходов на его обслуживание.

Печать документов для ФНС требуется, но только по запросу. Даже в этом случае подготовка меньшего количества оригиналов снижает расходы компании.

Марина Киселева: По законодательству документ в ЭДО не может быть на бумаге. Получается это не ЭТрН, это pdf-формат с простой электронной подписью (ПЭП)?

Никита Акшенцев: Когда документ составлен в электронном виде не по установленным ФНС форматам, его представление производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании оригинала документа ЭП.

Электронная подпись 

Марина Глухова: Каким образом визуализируются подписи в ЭТрН? Используются простые или квалифицированные подписи?

Никита Акшенцев: Сервис использует квалифицированные электронные подписи (КЭП) грузоотправителя, грузополучателя и транспортной компании. Водитель при получении и сдаче груза визирует документ ПЭП. В сервисе можно заверить титул водителя, подписанного ПЭП, КЭП транспортной компании. 

Геннадий Олешко: На проекте «ВкусВилл» квалифицированная электронная подпись используется на распределительных центрах, а в магазинах документ визируется ПЭП.

Елена Пунько: Если есть акт о расхождениях, каким образом документ подписывается грузополучателям и ТЭ?

Людмила Саноцкая: Как учитываются разночтения (акт о приемке)? Что происходит технически?

Никита Акшенцев: Акты расхождения создаются на товарную накладную. На транспортную накладную формируется, как правило, акт о приемке груза. Оба документа могут быть созданы в электронном виде, как неформализованные.

Оксана Сазонова: Если при поставке товара выявлено расхождение, то это отражается в ЭТрН. Затем в документ вносятся вычерки и исправления. Добавление коррективов не составляет сложностей, например, это может сделать водитель через Viber. Если на пункт приема приехало меньше заявленного товара, то ответственным лицом указываются расхождения и согласовываются только фактически полученные единицы продукции. Эти данные автоматически отображаются в нашей учетной системе.

Марина Рудакова: ЭТрН разработана нами согласно 272 постановлению, в 17 пункт накладной вы можете вносить информацию на любом из участков. Если грузополучатель составил акт о расхождениях, в ЭТрН он может указать эти сведения. Информация будет видна всем участникам документооборота и отображаться в самом документе.

Дмитрий Мишурин: Какой ЭП подписывает «ВкусВилл»? Транспортная компания подтверждает КЭП только на этапе «перевозка завершена»?

Никита Акшенцев: Транспортная компания может заверить титул водителя сразу после визирования им ПЭП.

Геннадий Олешко: В случае «ВкусВилл» транспортная компания подписывает документ КЭП только на последнем этапе. 

Антонина Насонова: Что такое чат-бот Viber, для чего он нужен?

Марина Рудакова: Это чат в мобильном приложении, в котором происходит взаимодействие водителя с ЭТрН. Мини-программа, разработанная специально для нашего сервиса. В чат-боте водитель может подписывать документы, а также оставлять комментарии и добавлять фотографии. 

Марина Руденко: Если перевозчик — внешний контрагент, то как он может использовать ПЭП?

Никита Акшенцев: Решение Synerdocs делает упор на обмен ЭТрН как внутри одного моноклиента по внутренним перевозкам, так и на перевозки между внешними контрагентами с привлечением сторонних транспортных компаний или экспедиторов.

Марина Руденко: Получается, что простая электронная подпись используется водителем. В какой момент и кем на транспортную накладную ставится усиленная квалифицированная подпись? 

Никита Акшенцев: Общий регламент визирования документа выглядит следующим образом: 

Общие вопросы

Дмитрий Воробьев: Возможно ли применить данное решение для доставки алкогольной продукции?

Никита Акшенцев: Решение для перевозки алкогольной продукции с использованием электронных транспортных документов на данный момент прорабатывается, есть ограничения от Федеральной службы по регулированию алкогольного рынка (РАР). Сейчас мы проводим ряд экспертных встреч с компаниями, чтобы разработать отраслевое решение. 

Марина Рудакова: Мы прорабатываем вопрос с Росалкогольрегулированием. При таких перевозках используют товарно-транспортные накладные (ТТН). Сейчас позиция РАР заключается в том, что ТТН нужно представлять только на бумаге. На текущий момент товарно-транспортная накладная уже запущена в электронном виде, и компании, которые не обмениваются алкогольной продукцией, применяют ее в своих процессах. 

Александр: Если у организации несколько грузополучателей, например, десять, как тогда выстраивается работа с ЭТрН?

Марина Рудакова: Если грузополучателей десять, то создается и десять транспортных накладных, при этом остается один перевозчик, грузополучатель и грузоотправитель. Таким образом выстраивается вся цепочка и полностью формируется пакет документов.

Ирина Ермакова: Сторонним контрагентам (магазинам) доставка по такой схеме не производится?

Оксана Сазонова: Партнеров тоже можно включить в эту схему.

Марина Рудакова: Все магазины компании «ВкусВилл» являются одной структурной единицей, но имеют разные КПП, поэтому они не являются сторонними контрагентами. В данном проекте все перемещения идут в рамках одной организации. 

Денис Афанасьев: Я правильно понимаю, что грузоотправитель, транспортная компания и грузополучатель должны работать в одном сервисе? Если у транспортной компании другой оператор ЭДО, то работает ли роуминг в этой ситуации?

Наталья Пришлякова: Третьему лицу тоже необходимо иметь систему Synerdocs?

Константин Голубков: Если поставщик — юридическое лицо А, перевозчик — юридическое лицо Б, плательщик — юридическое лицо В, получатель — юридическое лицо Г — все ЮЛ должны работать (зарегистрированы) в Synerdocs?

Никита Акшенцев: На данный момент роуминга по транспортным документам нет. Это связано с тем, что у операторов разные подходы к реализации решения. В рамках рабочей группы мы обсуждаем этот вопрос с другими сервисами ЭДО. После проведения эксперимента Минтранса в октябре, мы будем договариваться о едином формате.

Марина Глухова: Возможно ли использовать демонстрируемый продукт для других отраслей, не только в сфере ритейла?

Никита Акшенцев: Наше решение уже используется в нескольких направлениях: интернет-магазины, ритейл, перевозки индустриальных и опасных грузов. Из ограничений на данный момент только перевозка алкоголя.

Ирина Ермакова: Под маршрутным листом подразумевается путевой лист или это какой-то внутренний документ?

Геннадий Олешко: Это внутренний документ, в нем перечислены распределяющий центр, грузоперевозчик, торговые точки. 

Елена Пунько: Как заказчик вы не требуете сейчас от ТЭК ТТН и ТрН, верно?

Марина Рудакова: При переходе полностью всех складов и торговых точек на электронные транспортные накладные планируется отказаться от бумажных экземпляров и не требовать их от ТЭК.

Михаил Сальников: Какой функционал сервис имеет «из коробки»? Мобильные приложения, подписание электронной подписью и прочее — это дополнительные проекты?

Никита Акшенцев: В зависимости от роли заказчика из «коробки» он получает готовое решение для организации ЭДО в грузоперевозках как для внутренних перевозок, так и для перевозок между контрагентами с привлечением сторонних транспортно-логистических компаний (ТЛК). Зарегистрироваться в сервисе вы можете по сертификату усиленной КЭП с помощью которого вы сдаете отчетность. Лицензия мобильного подписания нужна только ТЛК для водителей. 

Марина Киселева: Во «ВкусВилл» обмен идет через оператора?

Марина Рудакова: Да, «ВкусВилл» обмениваются через сервис ЭДО. Synerdocs является доверенным оператором ФНС. 

Михаил Сальников: Как приглашать клиентов-грузополучателей? Кто платит за документы? Какова стоимость документа?

Никита Акшенцев: Для грузополучателей решение бесплатно. Все что им надо сделать это зарегистрироваться в сервисе Synerdocs с помощью сертификата усиленной квалифицированной электронной подписи.

Елена Пунько: Если имеется несколько мест выгрузки, формируется ли понятие одной сделки или они идут каждая отдельно и идентифицировать, что это одна машина + один водитель + один рейс мы не можем?

Никита Акшенцев: На каждое место выгрузки, как правило, формируется отдельная ЭТрН. В мобильном клиенте водитель видит только накладные, которые у него в работе. 

Марина Руденко: В транспортной накладной указан артикул товара? Сама форма ЭТрН не предусматривает перечень товара.

Никита Акшенцев: Все верно, в транспортной накладной указывается только наименование груза и количество грузомест, при желании вы можете расшифровать их, указав их перечислением в 3 разделе ЭТрН.

Иван Кетов: Когда формат установят, что будет с текущими документами, которыми обменялись по вашему формату? Если просят предъявить оригинал документа (есть практика?), что нужно прописать в договоре для начала обмена данными электронными документами?

Никита Акшенцев: Как известно закон обратной силы не имеет. «Старые документы» представляются в установленном порядке: печатные формы распечатываются из сервиса с отметками оператора, заверяются руководителем и предоставляются по месту истребования.

Интеграция Synerdocs 

Марина Глухова: Какая программа используется бухгалтерией (УПП, Оракл, ERP и т.д.). С какими программными продуктами возможна бесшовная интеграция?

Никита Акшенцев: Инструментов предостаточно: самый простой вариант — работа через веб-клиент, так же есть внешние обработки для типовых конфигураций 1С, для любой другой УС\КИС доступны API, они предоставляются бесплатно и довольно полно задокументированы.

Геннадий Олешко: Основная система, которая используется внутри компании «ВкусВилл» носит название «Финансы», это кастомизированное решение, которое включает огромное количество объектов и пользователей, работающих в нем, это не только сотрудники бухгалтерии. Платформа 1С позволяет такие модификации. При разработке мы основывались на типовом варианте, у нас было интеграционное решение Synerdocs, и мы на его основе выстраивали свои доработки. 

Марина Рудакова: Бесшовная интеграция возможна с учетной системой 1С, вы можете сразу начать использовать это решение, дорабатывать его не требуется. Интеграционное решение уже включает ЭТрН. 

Роза Булыгина: Какую систему использует «ВкусВилл» для согласования документов внутри организации после их получения в Synerdocs?

Марина Рудакова: Весь процесс взаимодействия с электронной транспортной накладной выстроен в рамках учетной системы 1С.

Марина Глухова: Оформление накладных на 3-е лицо возможно? Оно должно установить у себя какой-то программный продукт?

Никита Акшенцев: Зависит от объема документооборота: если он несущественный, возможно использовать веб-клиент сервиса Synerdocs и создавать ЭТрН вручную. Если объем значительный и требует много ресурсов по формированию транспортных накладных, то мы предлагаем интеграционные решения для 1С в виде внешних обработок, сервис интеграции — коннектор к сервису позволяющий загружать документы из вашей учетной системы в веб-клиент, либо API для полноценной интеграции с любой учетной системой заказчика.