«Петербург-Пятый канал» сказал «нет» бумажной волоките

Компания «1С:Первый БИТ» (1С:Бухучет и Торговля) объявила о завершении первого этапа проекта по автоматизации документооборота в телерадиокомпании «Петербург-Пятый канал». Проект, реализованный на базе "1С:Документооборот 8", позволил упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери документов, сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов. На сегодняшний день можно смело сказать: первый этап автоматизации прошёл успешно!

Днем рождения Ленинградского телевидения принято считать 7 июля 1938 года —  в этот день вышла в эфир первая постановочная передача, а с августа началось регулярное вещание. 1 мая 1949 года впервые в СССР был показан телевизионный репортаж с Дворцовой площади в Ленинграде. Первый отечественный видеомагнитофон был испытан при создании программ Ленинградского телевидения. Ленинградские телевизионщики участвовали в проведении первых телерепортажей из космоса.

Сегодня телепрограмма Пятого канала присутствует в эфире 82 субъектов РФ и доступна телеаудитории, превышающей 130 миллионов человек. Эфирным и кабельным телевизионным  вещанием Пятого канала охвачены 1952 населенных пункта в различных регионах России, в том числе все города-миллионники.

Документооборот на любом предприятии — это непрерывный процесс движения документов с момента их создания или получения до момента исполнения или отправки. Система документооборота объективно отражает деятельность организации и позволяет оперативно управлять бизнес-процессами. Однако зачастую именно она и является источником головной боли руководителя компании.

Недостатков бумажного документооборота множество — это и большое количество бумажных носителей, и длительный поиск нужного документа, сложность контроля исполнения документа, длительное согласование документов, и многое другое. Всё это может препятствовать оперативной работе сотрудников, а в некоторых случаях — полностью парализовать деятельность компании. Чего стоит только один поиск затерявшегося бумажного документа в архиве! Поэтому всё более актуальным становится вопрос о переводе документооборота компании в электронный вид.

Руководство телерадиокомпании «Петербург-Пятый канал» сделало выбор в пользу комплексного решения  «1С:Документооборот 8», позволяющее оптимизировать процессы документооборота и существенно сократить временные затраты на обработку большого количества информации и анализ данных.  Партнером по внедрению стала команда специалистов проектного департамента Северо-Западного подразделения компании «1С:Первый БИТ».

Условно весь проект по автоматизации системы электронного документооборота можно разделить на несколько этапов:

На первом этапе требовалось оптимизировать работу двух блоков — входящей и исходящей документации. Сотрудники 1С:Первого БИТа провели следующие мероприятия:

1)Моделирование бизнес-процессов, консультирование по вопросам автоматизации документооборота входящих и исходящих документов, обучение пользователей по этим блокам.

2)Настройка «1С:Документооборота 8» проводилась совместно с функциональными пользователями Заказчика.

3)В ходе внедрения использовалось торговое оборудование по распознаванию и печати штрихкодов в документах, считывающие устройства с функцией потокового сканирования. В дальнейшем планируется применение электронных факсов и электронно-цифровой подписи с различными возможностями аутентификации.

4)Проводилось общее и индивидуальное обучение сотрудников.

Достоинства выбранного подхода очевидны:

·         На поиск нужных документов теперь тратится значительно меньше времени по сравнению с традиционным бумажным делопроизводством. Как следствие — повысилась производительность персонала;

·         Система позволила сократить количество ошибок, связанных с человеческим фактором;

·         Секретари отмечают удобство работы с потоковым сканером и штрихкодами на документах, а также тратят меньше времени на регистрацию входящих документов;

·         Значительно сократились издержки организации на расходные материалы, которые используются при бумажном документообороте, и на человеческие трудозатраты.

В настоящее время продолжается развитие системы. В планах — внедрение блока внутренней документации, разработка обмена данными с конфигурацией «1С: Управление производственным предприятием 8» в части кадровых документов. А нам остаётся и дальше следить за успехами дружественного тандема «Первый БИТ» & «Петербург-Пятый канал» и радоваться новым победам.

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: автоматизация документооборота