«Подружка» автоматизировала работу с финансовыми документами с помощью DIRECTUM
Известная сеть магазинов косметики перевела в электронный вид процессы обработки первичной учетной документации. В результате в компании упорядочена работа с входящими финансовыми документами, организован единый электронный архив, а также автоматизирована подготовка к налоговым и аудиторским проверкам.
Распределенная структура организации, большой объем документооборота и взаимодействие с контрагентами через нескольких операторов ЭДО усложнили «Табер Трейд» обработку первичной учетной документации. В компании решили пересмотреть свои методы работы и оптимизировать процессы с помощью системы электронного документооборота:
- организовать электронный финансовый архив;
- ускорить согласование первичной учетной документации;
- упростить подготовку отчетов для проверок регуляторов;
- настроить автоматическую выгрузку финансовых документов из СЭД в учетную систему компании.
На первом этапе проекта специалисты DIRECTUM оптимизировали работу с «нетоварными» первичными учетными документами компании. По ним «Табер Трейд» арендует помещения, покупает рекламу, канцтовары и пр. Второй этап охватил «товарные» документы, связанные с непосредственной деятельностью компании – приобретением продукции для последующей продажи. Работы планируется завершить в январе 2019 года.
Благодаря внедрению DIRECTUM работу с финансовой документацией компании удалось упорядочить и сократить до нескольких этапов:
- Автоматическая выгрузка документов из сервисов ЭДО в DIRECTUM.
- Связывание с соответствующим договором и рассмотрение ответственными.
- Выполнение автоматических проверок с данными учетной системы.
- Подписание документов квалифицированной электронной подписью, и их отправка контрагенту через сервис ЭДО.
Вся первичная документация компании хранится в едином электронном архиве. Теперь нужный документ легко и быстро найти в системе с помощью полнотекстового поиска. Стала проще подготовка к налоговым и аудиторским проверкам: финансовые отчеты организации формируются в несколько кликов.
Опубликовал: Игорь Плотников (info@spbit.ru)
Тематики: Интеграция
Ключевые слова: электронный документооборот, Directum