Портал как эффективный способ управления коммуникациями на строительном проекте

Автор: Ольга Звонарева
12.11.2013
Неотъемлемой частью управления этапами строительства является организация слаженного взаимодействия всех заинтересованных сторон. Создание порталов — один из самых эффективных инструментов для обеспечения коммуникаций между участниками проекта и работы с актуальной информацией и документами по объекту строительства.

О том, как организован портал строительного проекта, какой функционал включает в себя и как осуществляется работа с технической и другой документацией, Илья Завалеев, менеджер компании EY, рассказал корреспонденту PC Week/RE Ольге Звонаревой.

PC Week: Что представляет собой портал проекта в вашей компании?

Илья Завалеев: Портал проекта — это инструмент, который позволяет организовать коммуникации между заказчиком, подрядчиком и различными специалистами — участниками конкретного проекта. Если проект небольшой, может использоваться некое облачное решение, представляющее собой электронный архив для хранения информации. Это первая ступень сложности портала. В зависимости от масштабов проекта он может усложняться.

PC Week: Каким образом происходит взаимодействие участников проекта на портале? Каким функционалом он может быть наполнен?

И. З.: Допустим, заказчик хочет построить офисное здание в Москве. Он организовывает конкурс и выбирает проектировщика. Нанимает нас для управления строительством, и мы разрабатываем методику портала, интерфейс. ИТ-поставщик создает портал. В него включены функции для проведения тендера на архитектурную концепцию. Есть блог, на котором зарегистрировавшиеся архитекторы оставляют свои презентации. Заказчик из любой точки мира может рассматривать предложенные варианты, голосовать, оценивать их и выбирать понравившийся. Подписывается договор. Далее компания-архитектор разрабатывает чертежи, публикуя их на портале. Наши эксперты проверяют их качество, т. е. в процесс управления проектом включено согласование чертежей со всеми заинтересованными лицами. Только после этого он будет доступен подрядчику для выполнения строительных работ.

После того как чертежи согласованы, подготовлен бюджет проекта, спецификации и договорная документации, начинается новый этап проекта — проведение тендера на строительство, который также может пройти на портале проекта: публикуются чертежи, рассылаются приглашения для подрядчиков. Они заходят на портал, изучают документацию, дают свои коммерческие предложения. Параллельно разрабатываются процедуры нового этапа — строительства. Он включает в себя управление сроками, контроль выполнения работ, управление документацией. После подписания договора подрядчик начинает строительство.

PC Week: Какие еще виды коммуникаций включает в себя портал?

И. З.: Например, электронную почту. В этом случае все письма будут сохраняться в структуре портала. Соответственно появляется архив всей переписки по проекту. Если между участниками проекта возникло недопонимание или кто-то допустил ошибку, можно отследить в какой момент, на каком этапе это произошло. Кроме того, на портале могут быть организованы аудио-, видеоконференции.

PC Week: Наверняка в ходе согласований первоначальный вариант чертежа строительного объекта меняется?

И. З.: Все проекты создаются под конкретные строительные объекты. Соответственно в портал будет включен весь необходимый функционал, в том числе управление чертежами. Если в ходе работ в них внесут изменения, все участники получат письма-уведомления и далее будут работать с новой версией чертежа.

PC Week: Изначально чертеж создается в электронном виде. Есть ли необходимость распечатки?

И. З.: Да, все чертежи создаются в общепринятом ПО. В процессе работы появляются тысячи версий чертежей и распечатка каждого из них — неразумный перевод бумаги. Согласно требованиям законодательства, для проектировщика и строительной организации распечатывается утвержденный вариант чертежа.

То же самое — с договорами, этапы согласования которых, по желанию сторон, могут проходить на портале. Также на портале могут быть внедрены сервисы управления стоимостью проекта: бюджет, объемы выполняемых работ, отчетность, подписание сметы.

PC Week: То есть функционирует полный документооборот?

И. З.: Документооборот в компании и документооборот в проекте — две разные сущности. Проект — это взаимодействие нескольких компаний. И у каждой может быть свой документооборот, свой язык и свое понимание. Но когда реализуется крупный строительный проект — аэропорт или завод, в строительстве которого участвуют специалисты из разных стран, создается отдельный проект, и каждая составляющая в нем заточена под нужды этого проекта.

PC Week: Какие еще технологии могут быть использованы на портале?

И. З.: Увеличение функциональности портала может быть безгранично. Внутри него могут быть созданы решения, которые полностью строят здание в трехмерном пространстве виртуальной реальности. Это так называемые многомерные системы управления проектами. Трёхмерная графика предназначена для изображения объёмных объектов. К ним можно сделать привязку управления сроками, стоимостью и прочими ресурсами, и, как следствие, создается новое измерение, которое усложняет работу портала.

Современная наука в этом направлении стремится сделать систему, в которой можно было бы работать как в единой общей среде, где можно проектировать, строить и управлять всеми процессами. Но для работы в ней нужна очень высокая квалификация всех участников.

PC Week: Помимо чертежей и договоров, какие еще документы задействованы в работе портала?

И. З.: В зависимости от того, сколько будет предусмотрено процедур на проекте, столько видов технической, коммерческой и финансовой документации там и будет. Кроме того, на портал можно транслировать видеосъемку со строительной площадки, чтобы участники могли видеть, что на ней происходит. Самое сложное — объединить все это. Но чем сложнее проект, тем это оправданнее.

PC Week: Существуют ли шаблоны для создания порталов проектов?

И. З.: Да, есть готовые шаблоны под проект, которые позволяют использовать опыт предыдущего портала. Другое дело, когда у заказчика — крупной компании — есть несколько проектов, в которых постоянно взаимодействуют одни и те же участники. Тогда на портале проекта может быть создан так называемый портфель проектов. Это значит, что проекты в нем реализуются независимо друг от друга, но у них есть общий сайт, на котором можно найти свой проект и работать с ним.

Также существуют программы проектов — когда реализуется сеть взаимосвязанных проектов. К примеру, сначала нужно построить цех, потом административное здание, потом еще один цех. Их строительство может быть реализовано как последовательно, так и параллельно. В программе эти фазы строительства взаимосвязаны между собой.

Кроме того, в проекте обязательно закладываются сроки на разработку платформ внутри него и на обучение специалистов.

PC Week: Как решается вопрос безопасности работы порталов, контроля доступа к той или иной информации?

И. З.: Вопрос конфиденциальности, защиты информации, безусловно, очень важный. Все участники проекта имеют регламентированный доступ на портал. Заказчик, к примеру, может иметь полный доступ к информации. Другие участники — в зависимости от функций. В любом случае необходимо грамотно выстраивать управление коммуникациями. Каждый участник проекта должен знать только то, что ему нужно.

Если это крупные проекты, где заинтересованным лицом может выступать население, например если объект строительства — новый квартал, и если заказчику важно построить не только здания, но и хорошие взаимоотношения с населением, то на портале можно выделить страницы пожеланий и замечаний.

PC Week: Какие сложности при работе с порталом могут возникать?

И. З.: Первая и главная сложность заключена в адаптации к интерфейсу портала. Создание нами различных брошюр по работе с порталом — также часть управления проектом. К примеру, мы разрабатываем методические рекомендации для подрядчика, чтобы он понимал, какие коммуникации им будут осуществляться через электронную площадку, кого из своей команды ему следует обучить, чтобы курировать выполнение этих работ.

Взаимодействие с новым всегда сложно, к этому всегда трудно приспосабливаться. Работа с порталом — не исключение. Это похоже на тяжелый маховик, который долго раскачивается, но после весь механизм начинает работать быстро и слаженно.

PC Week: Существует ли электронный архив проекта?

И. З.: На проекте есть фаза “закрытие проекта”. К примеру, мы построили завод, и вся документация чаще всего остается на портале и хранится, по сути, вечно. Она будет источником знаний для будущих проектов. Это позволяет выработать новые методики, которые помогут не повторять ошибок, и в будущем усовершенствовать управление проектами.

PC Week: Спасибо за беседу.

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: портальные решения