Председатель Совета директоров ЭОС Владимир Баласанян: «Проблема в том, что у нас нет единой системы планирования перехода страны на электронные документы»

Председатель Совета директоров ЭОС, член «Гильдии Управляющих Документацией» Владимир Баласанян выступил на пленарном заседании профессионального форума ИНФОДОКУМ-ВЛАСТЬ 2016 с докладом «Что мешает отказаться от бумажного документооборота?». Спикер рассказал об объективных причинах и субъективных факторах, которые сегодня препятствуют переходу на полностью безбумажные технологии, а также поделится своим видением перспектив электронного документооборота в России.

Огромный практический опыт созданию систем работы с электронными документами и разработки соответствующих стандартов позволяет нам сформулировать те проблемы, которые сегодня ограничивают возможности электронного документооборота.

Сейчас ведется много дискуссий, в том числе в центральной прессе, откажемся ли мы от бумажных документов. Мое мнение однозначно: относительно скоро бумажные документы уйдут в определенные ниши, и я попытаюсь донести до вас те факторы, которые мешают это сделать быстрее. Факторы объективные, потому что субъективные понятны всем: на смену тем, кто привык работать с бумагой, придет, уже приходит, поколение, которое с бумагой работать не умеет и не хочет.

Председатель Совета директоров ЭОС, член «Гильдии Управляющих Документацией» Владимир Баласанян выступает на пленарном заседании ИНФОДОКУМ-ВЛАСТЬ 2016

Как развивался электронный документооборот в нашей стране? Считается, что в России электронный документооборот осуществляется где-то с начала 1990-х годов, когда стало возможным электронное управление бумажными документами. Потом появились электронные копии документов, существующие наряду с бумажными подлинниками. И, наконец, электронные подлинники, т.е. документы, выпущенные в электронной форме, без бумажного подлинника.

Сейчас все существует одновременно. Несмотря на то, что 90-95 % документов готовятся в электронной форме, выпускаются, пересылаются и хранятся они преимущественно на бумаге. Хотя в процессе своего жизненного цикла эти документы для удобства работы обычно сканируются и вновь переводятся в электронную форму, а потом зачастую, опять-таки, распечатываются.

Документооборот в России сегодня

Так что же нам мешает полностью перейти на полноценный электронный документооборот? Полагаю, что, прежде всего - отсутствие четких регламентов в части создания, подписания, пересылки и хранения электронных документов. Конечно, в отдельных частных случаях и сферах такие регламенты разработаны и применяются, скажем, для финансовых транзакций, но в более широком контексте проблема не решена.

Как и с помощью каких средств создавать?

Когда вы работаете с бумажными документами, вам известно, как должен создаваться документ, чтоб он являлся подлинником. Это написано в законах, регламентах и иных нормативных актах, это закреплено в нашем жизненном опыте.

Электронный документ создается на каком-то конкретном компьютере, с помощью неких программных средств (операционной среды, офисного приложения), в определенном формате. И, естественно, если вы не регламентируете эти факторы, то невозможно гарантировать, что созданному вами документу можно будет доверять, читая его на другом компьютере в другой программной среде. А значит, нужно выпускать соответствующие нормативные акты, определяющие, в каком формате, в каких средах, на каких платформах должны создаваться и обрабатываться документы.

Таким образом, необходима унификация электронных документов и всей инфраструктуры, связанной с ними. Пока не будет соответствующий регламентации, вы не сможете гарантировать, что документу, созданному вами и в вашей организации, можно доверять.

Приведу несколько примеров из зарубежной практики. Правительство Великобритании на протяжении двух лет проводило общественное обсуждение стандартов представления правительственных электронных документов. В итоге было определено, что работа со всеми правительственными документами ведется в формате ODF 1.2, а публикуются они в формате PDF/A и HTML5. Более того, был определен перечень конкретных аппаратно-программных средств, которые могут применяться при работе с правительственными документами.

Еще дальше пошло правительство Италии. Еще в 2015 году здесь появился технический регламент по вопросам создания, передачи, копирования, тиражирования, воспроизведения, установления времени создания электронных документов, а также создания и сохранения электронных документов в государственных органах. То есть, здесь охвачен весь жизненный цикл документа и все процессы, с ним связанные.

В Европейской комиссии ведется работа по обобщению всех систем документов, используемых в визовой, таможенной службах и так далее - действует единая система структурированных форматов электронных документов.

Как заверять электронной подписью?

Речь идет о выпуске электронных подлинников. Казалось бы, чего проще. Достаточно подписать электронный документ электронной подписью в соответствии с законодательством. Однако в отечественном делопроизводстве руководители подписывают организационно-распорядительные документы без номера и даты, которые проставляются позднее другими должностными лицами. На бумажном документе это сделать легко, но если электронный документ создан, скажем, виде файла текстового редактора, и подписан электронной подписью, то внести в него какую-либо дополнительную информацию уже нельзя.

Наши проблемы: что подписывает российский руководитель?

С этой проблемой столкнулись разработчики системы межведомственного электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти - МЭДО. До последнего времени в этой системе циркулировали сканы бумажных подлинников. Для перехода к работе с электронными подлинниками в 2015 году был разработан специальный формат электронного документа, который представляет собою некий контейнер, содержащий файл документа в офисном формате, подписанный руководителем, а также, отдельно, номер и дату, подписанные уполномоченным должностным лицом.

Как пересылать адресатам?

Допустим, вы создали – в соответствие с регламентом – «правильный» электронный документ, которому можно доверять. А как теперь отправить электронный документ в другую организацию, где взять адрес, какой службой следует воспользоваться, чтобы обеспечить гарантированную доставку?

С бумажным документом все ясно: в стране есть единая система почтовых адресов, заполняются почтовые реквизиты и отправление передается почтовому оператору, оказывающему необходимые услуги по доставки, в т.ч. гарантированной, скажем, в форме заказного отправления.

А есть ли у нас единая система электронных адресов, является ли электронный адрес обязательным реквизитом и общедоступным реквизитом организации в Российской Федерации? Нет, не является. Получается, что в большинстве случае электронный документ приходится распечатывать и отправлять по почте.

Известный эксперт по открытому правительству, Иван Бегтин, приводит такую статистику (по состоянию на 2015 год): на официальных сайтах более чем 209 тыс. государственных и муниципальных учреждений у 25,5 % организаций почтовый адрес вообще не указан, а у 62,5 % указаны почтовые адреса бесплатных интернет-сервисов, в том числе зарубежных (Мейл, Яндекс, Гугл и т.п.).

Статистика по официальным почтовым адресам электронной почты 209195 государственных и муниципальных учреждений (по данным Ивана Бегтина)

Правительство создало систему межведомственного электронного документооборота МЭДО, но это специальная закрытая система, обеспечивающая обмен документами на уровне федеральных ведомств и администраций регионов. Система межведомственного электронного взаимодействия СМЭВ создана для обмена данными при оказании государственных и муниципальными услуг, но она не рассчитана на обмен электронными документами.

В отсутствии единого адресного пространства организациям приходится создавать собственные сервисы для документационного взаимодействия с контрагентами или пользоваться услугами спецоператоров.

Как хранить?

В современной информационной системе, например, в СЭД, содержится огромное количество сведений о документе, весь его жизненный цикл: кем и когда он был создан, кому и когда был направлен, какие по нему были даны поручения, как они выполнялись, с какими документами он связан и т.д. А это значит, что формат электронного документа может (и должен!) в общем случае содержать несоизмеримо больший объем метаданных, нежели стандартные реквизиты документа, принятые в бумажном документообороте. И, естественно, пока мы не определим и не стандартизуем такой расширенный формат электронного документа, невозможно будет осуществлять полноценный обмен и хранение электронных документов.

Но, пожалуй, самая серьезная проблема, ограничивающая использование электронных документов – это проблема их долговременного архивного хранения.

Традиционное архивное дело ориентированно на хранение артефактов, т.е. физических объектов, содержащих информацию. В случае электронных документов такой подход не работает. Происходит постоянное обновление форматов представления документов, носителей электронной информации и связанных с ними устройств. Значит, архивы должны научиться хранить содержание независимо от смены носителей и форматов. Задача эта непростая и затратная, но не решать ее нельзя – доля документов, создаваемых и обрабатываемых исключительно в электронном виде, неуклонно возрастает.

Кто регулятор?

Как мы видим, все электронные документы, независимо от сферы их применения, имеют общую специфику, требующую единого регулирования. Однако до настоящего времени у нас нет ни единого регулятора, ни единого основополагающего нормативного акта - закона в области работы с электронными документами. Регулирование ведется косвенно и фрагментарно - в тех случаях, когда для решения тех или иных проблем возникает необходимость в использовании электронных документов, будь то государственное управление, налоговая сфера, оказание государственных услуг или торговля.

Некоторые руководящие документы

Здесь очень важно учесть, что, несмотря на масштабы оцифровки архивных документов и рост доли электронного документооборота, в обозримом будущем документооборот будет смешанным – бумажно-электронным. И очевидно, что регулятор как в области бумажного, так и электронного документооборота должен быть единый. Надеюсь, что указ от 4 апреля 2016 года о переподчинении Росархива Президенту РФ позволит, наконец, перейти к системному регулированию документооборота в нашей стране.

Комментирует ведущий эксперт по управлению документацией компании ЭОС, член «Гильдии Управляющих Документацией» и ARMA International Наталья Храмцовская:

Считаю, что окончательное избавление от бумажных документов затянется на очень длительное время – скажем, лет на 300! Это связано с тем, что у бумажных документов есть свои достоинства, и в отдельных нишах они по-прежнему будут оставаться полезными (на сегодняшний день – это высокоценные документы, которые необходимо гарантированно сохранить в течение длительных и сверхдлительных, измеряемых тысячелетиями сроков; это документы для действий в условиях чрезвычайных ситуаций, когда энергии не будет и документы потребуется читать «вручную»; и ряд других). Не следует забывать и о колоссальных объёмах унаследованных бумажных документов, таких, например, как медицинская и научно-техническая документация, которые быстро оцифровать нереально.

В то же время в нашей стране процесс массового вытеснения многих видов бумажных документов электронными уже начался, и темпы его нарастают. Одновременно, в связи с преобразованием деловых процессов, ряд традиционных видов документов просто исчезает. Я не удивлюсь, если через десятилетие-другое, когда от активной деятельности окончательно отойдут представители поколений, выросших в неэлектронную эпоху, - бумажные документы станут редко создаваться в текущей деловой деятельности. Хотя, как показывает опыт тех же США, объемы производства бумаг (включая копии для удобства работы) длительное время снижаться не будут и могут даже расти, если будет увеличиваться деловая активность в стране.

Процессу перехода от бумажных документов на электронные технологии сейчас в первую очередь способствует давление «сверху» со стороны государства (почувствовавшего пользу от перемен и «вкус» к ним), поскольку именно в рамках взаимодействия с государством и исполнения законодательно-нормативных требований возникает наибольшее количество бумаг. В бизнесе переход на современные технологии – это вопрос выживания, и коммерческие организации самостоятельно расширяют сферы их применения везде, где законодательством это не запрещено. Следует отметить, что Россия сейчас является в этом отношении одним из мировых лидеров и смело внедряет электронные документы в таких очень консервативных сферах деятельности, как судопроизводство и нотариат.

Комментирует руководитель проектов электронного документооборота и управления контентом группы «Борлас» Николай Ваньков:

Конечно, нельзя не согласиться с тем, что необходимы единые подходы к созданию, подписанию ЭЦП, передаче и хранению электронных документов. Отсутствие  единых стандартов действительно является важнейшей причиной, тормозящей переход на безбумажный документооборот. По своему опыту знаю, что основные усилия при внедрении систем электронного документооборота сейчас приходится тратить на реализацию многочисленных, весьма разнообразных и чаще всего совершенно нестандартных пожеланий заказчиков. В результате получаются изолированные системы, зачастую не приспособленные к обмену документами ни с органами власти, ни с  другими корпоративными системами. Но боюсь, что только на национальном уровне задача стандартизации эффективно не решается. Более-менее полный переход станет возможен с появлением общепринятых стандартов создания, адресации и хранения документов.

Надеюсь, что распространение свободного программного обеспечения (например, решений на платформе Alfresco) подтолкнет процесс разработки и фактического перехода на общепринятые стандарты документооборота так же, как в свое время это произошло для протоколов передачи данных в сети Интернет. Безусловно, роль государства важна там, где обеспечивается защита информации, но я думаю, что базовые вопросы создания, хранения и передачи электронных документов должны решаться открытыми организациями на международном уровне.

Опубликовал: Анна Тумакова (info@spbit.ru)

Тематики: Интеграция, Маркетинг, ПО

Ключевые слова: ЭОС