При оформлении электронной первички пока разрешен любой вид электронной подписи

В письме от 10.11.2015 N ЕД-4-15/19671 ФНС рассказала об использовании самостоятельно разработанных организацией электронных форматов первичных учетных документов, а также о разработках электронных форматов документов со стороны ФНС.

Согласно ГК использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Действующее законодательство в области бухучета и налоговое законодательство не содержат ограничений прав субъектов использовать самостоятельно разработанные форматы документов для оформления любых фактов хозяйственной жизни.

Первичные учетные документы в электронной форме могут подтверждать доходы и расходы, факты принятия ценностей на учет для целей налогообложения в случаях, когда информация в электронной форме, подписанная электронной подписью, по правилам закона N 63-ФЗ "Об электронной подписи" признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Согласно закону о бухучете виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухучета, устанавливаются федеральными стандартами бухучета. До принятия такого стандарта организация может в целях бухучета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный законом N 63-ФЗ вид электронной подписи.

Налоговое законодательство не содержит специальных требований закреплять используемые форматы электронных первичных учетных документов в учетной политике для целей налогообложения.

Если документ в электронной форме составлен не по формату, установленному ФНС, то такие документы в случае истребования в рамках налоговых проверок представляются в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа электронной подписью.

С 2013 года определение названия и состава показателей первичных учетных документов, а также формы их представления на бумажном носителе находится в компетенции руководителей экономических субъектов. В такой ситуации нецелесообразно утверждение ФНС форматов первичных документов из альбомов унифицированных форм, утративших обязательность применения.

Вместе с тем, в целях расширения электронного документооборота за счет документов, которые налогоплательщики смогут представлять в налоговые органы, ФНС подготовила для направления на госрегистрацию в Минюст проекты приказов "Об утверждении документа о передаче результатов работ (об оказании услуг)" и "Об утверждении формата документа о передаче товаров при торговых операциях".

Кроме того, подготовлен к размещению по процедуре оценки регулирующего воздействия документ о передаче товаров (работ, услуг, имущественных прав) (корректировочный документ), который может использоваться как:
•счет-фактура (корректировочный счет-фактура), выставляемый продавцом, и являющийся подтверждением права на вычеты НДС;
•счет-фактура (корректировочный счет-фактура) с расширенным набором реквизитов, позволяющих применять электронный документ как для вычетов НДС, так и в качестве первичного учетного документа, соответствующего требованиям закона о бухучете для целей бухучета;
•первичный учетный документ для оформления факта хозяйственной жизни в виде передачи товаров (работ, услуг, имущественных прав) с набором реквизитов, удовлетворяющим требованиям к показателям первичного учетного документа.

Фактически этих документов достаточно для всех случаев передачи между хозяйствующими субъектами любых видов ценностей.

Универсальность разрабатываемых форматов определяется включением в них элементов "свободных полей", которые могут заполняться налогоплательщиками наименованиями любых учитывающих специфику оформляемого события дополнительных реквизитов (50 символов) и значениями этих реквизитов (2000 символов). Кроме того, налогоплательщикам предоставляется возможность включения в первичный учетный документ отдельного файла любой структуры и вида, реализующего возможность отражения в документе более полной информации о факте хозяйственной жизни.

В ранее рекомендованных ФНС форматах товарной накладной (ТОРГ-12) и акта приемки-сдачи работ предусмотрены аналогичные возможности (до 2000 символов с возможностью использования отдельного файла).

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: ЭЦП