Принтерам и МФУ есть место в современном электронном документообороте

Руководитель отдела отраслевого маркетинга «Xerox Евразия» Елена Бритвина в контексте этого направления автоматизации деловых процессов говорит о том, что спросом пользуются не только мощные комплексные системы, но и средства автоматизации отдельных составляющих документооборота. Компании могут выбирать наиболее оптимальный для них вариант решения конкретных задач из большого спектра программных инструментов для автоматизации ежедневных рабочих процессов, включая такие необычные разработки, как конструктор персонализированных приложений для МФУ. Она также отмечает, что решения для управления документооборотом часто внедряются в рамках проектов по аутсорсингу печатной инфраструктуры, нацеленных на повышение эффективности бизнес-процессов.

Директор по развитию бизнеса и маркетингу Konica Minolta Business Solutions Russia Жамиля Каменева уверена, что для создания структурированного документооборота любой компании не обойтись без программно-аппаратных средств, в том числе без устройств сканирования, копирования и печати. Последним ИТ-отделы часто уделяют недостаточно внимания, по-прежнему считая данный вид внутренних процессов чисто расходной статьей, хотя практика последних десяти лет показывает, что именно принтеры и МФУ часто являются важнейшей частью документооборота, обеспечивая повышение эффективности не только бизнес-процессов в целом, но и работы отдельных сотрудников.

Менеджер по развитию категории корпоративных продуктов систем печати департамента персональных систем и устройств печати российского представительства HP Михаил Сорокин отмечает, что, как это ни странно, но именно иностранные компании, работающие в России, более активно используют такие инструменты. Большинство же отечественных заказчиков еще только присматриваются и оценивают перспективы их применения. При этом он отмечает, что во время периодов неопределенности в нашей экономике, в котором мы находимся и сейчас, активность российских компаний резко выросла. «Можно с уверенностью говорить о том, что приобретение решений перешло из раздела уникального в раздел общепринятого, как одного из базовых элементов дизайна инфраструктуры предприятий и организаций», — считает эксперт.

Говоря о перспективах средств работы с бумажными носителями, Жамиля Каменева отмечает, что, несмотря на реальную тенденцию более широкого использования документов в цифровом виде (начиная от перевода государственных услуг в электронный формат взаимодействия до аналогичных тенденций в корпоративном сегменте), все же есть ряд факторов, которые будут поддерживать использование систем печати:

· особенности законодательства в части некоторых видов документооборота, для которых прямо указана необходимость использования печатной формы документов и последующего длительного хранения;

· существующие архивы самой разнообразной документации, которые необходимо не только хранить, но и переводить в электронный вид;

· возможность использования систем печати как внутреннего хаба, обеспечивающего интеллектуальную работу с документами непосредственно с консоли аппарата, например, выполняя функции преобразования сканированных копий в привычные форматы документов Microsoft Office.

Она выражает уверенность, что будущее корпоративных систем документооборота за решениями, которые позволят максимально интегрировать все формы документов, как электронные, так и бумажные.

«Одно из основных направлений развития технологий работы с документами — создание архитектуры офисных устройств, которая максимально приспособлена для интеграции в системы документооборота, — уверена Елена Бритвина. — Уже сейчас МФУ взяли на себя многие функции компьютера, включая обработку отсканированных изображений, отправку e-mail и загрузку документов в облачные хранилища. В будущем расширение функций офисной техники продолжится, получат дальнейшее развитие как платформенные системы, так и решения, которые позволяют разработчикам использовать МФУ в качестве офисных терминалов для работы с документами. Ещё одно перспективное направление — поставка специализированных решений для выполнения отдельных задач по автоматизации рабочих процессов».

Сегодня именно экономический фактор в первую очередь вызывает повышенный интерес перехода к подобным комплексным решениям у российских заказчиков, ведь внедрение систем мониторинга и регулирования печати в организациях и на предприятиях практически сразу снижает затраты, выделяемые из бюджета на нужды печати, считает Михаил Сорокин. Чем сложнее экономический период и тяжелее компании прикрывать дыры в своем бюджете, чем затратнее привлекать внешний капитал на развитие, тем более остро стоит вопрос о подключении подобных решений. При этом он отмечает, что современные программно-аппаратные средства позволяют обеспечивать высокий уровень информационной безопасности с учетом конкретных политик предприятия. Современное печатающее оборудование включает в интегрированном виде такие возможности, как шифрование данных, автоматическая проверка BIOS и загрузочного ПО при старте, а также всех команд при их исполнении в режиме регулярного мониторинга, это создает мощную преграду не только случайным, но и целенаправленным попыткам задействовать элементы печати документов в качестве мостика для утечки конфиденциальных данных.

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: электронный документооборот