Проблемы традиционных СЭД. Комплексный подход системы CоmpanyMedia к их решению

Автор: Вадим Ипатов
06.09.2013
Основные проблемы СЭД связаны с лавинообразным увеличением объемов электронных документов. Это следствие растущих возможностей обработки данных, увеличения номенклатуры и размеров документов. Число создателей цифрового контента тоже стремительно увеличивается. Одновременно растут и требования к числу и сложности функций и процедур обработки документов, к способам их нахождения, формам предоставления потребителю.

Главное следствие стремительного увеличения объема критически важных для организации документопотоков — проблема своевременного нахождения нужной информации в общекорпоративном контенте. Трудность нахождения часто ведет к тому, что информация рассеивается по файловым системам, локальным дискам, базам данных — люди сохраняют ее там, где им удобно. И такое поведение пользователей порождает новые проблемы:

хранение информации во множестве хранилищ затрудняет общий доступ к ней;
данные заперты в системах. Новым сотрудникам приходится тратить массу времени на то, чтобы разобраться, где находятся нужные им данные;
поиск информации осложняется требованиями к безопасности — при поиске информации система должна учитывать права доступа к контенту и правила авторизации, чтобы пользователь не мог получить документ, закрытый для него, или даже узнать о его существовании.
Кроме того, работа СЭД в условиях увеличения объемов данных и роста требований к функциональности приводит к росту нагрузки на систему и, как следствие, падению производительности.

Чем крупнее компания, которую обслуживает СЭД, тем больше вероятность, что система в определенный момент перестанет быть масштабируемой, не сможет справиться с нагрузками. Эти проблемы особенно болезненны для компаний с территориально и организационно распределенной структурой.

Подобные трудности приводят к неудовлетворенности пользователей, поскольку процесс работы в системе становится сложным и медленным.

Еще одна особенность, связанная с внедрением СЭД: электронный документооборот зачастую подстраивается под требования делопроизводителей, которые ориентируются на правила работы с бумажными документами. Это приводит к очередной проблеме — в электронную среду механически переносятся бумажные технологии и регламенты. В итоге возможности электронного документооборота используются не полностью, а бизнес-специалисты вынуждены отрываться от основной деятельности и тратить время и силы для участия в чуждом им процессе документирования.

Продолжает оставаться актуальной проблема обеспечения безопасности данных, растет противоречие между простотой создания и изменения электронного документа и сложностью обеспечения его сохранности (гарантии подлинности, целостности, достоверности, аутентичности).

Объективно разным категориям пользователей нужна от СЭД разная функциональность и свой, желательно индивидуально настраиваемый интерфейс. У руководителя, делопроизводителя и бизнес-специалиста своя специфика работы и свои требования к рабочему месту.

В новой версии системы CompanyMedia мы постарались решить наиболее критические из современных проблем СЭД. Вот основные компоненты системы, которые позволили это сделать.

Благодаря персональным коллекциям документов (ПКД) контент приближается к его потребителю. Ускоряется нахождение необходимой информации, растет производительность.

Суть ПКД заключается в том, что для каждого участника документооборота формируется коллекция индивидуального пользования, которая наполняется облегченными копиями документов из всего хранилища СЭД. Эти копии жестко связаны с оригиналами, их главная задача — обеспечить ссылку на исходный документ. При этом копия содержит достаточно информации об исходном документе, чтобы можно было легко и удобно найти и идентифицировать его. При таком подходе права доступа к документу вычисляются однократно — при помещении ссылки на документ в персональные коллекции. Корпоративные справочники также обрезаются до небольшого круга объектов, с которыми обычно работает пользователь (внутренние и внешние контакты, шаблоны документов и пр.).

На основе ПКД появляется возможность гибко настраивать интерфейс пользователя. Прежде всего ПКД позволяют организовать работу любого сотрудника с учетом методологии Getting Things Done (“Доведение дел до завершения”), что обеспечивает быстроту и эффективность управления деловыми задачами. Далее персонализация интерфейса распространяется на внешний вид, расположение панелей, способ представления информации.

Адаптивный кейс-менеджмент (АСМ) — способ организации работы, наиболее близкий к реальным рабочим процессам при решении задач, связанных с управлением. В фокусе этого подхода — не документ и его исполнение, а достижение результата. АСМ позволяет руководителям и бизнес-специалистам максимально использовать возможности электронного документооборота, не копируя сценарии работы делопроизводителей.

Социальные инструменты позволяют дополнить традиционную иерархическую структуру сетевыми (горизонтальными) связями. Сетевые коммуникации — это возможность оперативно взаимодействовать для сотрудников разных подразделений, объединенных общей задачей (кейсом).

Мобильность, доступ к своим документам и информации из любого места — обязательное требование в современном мире. Возможность удаленной работы обеспечивают мобильные рабочие места CompanyMedia на планшетах (iPad) и смартфонах.

СЭД CompanyMedia продолжает поддерживать задачи документирования, обеспечивает единую корпоративную архитектуру, безопасность информации, ее хранение. При этом взаимодействие с системой становится дружественным, интуитивно понятным, удобным и, как следствие, эффективным. СЭД становится инфраструктурой, удобным сервисом документационного обеспечения повседневной работы всех категорий сотрудников и руководителей.

Автор статьи — заместитель генерального директора компании “ИнтерТраст” по развитию бизнеса.

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: СЭД