ПТК начинает внедрять электронный документооборот в работе с партнерами.

Еще в прошлом году ПТК начала сохранять в электронном виде документы бухгалтерского учета — акты, счетафактуры и накладные для своих партнеров — в Хранилище документов, организованном на сайте www.ptk.ru. Здесь наши партнеры могут искать и просматривать интересующие их документы за период работы с ПТК (сейчас на сайт выгружен архив документов с 01.01.2013 года). Данную услугу мы решили дополнить возможностью подписания документов электронноцифровой подписью, что позволит осуществлять полноценный электронный документооборот.

"Уже не одно десятилетие документы готовятся с помощью компьютера в электронном виде. Затем они распечатываются, то есть переводятся на бумажный носитель, подписываются, а затем сканируются и вновь переходят в электронный вид для последующего хранения. Мы живем в XXI веке, и современные технологии позволяют исключить из бизнес-процессов лишние бумажные операции и сделать весь документооборот электронным, — рассказывает генеральный директор ЗАО "ПТК" Андрей Михеев. — Внедрение электронного документооборота позволит нам сократить прямые и косвенные издержки на подготовку документов, сократить сроки закрытия отчетных периодов, увеличить эффективность и прозрачность обмена первичными документами между компаниями. Мы надеемся, что и наши партнеры почувствуют преимущества электронного документооборота перед бумажным, и наши взаимоотношения перейдут в совершенно иную плоскость".
Отметим, что переход на электронный документооборот — это не только экономия ресурсов на подготовку документов. Это еще и экономия косвенных издержек наших партнеров — за закрывающими документами компания направляет своего сотрудника как минимум 1 раз в месяц. Учитывая географию расположения офисов, пробки на дорогах, а иногда и ожидание подготовки документов, процесс их получения может занять половину рабочего дня — рабочего дня вашего сотрудника и/или служебного автомобиля! А услуги электронного документооборота для вас совершенно бесплатны. Экономия — и времени, и расходов — очевидна.
Работа с электронным документооборотом — это еще и более надежно. Выгруженные в хранилище ПТК документы будут храниться бессрочно, в системе оператора ЭДО — по законодательству минимум 5 лет. И что важно — документ может копироваться в электронной форме, храниться в разных местах, но при этом оставаться оригиналом. Все это позволит создать структурированный реестр документации, предотвратить потерю документов, повысить скорость их поиска, а также предоставить гибкий аналитический инструмент для получения необходимой информации.
Важным шагом по внедрению ЭДО стало разрешение Федеральной налоговой службы подписывать электронно-цифровой подписью счета-фактуры. Кроме того, многие государственные органы (Федеральная налоговая служба, Фонд социального страхования, Пенсионный фонд России) рекомендуют, а в некоторых случаях и обязывают предприятия сдавать отчетность строго в электронном виде. Поэтому переход на электронный документообмен рано или поздно затронет все компании. Для тех, кто уже перешел на электронный документооборот, сдача отчетности на бумаге и личное посещение данных органов ушло в прошлое. Сегодняшний день — это электронный документооборот по телекоммуникационным каналам связи с электронно-цифровой подписью. Большинство операторов, отвечающих за электронное сообщение между контролирующими органами и предприятиями, предлагают возможность перед отправкой отчетности проверить ее на соответствие формату, что дает гарантию принятия документа госорганом.
Чтобы стать участником ЭДО, необходимо, чтобы у компании-партнера была электронно-цифровая подпись. У 95% компаний Северо-Запада такая подпись есть, так как они взаимодействуют с налоговыми органами. Мы приглашаем все компании подключиться к электронному документообороту и готовы в этом помочь. На первоначальном этапе ЭДО затронет первичную бухгалтерскую документацию, на втором этапе электронным образом можно будет выгружать и другие документы — договоры, гарантийные письма и т.д. Если компания-партнер еще не работает электронным образом, обмен документами производится.

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: электронный документооборот