"ИнтерТраст" - Система электронного документооборота для страховой компании

В ОАО СК "Согаз-Мед", одной из трех крупнейших страховых медицинских компаний Российской Федерации, специализирующихся на осуществлении обязательного медицинского страхования, внедрена система электронного документооборота CompanyMedia. В качестве основных целей ее установки руководство организации обозначило переход от традиционного бумажного внутреннего документооборота к автоматизированной работе с документами основных участников бизнес-процессов ОАО СК "Согаз-Мед", организацию эффективного электронного взаимодействия между сотрудниками разных отделов и даже филиалов, повышение контролируемости и управляемости исполнения деловых задач.

Решение о выборе СЭД CompanyMediaбыло продиктовано целым рядом причин: богатым функционалом системы, широкими возможностями ее развития и масштабируемости в дальнейшем (что особенно ценнов условиях постоянно возникающих у СК "Согаз-Мед" новых бизнес-задач). Кроме того, были приняты во внимание такие характеристики системы, как отраслевая независимость, успешная работа в территориально распределенной среде (в связи с тем, что страховая компания обладает весьма разветвленной структурой: ее региональная сеть насчитывает более 305 подразделений на территории 40 субъектов Российской Федерации).

Внедрение CompanyMedia было осуществлено силами сотрудников разработчика системы – специалистами компании "ИнтерТраст".

В рамках проекта внедрения системы на рабочие места пользователей центрального офиса были установлены модули "CompanyMedia-Делопроизводство" и Центр отчетов, в результате чего уменьшились общие трудозатраты на организацию делопроизводства и обработки документов, контроль исполнения приказов, распоряжений и поручений по ним, аналитическую обработку документов, получение статистических данных; модули "CompanyMedia-Договоры", "CompanyMedia-Нормативно-распорядительные документы", "CompanyMedia-Обращения граждан", "CompanyMedia-Поручения", с помощью которых была оптимизирована и ускорена работа с документами Согаз-Мед.

Установка и настройка системы были завершены в течение двух месяцев. Параллельно было проведено обучение будущих пользователей системы, а также администратора, который в дальнейшем сможет самостоятельно обеспечить внедрение системы в региональных подразделениях, работы по запуску СЭД в промышленную эксплуатацию.

Сегодня система функционирует на рабочих местах 100 делопроизводителей, руководителей и рядовых сотрудников московского филиала. Предполагается, что впоследствии функциональность системы будет распространена более чем на 150 рабочих мест специалистов региональных филиалов.

Внедрение системы позволило сократить временные затраты большинства сотрудников компании по части работы с документами почти на две трети, эффективно выполнять полученные распоряжения (в компании активно используются напоминания и оповещения системы о приближающемся сроке выполнения того или иного поручения, о просроченных делах), что значительно повысило общую исполнительскую дисциплину, обеспечило четкость работы и прозрачность всех поручений.

В будущем с помощьюСЭД CompanyMediaтакже планируется практически полностью решить проблемы при взаимодействии головного офиса с региональными филиалами компании (большое количество времени на пересылку документов, их согласование и пр.; потеря документов или доставка неверном адресату, а в связи с этим снижение оперативности реагирования на события).

Внедрение СЭД CompanyMedia – далеко не первый опыт работы с крупнейшими компаниямистраховой отрасли. В частности, проект организации электронного документооборота был осуществлен для известнейшей страховой компании "Макс" и др. Решение для этой организации также было основано на СЭД CompanyMedia.

Проект в СК "СОГАЗ-МЕД" в 2012 году продлится. В рамках проекта планируется организовать 180 пользовательских мест.

Страховая компания "СОГАЗ-МЕД" — одна из трех крупнейших страховых медицинских компаний Российской Федерации, специализирующихся на осуществлении обязательного медицинского страхования (ОМС). Создана в 1998 году по решению Совета директоров ОАО "Газпром".В настоящий момент количество застрахованных СК "СОГАЗ-МЕД" составляет 12,9 млн. человек, региональная сеть насчитывает более 305 подразделений на территории 40 субъектов Российской Федерации.

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: автоматизация, электронный документооборот