"КС-Консалтинг" автоматизировала документооборот в ООО Управляющая компания «Изумрудная страна»
На официальном сайте компании «КС-Консалтинг» опубликовано описание проекта внедрения СЭД «ДЕЛО» в ООО УК «Изумрудная страна».
Заказчик
Ассоциация сельхозтоваропроизводителей и сельхозтоваропереработчиков «Изумрудная страна» - крупнейших агрохолдинг в Алтайском крае. В составе ассоциации - 51 предприятие, территория их расположения - 29 районов края. Направления деятельности компаний, входящих в ассоциацию – производство сельскохозяйственной продукции, пищевые производства, зернопереработка, туризм, общественное питание, оптовая и розничная торговля. В составе ассоциации – 4 маслосырзавода, Бийский сахарный завод, ЗАО «Алтайспиртпром» (Бийский спиртзавод), три элеватора. Функционирование АСС «Изумрудная страна» обеспечивает Управляющая компания.
Исполнитель
ООО «Корпоративные системы – Консалтинг», г. Барнаул.
Задачи проекта
Автоматизация документооборота в ООО Управляющая компания «Изумрудная страна».
Сроки реализации проекта
I этап – март-апрель 2014 года.
Ситуация к началу реализации проекта
К особенностям функционирования УК агрохолдинга «Изумрудная страна» относится необходимость отработки и учета большого количества документов, связанных с урегулированием финансовых обязательств предприятий, входящих в состав ассоциации. Значительную часть документооборота составляет переписка с финансово-кредитными учреждениями и судами по вопросам погашения кредитов, а также реструктуризации задолженности. Данная категория документов предполагает обязательное исполнение предписанных действий, а нарушение сроков ведет к серьезным финансовым и правовым последствиям.
Долгое время предприятия, входящие в состав холдинга, вели документооборот самостоятельно. В большинстве случаев входящие документы, в том числе поступающие из судов, системно не регистрировались, а сроки их исполнения централизованно не отслеживались. Это приводило к потерям многих документов, пропуску сроков, вследствие чего холдинг терпел убытки.
Для урегулирования этой ситуации было принято решение о централизованной регистрации всех входящих документов в Управляющей компании. Регистрация была организована в бумажном журнале. После регистрации документы поступали к руководителям подразделений УК, которые определяли исполнителей и контрольные сроки. В данной системе не был предусмотрен централизованный контроль исполнения документов, а соблюдение сроков зависело только от исполнителей, которые также не фиксировали где-либо плановые даты. Таким образом, выполнение юридически значимых действий, имеющих правовые и финансовые последствия, в значительной степени зависело от субъективного («человеческого») фактора.
Внедрение журнальной формы регистрации фактически явилось единственным организующим элементом в управленческом документообороте УК. Каких-либо единых требований и правил регистрации документов сформировано не было: инструкция по делопроизводству и иные документы по вопросам организации документооборота отсутствовали.
Все входящие документы сканировались, но при этом база данных с возможностью поиска в ней не была создана. Остро стоял и вопрос хранения бумажных документов. В УК отсутствовала номенклатура дел, которая бы позволяла формировать дела по категориям и в соответствии со сроками их хранения. Переписка (входящие и исходящие документы) формировалась в дела только частично, причем без единого принципа.
Первый этап проекта
Выбор программного обеспечения и определение компании-исполнителя проекта УК «Изумрудная страна» сделала по результатам мониторинга профильных изданий, размещающих новостные материалы о реализованных проектах создания систем электронного документооборота, а также сайтов разработчиков программного обеспечения. Учитывая специфику документооборота УК, важными требованиями к СЭД стали возможность автоматизации регистрации и четкого отслеживания сроков. В результате была выбрана СЭД «ДЕЛО» компании ЭОС (Москва).
Реализация проекта предполагала решение на первом этапе следующих задач:
разработка схемы движения документов;
организация централизованной регистрации документов в системе электронного документооборота со сканированием и прикреплением электронных образов к РК;
создание системы контроля исполнения документов с использованием СЭД.
На первом этапе были приобретено несколько лицензий на СЭД «ДЕЛО» и подсистему «ДЕЛО-Web». Специалистами компании «КС-Консалтинг» было проведено обследование УК, на основе которого разработаны схемы движения документов.
Объектами автоматизации стали входящие и исходящие документы, а также организационно-распорядительные. Первыми пользователями СЭД стали делопроизводитель, помощник руководителя, юрист, финансовый директор и пользователь из совета директоров. Для всех пользователей были определены права доступа в соответствии с исполняемыми обязанностями с ограничениями по конфиденциальным документам.
Регистрация всех документов в СЭД была организована централизованно. Была организована автоматическая передача в СЭД для регистрации писем, пришедших по электронной почте (УК использовала MS Outlook). Средствами системы «ДЕЛО» организован в электронном виде контроль исполнения документов и формирование почтовых реестров.
В рамках первого этапа проекта также было проведено обучение пользователей и технолога СЭД «ДЕЛО».
Перспективы проекта
Сейчас СЭД «ДЕЛО» на автоматизированном участке документооборота работает в обычном режиме. В ближайшее время планируется увеличение числа пользователей – будут подключены все ключевые участники документооборота.
Также планируется автоматизировать работу с проектами документов (договоры купли-продажи и оказания услуг), вынесение резолюций в Совете директоров.
Кроме этого, планируется разработка номенклатуры дел и внутреннего регламента работы с документами.
Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)
Тематики: Интеграция, ПО