Реальный электронный документооборот — это вполне возможно

Автор: Андрей Колесов
12.11.2013
За последние пару лет тема “выхода за границы традиционных СЭД” развивалась так стремительно, что сегодня порой складывается впечатление, что она охватывает чуть ли не всю сферу прикладных корпоративных систем. В каком-то смысле, с формальной точки зрения, такая расширительная трактовка сферы СЭД/ECM вполне оправданна, поскольку фактически все информационные ресурсы состоят из тех или иных документов (правда, тут можно столкнуться с вечным вопросом “что есть документ?”), а объемы информации в ИТ-системах растут, причем не в разы, а на порядки, главным образом за счет неструктурированного (точнее — нечислового) контента. Но с позиций здравого смысла такая гонка за “расширением границ” просто вредна, поскольку смешение всего и вся в одну большую кучу не позволяет переходить от общих слов о пользе ИТ к обсуждению реальных практических проблем и конкретных прикладных задач.

Все это хорошо было видно на недавней ECM-конференции, проведенной AHConferences, которая началась с обсуждения круга актуальных вопросов, и в качестве потенциальных тем для разговоров был обозначен необъятный спектр вопросов, включая и Big Data, и обмен электронными данными (EDI), и упражнения с электронными счетами-фактурами (e-invoicing), и многое другое. Но, к счастью, собравшиеся приняли предложение ограничиться традиционными рамками тематики управления корпоративным контентом и более того, в разговорах следовать принятой в мире категоризации задач, отделяя, например, вопросы управления Web-сайтами от проблем долгосрочного архивного хранения записей.

Конкретика обсуждения появилась уже в первом докладе, в ходе которого главный ECM-архитектор компании “Логика бизнеса” Олег Бейлезон в качестве одной из наиболее актуальных задач обозначил проблему модернизации и развития установленных в организациях СЭД, которая довольно часто решается путем радикальной замены используемых СЭД-решений на продукты других поставщиков. В целом тема эта давно известна и актуальна, в общем-то, для любых прикладных ИТ-систем (ERP, CRM и пр.). Тут все очевидно: организация выбирает продукт для “сегодняшнего дня”, но круг задач и число пользователей быстро растут и вскоре обнаруживается, что ПО, оптимальное для проектов класса SMB (малый и средний бизнес), не годится для Entreprise (корпоративный сектор). Правда, в силу специфики прикладной области СЭД “аппетиты” их заказчиков растут намного быстрее, чем у тех же пользователей ERP, и потому они “заходят в тупик” тут гораздо чаще и быстрее.

Однако бывают и совсем иные причины смены платформы, и такой пример был неожиданно приведен на конференции. Речь зашла о проекте замены использовавшейся в МТТ унаследованной СЭД на новую систему, а именно на решение на базе IBM Lotus Notes. При этом сам заказчик (его представитель рассказывал об этом проекте еще в начале сентября на конференции Russian Enteprise Content Summit) объяснял это ограничениями используемого ПО с точки зрения развития функционала и масштабирования системы. Довод вполне понятный, если бы речь шла об управлении учетом документов с помощью Excel. Но нюанс заключался в том, что в МТТ “до того” использовалась платформа EMC Documentum, которую при всех возможных ее недостатках заподозрить в ограничениях по функционалу и производительности довольно сложно.

Причина же смены используемой системы кроется довольно часто (как и в этом случае) совсем в другом — она скорее находится на стороне заказчика, а не поставщика: доработка базовой платформы “под себя”, причем в слабо контролируемом режиме (например, без надлежащего документирования действий программистов) зачастую приводит к полной потере управляемости используемой системы и как результат к необходимости начинать все с самого начала, с чистого листа. А выбор “с чистого листа” в пользу “старой доброй” Notes был обусловлен не только техническими и стоимостными параметрами базовой системы, но и тем, что российский партнер смог предложить заказчику не просто западную платформу, но и собственное тиражное решение на ее основе.

В качестве решения проблемы “развития за разумные деньги” Олег Бейлезон предложил возможность использования СЭД-решений на базе СПО, но такой вариант был воспринят аудиторией весьма скептически с известной аргументацией, что всем известно, где лежит бесплатный сыр.

Комплексность задач ECM была хорошо показана в докладе административного директора компании “АльфаСтрахование” Ольги Бужинской. В качестве основных компонентов информационной системы этой страховой организации она выделила сайт (включающий в свою очередь внутренние и внешние разделы), общекорпоративные ресурсы, специализированные приложения, СЭД, средства мониторинга информации Центробанка и модули взаимодействия с партнерами. Для обеспечения такой разнородной ИТ-системы, конечно же, требуются различные ИТ-решения, и тут на передний план выступают задачи интеграции, которые должны решаться на основе ряда базовых принципов: открытость, персонификация, безопасность, полнота, отсутствие дублирования, однозначность трактовки.

Впрочем, реальная жизнь обычно развивается эволюционно, без подходов типа “старый мир разрушим, а потом…”, поскольку главного принципа использования ИТ — обеспечения непрерывности бизнеса — никто не отменял. Именно этот тезис был одним из главных в выступлении заместителя начальника управления ИТ “Группы Полюс” Василия Долгова, который рассказал о развитии управления информацией в своей компании в докладе под названием: “От классического документооборота до системы управления информационными ресурсами”. Тут нужно напомнить, что “Группа Полюс” (больше известная под своим старым названием “Полюс Золото”) — это ведущий российский золотодобытчик, входящий в число крупнейших золотодобывающих компаний мира по запасам минерально-сырьевой базы и объемам производства. С точки зрения ИТ особенностью компании является не просто распределенная структура организации, но очень сильно распределенная, причем многие ее подразделения находятся в местах, куда “только самолетом можно долететь”. Именно поэтому коммуникационная сеть “Группы Полюс” построена в основном на использовании спутниковой связи.

Информационно-документационная система компании в последние годы развивалась двумя во многом параллельными путями: с 2007-го на базе продукта DocsVision для решения задач классического регламентированного документооборота (приказы, учет входящих-исходящих, контроль исполнения, согласование договоров и пр.), а в 2008-м с помощью Microsoft SharePoint стали создавать именно ECM-систему для общего коммуникационного пространства, в котором могли бы взаимодействовать между собой все сотрудники предприятия, можно было бы хранить самую разнообразную неструктурированную информацию, размещая ключевые документы в соответствующих рабочих областях, обеспечивая совместную работу над проектами внутри компании и т. д. Как пояснил Василий Долгов, в качестве альтернативных вариантов при выборе ECM-платформы рассматривались предложения OpenText и IBM; выбор в пользу SharePoint был сделан во многом из-за более простых возможностей адаптации системы к специальным требованиям заказчика, в том числе в отношении пользовательского интерфейса. В результате почти шестилетней работы над этим проектом SharePoint, которую поначалу больше рассматривали как коммуникационную среду, превратилась именно в систему, создающую единое информационное пространство с интеграцией в нее как внутренних решений (“1С”, DocsVision и др.), так и внешних приложений и ресурсов. Именно ECM-платформа выполняет такие важные функции, как автоматическая категоризация документов, управление правами доступа, обеспечение безопасности и поддержка территориально-распределенного обмена данными в условиях нестабильных каналов связи с низкой пропускной способностью.

На сегодня одной из основных проблем перехода к “настоящему” электронному документообороту является обеспечение архивного хранения электронных документов. О том, что задача эта вполне решаема, рассказала вице-президент по управлению банковскими операциями финансовой группы (ФГ) “Лайф” Елена Петрова. Реализованный в этой ФГ, объединяющей ряд банков и компаний, электронный архив валютного контроля позволяет хранить документы валютного досье в электронном виде, причем это относится и к документам, представленным клиентами на бумажных носителях. В целом внедрение такой системы позволило, по мнению г-жи Петровой, повысить скорость и качество обслуживания клиентов, снизить операционные риски для банка и цены для заказчиков на услуги валютного контроля, улучшить технологичность деловых процессов.

“Дал поручение и забыл” — именно так была обозначена цель проекта по внедрению интеграционных решений для документооборота и принятия управленческих оперативных решений в строительной группе ПИК. Руководитель аппарата президента ГК ПИК Юрий Дегтярев определил его ключевые задачи:

создание программной среды, которая минимизирует или исключает для сотрудника возможность не исполнить данное ему получение;
возможность для руководителя в любой момент времени проконтролировать ход исполнения поручения;
оценка KPI сотрудника в плане исполнительской дисциплины при работе с документами.
Старт проекту был дан в мае 2010-го, полноценная промышленная эксплуатация идет с января этого года. В системе, реализованной на базе платформы DocsVision, сейчас работает 1300 пользователей. За прошедшие десять месяцев через систему прошло 45 тыс. поручений, 3800 просьб (неформальные обращения подразделений друг к другу) и 54 протокола верхнего уровня.

В целом представленные на конференции доклады отразили довольно широкий спектр прикладных задач, решаемых с помощью СЭД, возможность и эффективность создания комплексных систем управления информационными ресурсами. Весьма характерно, что никто из выступавших не отметил в качестве серьезных препятствий проблемы с нормативно-законодательными требованиями. Эта тема была отдельно поднята на заключительной дискуссии, однако вывод оказался таким: вопросы есть, но они решаемы. Тем самым был еще раз подтвержден известный тезис: “кто хочет — тот делает, кто не хочет — ищет причину, чтобы не делать”…

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: электронный документооборот