RECS 2013: есть ли в России электронный документооборот?

Автор: Сергей Бобровский
16.09.2013

Таким экзистенциальным вопросом в своем пленарном докладе на Russian Enterprise Content Summit 2013 (RECS 2013) задался Владимир Баласанян, председатель совета директоров компании “Электронные Офисные Системы”. Что нам надо сделать, чтобы электронный документооборот стал повсеместным, удобным и общедоступным? Автоматизация документооборота ведётся в нашей стране ещё с 1980-х, внедрены тысячи промышленных СЭД , охватывающие сотни тысяч рабочих мест, ежегодно ими пользуются миллионы пользователей. Сегодня СЭД успешно адаптируются к облакам и мобильным технологиям, удачно удерживаются в русле передовых трендов. Но при этом нельзя забывать, что СЭД — это по сути автоматизация делопроизводства, поэтому такие системы должны обязательно поддерживать как электронный, так и бумажный документооборот. СЭД на выходе “выдаёт”, как правило, бумажный подлинник документа, поэтому она должна поддерживать бумажные процессы, бумажные архивы и т. п.

Наталья Львова, руководитель экспертного совета Docflow , рассказала о результатах опроса 700 с лишним специалистов по СЭД. Представленный ею данные очень показательны в том плане, что ситуация на рынке СЭД в частности, как и на рынке КИС в целом, остаётся на уровне 10-, а то и 20-летней давности. Судя по озвученным оценкам, компании всё так же не понимают, чего они хотят от СЭД, а 52% не могут оценить (фактически — измерить) эффективность внедрения. Для 55% очень важны простота и удобство системы. Чуть более половины респондентов уже используют мобильный доступ к СЭД, и ещё 20% в ближайшее время к ним добавятся. При этом до 40% важных для бизнеса документов в СЭД не попадает — из-за того, что при внедрении учитываются далеко не все бизнес-процессы в организации, считает г-жа Львова. Абсолютное большинство опрошенных мечтает об интеграции, уходе от лоскутной автоматизации, “единой точке входа” в КИС. Очень востребована в СЭД такая прозаичная вещь, как поиск: в Интернете сегодня искать проще, чем в своей системе. При этом экспоненциально растут объёмы неструктурированных данных, поэтому востребован смысловой анализ информации в СЭД.

Олег Бейлезон, главный ECM-архитектор компании “Логика бизнеса 2.0”, коснулся темы социализации в управлении корпоративным контентом. Сегодня модно говорить о внедрении социальных сетей в корпоративную практику, но за счёт чего при этом должна расти продуктивность сотрудников? Налаживание горизонтальных связей, обмен информацией, повышение социального статуса, возможность поставить “лайк” к приказу начальника поработать в выходные? Главное, что дают технологии социальных сетей — это превращение информации в знания, в реальные корпоративные активы (такие же, как, например, физические серверы). В корпоративном знании можно выделить формализованную составляющую (например, служебные инструкции), и неформальную, хранящуюся в головах специалистов. Важная задача социальных систем — извлечение и распространение таких неформальных корпоративных знаний и снижение тем самым количества ключевых (незаменимых) сотрудников.

Алексей Асафьев, коммерческий директор “НЦПР”, уточнил планы развития в России системы Pentaho — мощной платформы для интеграции данных и бизнес-анализа. Коммьюнити-версия, распространяемая под свободной лицензией, сама по себе достаточно популярна, а корпоративная версия весьма демократична по цене, позволяя сэкономить до 90% в сравнении с проприетарными продуктами аналогичной функциональности. Связано это, в частности, с льготной спецификой налогообложения систем, построенных на базе СПО. В настоящее время на весьма выгодных условиях строится партнёрская сеть по продвижению коммерческой версии Pentaho, и к этому процессу приглашаются все заинтересованные лица.

К RECS разработчики Pentaho приурочили анонс пятой версии аналитической платформы Business Analytics, включившей 250 нововведений. Она позволяет, в частности, изучать данные из множества источников в рамках “единой картинки”, что крайне важно для успешного поиска скрытых шаблонов и зависимостей. Добавлен также REST API для сторонних разработчиков, расширена поддержка NoSQL СУБД MongoDB. Кроме того, Pentaho активировала переговоры с компанией Splunk по интеграции своих технологий с её решениями по обработке больших данных.

Весьма экстремальным получилось итоговое обсуждение перспективных направлений развития СЭД. Ведущий темы обозреватель PC Week/RE Андрей Колесов отметил, что облачные технологии сегодня привносят новый уровень сложности в процессы внедрения и эксплуатации СЭД, отмечается достаточно высокий уровень непонимания темы. Но так как сами облачные технологии, безусловно, несут мощный потенциал развития, надо учиться выбирать подходящие решения под конкретные технические нужды. Ведь СЭД очень хорошо “делятся” на софт и данные, а процессы документооборота далеко не самые критичные (простой на один час не страшен), поэтому они “напрашиваются” на облачную реализацию, тем паче, что данные в облаках могут легко использоваться в самых разных целях и самыми разными системами.

У данного похода нашлись, конечно, оппоненты. Так, представитель крупного провайдера с 20-летним стажем работы отметил, что в их организации за восемь лет только три фирмы обратились за облачными сервисами. Даже базу некритичных pdf-документов объёмом 600 Гб клиент не хочет хранить на серверах провайдера, хотя её облачная эксплуатация обойдётся заметно дешевле и проще, нежели на своих компьютерах. По его словам, облака сегодня совершенно не защищены, и даже такие крупнейшие организации, как НАСА, используют совсем другие технологии, никак с облачными не связанные. Тут необходимо отметить, что популярная облачная платформа OpenStack разработана именно инженерами НАСА для собственных внутренних целей, а сегодня американские аэронавты активно используют коммерческие облачные сервисы.

А вот Елена Петрова, вице-президент Пробизнесбанка (финансовый холдинг “Лайф”), подробно рассказав о мобильном клиенте для своей банковской системы, отметила, что их сотрудники используют планшеты в облаках самым активным образом. Мобильные гаджеты давно включены во многие рабочие процессы, и никаких принципиальных проблем с защищённостью и безопасностью не возникает. Солидарны с г-жой Петровой и эксперты Gartner: в ближайшие три года облачное использование КИС вырастет в двадцать с лишним раз, с сегодняшних 2% до 47% в 2015-м.

Хотя сомнения участников дискуссии хорошо понятны. Например, пока нет однозначного ответа на вопрос “если мои данные стоят миллиард, я разместил их у провайдера, и они пропали или были украдены, кто мне компенсирует потери?”. Надо отметить, что и в собственном ЦОДе вероятность сбоя и потери данных ничуть не ниже, чем у провайдера, решается же это стандартными политиками создания резервных копий. Нельзя забывать и про инсайдеров: почти всегда данные в облаках защищены от кражи куда профессиональнее, нежели в самой организации, так как хорошая информационная безопасность подразумевает наличие команды опытных специалистов, что может себе позволить далеко не каждая компания. Милан Прохаска, исполнительный директор VDEL, назвал это эффектом Сноудена — соответствующие “страшилки” были известны айтишникам ещё десять лет назад, однако только сегодня люди наконец реально осознали, что их ИТ-системы прослушивают как снаружи, так и изнутри.

Конечно, уровень SLA с надёжностью даже 99,999% далеко не всегда устроит придирчивого заказчика. Но ведь вряд ли критически важные данные занимают терабайты, их как раз можно хранить локально — и в такой ситуации гибридная облачная архитектура представляется оптимальным решением. При этом остаётся открытой тема страховки корпоративных данных в облаках. Страхование информационных рисков на Западе — общепринятая практика, в России же это пока экзотика, однако первые примеры таких подходов уже имеются, и наверняка такие сервисы со временем будут пользоваться хорошим спросом

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: электронный документооборот