RECS`2015: Как “Соллерс” автоматизировал командировочный документооборот
Об особенностях внедрения электронного документооборота в холдинге «Соллерс» на сентябрьской конференции Russian Enterprise Content Summit ‘2015 (RECS) рассказал Виктор Гудков, руководитель направления «ЭДО и Порталы» ГК «Соллерс».
«Соллерс» — территориально распределенный ходинг, одна из крупнейших автомобилестроительных компаний России, работающая в партнерстве с лидерами мировой автоиндустрии. «Почему мы занялись темой электронного документооборота? Компания большая, распределенная и динамично развивающаяся. Есть крупные совместные проекты. И вне зависимости от их числа каждое направление, связанное с обработкой информации, должно работать быстро и эффективно. Всё это заставило принять серьезный вызов», — ответил на вопрос Виктор Гудков.
По его словам, в рамках проекта ЭДО были поставлены следующие задачи:
· уменьшить время простоя при согласовании документов и обеспечить работу компании в соответствии с регламентом;
· усилить контроль над своевременным исполнением документов;
· повысить прозрачность внутренних процессов;
· автоматизировать процессы, предполагающие доступ к данным ERP-системы, и сделать прозрачной работу с этими данными;
· минимизировать число бумажных документов в компании.
«Поскольку структуры, входящие в состав холдинга, территориально распределены, найти, кто отвечает за тот или иной проект, раньше не всегда было возможно, — пояснил г-н Гудков. — Важно было повысить прозрачность внутренних процессов, так как они сквозные и затрагивают работу сразу нескольких компаний. А отследить их, когда движение документов идет на бумаге, удаётся далеко не всегда».
Теперь, когда процессы автоматизированы, организация документооборота в компании состоит из двух ключевых компонентов. Первый — система DocVision, автоматизирующая классический документооборот: входящие, исходящие, внутренние документы, договора и прочую документацию. Второй составляющей является решение, автоматизирующее процесс организации командировок.
Внедрение DocVision
По словам г-на Гудкова, система внедрялась с применением базовых средств и с минимальной кастомизацией. Её интеграция с другими ИС компании незначительна.
Проект стартовал в 2010 г. «Мы не стали охватывать весь холдинг целиком и двигались поэтапно. В результате автоматизирована работа со всеми ключевыми документами, в том числе производственными. То есть все ключевые бизнес-процессы движения документов мы охватили на одной платформе», — уточнил г-н Гудков.
На первом этапе проекта основные задачи документооборота были автоматизированы для трех ключевых предприятий холдинга. «В силу того, что на каждом предприятии свои уникальные бизнес-процессы, свои требования и своя специфика, мы выбрали решения на базе DocVision от разных поставщиков, чтобы таким образом обеспечить, с одной стороны, максимальное соответствие решения требованиям каждой компании, а с другой — возможность его дальнейшего распространения в холдинге».
Через некоторое время проект в трех компаниях был успешно завершен. В результате каждое внедрение показало свою эффективность. По словам г-на Гудкова, итог внедрений был положительным: «Бизнес-процессы в каждом из трех случаев были разными, и чтобы унифицировать внедренные решения и получить возможность дальнейшего развития всей системы, мы приступили ко второму этапу — унификации».
На этом этапе все решения были переведены на единую версию системы DocVision. Изначальные версии 4.1 и 4.3 заменены на 4.5, а решения унифицированы и настроены средствами базового функционала, что, по словам г-на Гудкова, позволило легко развивать и данный проект, и новый функционал.
Он отметил также, что в ходе второго этапа получен интересный опыт по автоматизации межкорпоративного электронного документооборота: проработаны сервисы сдачи документов на ответственное хранение ответственному провайдеру — ПРОФ-ИТ ГРУПП.
«В данный момент у нас стартует третий этап развития проекта. Наши пользователи прорабатывают возможности унификации бизнес-процессов, в частности договорного документооборота, чтобы в дальнейшем пользоваться им централизованно», — пояснил г-н Гудков.
По его словам, в ходе проекта удалось достичь:
· перехода на электронный документооборот по ключевым бизнес-процессам;
· полного контроля над движением документов в системе;
· соответствия регламенту.
«Если говорить, к примеру, о договорной деятельности, то бумажный вариант договора теперь возникает только на стадии его подписания, — рассказал г-н Гудков. — И удалось достичь установленных сроков работы с документами: договор согласуется за девять дней, а по приказам и распоряжениям срок согласования составляет пять часов».
Автоматизация командировочной деятельности
Далее г-н Гудков продолжил свой рассказ: «В прошлом году мы столкнулись с интересной задачей, которая потребовала пересмотреть подход к автоматизации документооборота. Связана она, с одной стороны, с управлением документами, а с другой — с управлением данными ERP-системы. И чтобы не менять изначально выбранный подход внедрения DocVision, мы построили дополнительное решение, направленное на задачи, смежные с автоматизацией документооборота. В частности, оно помогает управлять документами и данными из ERP-системы». Решение «ПРОФ-ИТ:Командировки», реализованное компанией ПРОФ-ИТ ГРУПП на платформе «1С», интегрировано с системой «1С» и ее модулями.
Таким образом, была поставлена и решена задача оптимизировать управление командировками, начиная с годового планирования и заканчивая отчетностью по командировочным поездкам и передачей документов в учетную систему.
«Информацию в учетную систему пользователь вводит единожды, и затем она согласуется в системе. Благодаря автоматизации нам удалось сократить сроки согласования командировок с нескольких дней, а то и недель до нескольких часов. И в итоге вся информация, которая есть в системе, выгружается в „1С:Бухгалтерию“ для проведения проводок», — пояснил г-н Гудков.
По его словам, на примере одной из дочерних компаний был подсчитан экономический эффект внедрения решения: 9 млн. руб. при автоматизации тысячи командировок. «Процесс организации командировок был спроецирован на текущий рабочий процесс одной из дочерних компаний. Мы подсчитали, сколько лишних трудозатрат компания несла до автоматизации бизнес-процессов, и лишние трудозатраты вылились в эту сумму», — отметил г-н Гудков.
В результате внедрения данного решения были достигнуты следующие результаты:
1) повысилась эффективность планирования командировок;
2) появился контроль над командировочными расходами;
3) сократились сроки согласования командировок;
4) снизились трудозатраты персонала на организацию и оформление командировок;
5) стало возможным контролировать возврат отчетных документов.
В целом, по словам г-на Гудкова, в результате автоматизации документооборота выбранный изначально поэтапный подход внедрения показал свою эффективность. Хорошо зарекомендовало себя принятое решение максимально использовать базовый функционал систем, а проявленная пользователями лояльность к вопросу автоматизации документооборота стала залогом успешного результата проекта. «В настоящий момент компания может использовать несколько решений одновременно, и хочу сказать, что зачастую этот подход оправдывает себя», — заключил он.
Тематики: Интеграция
Ключевые слова: автоматизация документооборота, электронный документооборот