RECS`2015: нормативное принуждение к электронному документообороту

В разговорах о переходе на работу с электронными документами в качестве одной из проблем (причем зачастую — главной) почти всегда называют препятствия со стороны нормативно-законодательных требований. Но, как известно, именно нормативные требования могут являться важным стимулом к более широкому использованию ИТ. Вспомним хотя бы знаменитый американский закон Сарбейнса — Оксли 2002 года, который формально ужесточил требования только к финансовой отчётности (в том числе к процессу ее подготовки) публичных компаний, но побочным следствием которого стал переход этих организаций к более широкому использованию средств управления корпоративным контентом (ECM). Пример подобного активного влияния российского законодательства на продвижение электронных документов в жизнь предприятий был приведен на сентябрьской конференции RECS’2015 в презентации руководителя отдела поддержки и развития ИС Bauer Media Group Russia Алексея Попова «Проект внедрения ЭДО — ответ среднего бизнеса на рост требований регулятора».

Bauer Media — это один из крупнейших издательских домов в Европе, активно работающий и в России. В нашей стране компания издает 70 периодических изданий ежемесячным тиражом свыше 20 млн. экземпляров, поставляя продукцию 120 оптовым клиентам в более чем 60 регионах России и других стран (несколько сотен отгрузок ежедневно). Но кроме того компания сотрудничает с десятками других поставщиков печатной продукции, получая от них для распространения их товар и передавая им на распространение свой. Причем взаимодействие с клиентами выполняется с помощью агентской модели (через посредников). Вся это сложная деловая схема поддерживается соответствующими независимыми контурами документооборота (в первую очередь — счетов-фактур), которые должны работать в синхронном режиме.

Вся эта модель в ее бумажной реализации в целом неплохо работала до 2015 г., но в этом году возникли серьезные проблемы в связи со вступившими в силу изменениями в отчетности по НДС. Они заключались в серьезном повышении требований к синхронизации данных в финансовой документации у разных участников делового взаимодействия, а также означали необходимость резкого увеличения суммарного объема документооборота. В том числе перед участниками делового взаимодействия возникла необходимость:

· согласованной доработки учетных систем агента и принципала для регистрации взаимных ссылок счет-фактур;

· создания процедур обмена, загрузки и верификации реестров счетов-фактур;

· протоколирования сложных случаев (исправительные и корректировочные счета-фактуры, различные варианты сторно);

· разработки новых регламентов обмена данными для обеспечения более жестких требований по срокам.

При этом, как подчеркнул Алексей Попов, изучение вариантов решения проблемы показало, что до сих пор остаются открытые, не до конца решенные вопросы:

· отсутствие стандарта доработки учетных систем;

· не проработана методологическая база отражения связанных операций в учете агента и принципала, нет синхронности учета счетов-фактур;

· трудности при отражении корректировочных фактур и их исправлений;

· возрастает цена ошибки — человеческий фактор приобретает особое значение;

· отсутствие ясности с обеспечением роуминга данных.

По мнению докладчика, проблема заключается в том, что практическая реализация новых нормативных требований по налоговой отчетности не должным образом проработан регулятором с методической точки зрения. В принципе новая схема отчетности вполне нормально работает при наличии синхронного учета (одинаковое количество счетов-фактур) у разных участников взаимодействия. Но при традиционной бумажной модели обмена документами такой синхронизации достичь очень сложно, особенно при большом числе участников и огромном объеме документов.

В такой ситуации фактически единственным реальным выходом является переход на электронное взаимодействие с контрагентами, что должно повысить скорость ввода документов с одновременным уменьшением ошибок ввода (исключение дублирования ввода), повысить оперативность и качество взаимодействия, перевести архив документов в электронный вид, снизить издержки на поддержку документооборота и расходы на хранение документов.

Как же намерен издательский дом Bauer Media реализовать эту идею? В этом году он начинает пилотный проект по внедрению электронного документооборота с одним из своих крупных и лояльных (готового к внедрению инноваций) контрагентов на примере обмена однотипными документами. По результатам проекта будет проведена оценка выгод и принято решение о возможности его расширения и тиражирования для работы с другими контрагентами. Конечно, тут сразу видна проблема роуминга, но Алексей Попов сказал, что их ЭДО-провайдер клятвенно обещал обеспечить такое кросс-взаимодействие.

Опубликовал: Александра Петрова (info@spbit.ru)

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: электронный документооборот, ECM