Решение на платформе Docsvision призвано ускорить согласование и подписание документов, обеспечить прозрачность бизнес-процессов и наладить взаимодействие всех подразделений.

ООО «Манхэттен Риал Эстейт Менеджмент» входит в состав группы компаний Atrium European Real Estate (штаб-квартира расположена в Амстердаме) и занимается строительством и обслуживанием крупных торговых центров в России. ООО «Манхэттен Риал Эстейт Менеджмент» управляет торгово-развлекательными центрами под торговыми знаками «Парк Хаус», «Молл Гэллери» и «Северный Молл». Всего в портфолио компании находится семь действующих торговых центров, расположенных в Москве, Санкт-Петербурге, Казани, Екатеринбурге, Волгограде и Тольятти.

Внедрение Docsvision в «Манхэттен Риал Эстейт Менеджмент» было выполнено еще в 2008 году. Однако изначально решение использовалось только как архив для хранения документов. В конце 2012 года руководством компании была поставлена задача сократить сроки согласования договоров аренды и избежать задержек в процессе подписания документов как контрагентами, так и сотрудниками в регионах и в центральном офисе компании. Кроме того, было необходимо сделать весь процесс наглядным и контролируемым. Для решения этой задачи был выбран вариант развития системы Docsvision и разработки дополнительных бизнес-процессов, необходимых Заказчику.

С осени 2012 года рабочая группа проекта со стороны Заказчика приступила к обсуждению, модернизации и формализации процесса подготовки и согласования договоров аренды. К обсуждению были привлечены специалисты компании «Программные Технологии», которые выполняли внедрение системы в 2008 году и осуществляют ее поддержку.

В ходе конструктивного общения был разработан оптимальный процесс, пригодный для автоматизации на платформе Docsvision: выделены ключевые роли процесса и их функции, разработана пошаговая схема работы, утверждены схемы согласования. Благодаря автоматизации каждого этапа, были достигнуты четкая последовательность действий всех участников процесса и контроль этих действий со стороны системы DocsVision . В соответствии с утвержденными требованиями специалистами «Программных Технологий» была выполнена настройка системы и проведено удаленное обучение пользователей.

«В рамках проекта реализован гибкий механизм работы с документами, позволяющий всем участникам процесса согласования совместно вносить правки. Вместе с этим имеется возможность сравнения версий документов, чтобы видеть, какие изменения были внесены в исходные документы», – поясняет Елена Александрович, инженер-программист компании «Программные Технологии».

На данный момент завершилась опытная эксплуатация решения во всех филиалах компании и новый функционал системы Docsvisionнаходится в промышленной эксплуатации.

О ходе проекта рассказывает IT-менеджер «Манхэттен Риал Эстейт Менеджмент» Сергей Каштанов: «Компания наша является географически распределенной. Поэтому в первую очередь мы задумали этот проект ради выигрыша во времени просто за счет исключения всяких пересылок, распечаток и сканирований промежуточных вариантов. Кроме того, руководство хотело иметь ясную картину – кто, когда и сколько времени держал документ. Поэтому поначалу задача стояла простая – автоматизировать существующий бизнес процесс согласования договоров аренды торговых помещений (их у нас в месяц проходит от 100 до 300). Однако уже в процессе обсуждения задачи «Программные Технологии» предложили несколько улучшений собственно в процедуру прохождения документов. Сейчас бизнес-процесс заработал в режиме промышленной эксплуатации. Внимания к себе со стороны администраторов система требует немного и это радует. Мы попробовали проанализировать статистику и получили достаточно неожиданные результаты, система показывает узкие места в процедуре согласования не всегда там, где их интуитивно ждешь. Но об этом, видимо, еще рано говорить, нужно накопить больше данных. Однако продукт однозначно получился полезным для компании. Кроме того, очень нравится интеграция Docsvisionсо службой каталогов ActiveDirectory и с MicrosoftOffice. Планируем до конца текущего года перевести на эту платформу весь документооборот компании, а заодно поработаем и над интерфейсом».

«От системы Docsvision мы ждали прозрачности в процессе электронного согласования документов. На данный момент любой сотрудник компании, в первую очередь руководство, может посмотреть стадию согласования или подписания, интересующего его документа; выгрузить специальный отчет, показывающий картину в целом. Поскольку система полностью и детально показывает все стадии созданных бизнес-процессов, мы имеем возможность проанализировать и понять слабые места в процедурах согласования» - подводит итог Никита Мордовец, специалист по проектам «Манхэттен Риал Эстейт Менеджмент».

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: электронный документооборот