Российское подразделение Glenmark завершило внедрение системы DirectumRX
Компания автоматизировала бизнес процесс, включающий комплекс кросс-функциональных процедур, в том числе оценку контрагентов, согласование закупочной документации, договорных документов и счетов на оплату.
ООО «Гленмарк Импэкс» – подразделение международной фармацевтической компании «Гленмарк Фармасьютикалз Лимитед» в России. Портфель лекарственных препаратов компании присутствует на российском рынке с середины 80-х годов и состоит из рецептурных и безрецептурных препаратов в основных терапевтических областях: дерматология, пульмонология, отоларингология, педиатрия и общая практика.
Деятельность компании связана с обработкой большого объема договорной документации, и с ростом клиентской базы бумажный документооборот стал слишком трудозатратным и неэффективным. Руководство «Гленмарк Импэкс» приняло решение о внедрении системы электронного документооборота. Выбор был сделан в пользу DirectumRX – система быстро развертывается, легко масштабируется и имеет простой интерфейс.
При переходе на электронный документооборот были поставлены две основные задачи:
- сократить сроки согласования контрагентов, договоров, платежей и закупочной документации;
- повысить уровень контроля и прозрачности процессов согласования документов.
Специалисты DIRECTUM автоматизировали несколько процессов с учетом требований компании:
-
Согласование и оценка контрагентов
Участники согласования вводят показатели юридической и финансовой благонадежности контрагента, а DirectumRX по заданной формуле автоматически рассчитывает его итоговую оценку. Система отслеживает срок действия проверки одобренных контрагентов и заблаговременно напоминает о сроке проведения повторной оценки.
Благодаря автоматизации процесса компания Гленмарк минимизировала налоговые и кредитно-финансовые риски.
-
Согласование закупочной документации и проведения тендера
Система DirectumRX поддерживает два маршрута согласования закупочной документации – состав согласующих определяется в зависимости от того, будет проводиться тендер или нет.
При проведении тендера тендерный комитет проводит анализ предложения, выставляет оценки поставщику и проводит голосование прямо в системе.
Пример результата голосования тендерного комитета
За счет автоматизации ускорилось проведение закупочных процедур и оценка поставщика, стал проще процесс подготовки конкурсной документации.
-
Согласование договоров и дополнительных соглашений
При инициировании процесса согласования DirectumRX автоматически проверяет комплектность пакета договорных документов. Любой документ можно выгрузить в формате PDF, а чтобы легко найти электронный документ по бумажному экземпляру, используется штрихкодирование. Сканер считывает штрихкод, и по идентифицированным данным система сама находит электронный документ.
-
Согласование счетов на оплату
После того, как бухгалтер проверил правильность оформления, счет отправляется на согласование и подписание руководителю. При работе со входящими счетами заполняется плановая дата выполнения платежа, это помогает избежать задержек по оплате. Теперь процессы проверки и согласования счетов проводятся быстрее и автоматически контролируются на соответствие правилам организации.
Для удобного поиска счетов и отчетов по счетам сформирован единый архив, что также экономит рабочее время сотрудников.
«Гленмарк – это компания, в основе деятельности которой лежат прежде всего инновации. Мы постоянно ищем возможности для совершенствования бизнес-процессов и повышения их эффективности. Предметная область автоматизации данного процесса была качественно исследована на старте проекта, в ходе работ все пожелания к системе были обработаны и реализованы командой внедрения. В результате мы получили продукт, упрощающий решение повседневных задач при работе с электронными документами на всех стадиях взаимоотношений с партнерами. Более того, DirectumRX стал платформой для дальнейшей автоматизации других процессов в нашей компании.
Интуитивно понятный интерфейс, встроенная интеграция с продуктами MS Office, продуманная справочная подсистема помогли сотрудникам быстро обучиться и адаптироваться для работы в системе», — Дмитрий Шведов, ИТ-директор Гленмарк в России.
Опубликовал: Игорь Плотников (info@spbit.ru)
Тематики: Интеграция
Ключевые слова: Directum