Российское представительство LEDVANCE сокращает расходы с Synerdocs
Ведущий производитель люминесцентных ламп в России перешел на электронный документооборот с клиентами. Интеграционное решение Synerdocs и SAP позволило предприятию сократить канцелярские затраты, а также упростить и ускорить процесс отгрузки продукции.
LEDVANCE — один из крупнейших мировых производителей инновационных осветительных приборов и интеллектуальных решений по освещению помещений. Компания имеет представительства более чем в 140 странах. В России LEDVANCE работает с 1996 года. В 2003 году компания открыла собственное производство — завод в г. Смоленске (АО «ЛЕДВАНС»).
Более 70% офисных помещений в нашей стране освещаются лампами OSRAM от компании LEDVANCE. Российское предприятие выпускает около 75 млн люминесцентных ламп в год. Помимо них на заводе производят лампы накаливания и специальные лампы, а также сопутствующее оборудование — от стартеров до светильников. Продукция выпускается под торговой маркой OSRAM и распространяется по всей России, а также экспортируется в свыше 30 государств.
Документооборот с контрагентами: от сложного к простому
С момента открытия производства увеличивалось как количество контрагентов, так и число отгрузок со склада — сообщает Дмитрий Косилов,начальник отдела сопровождения приложений АО «ЛЕДВАНС». Сейчас на заводе ежедневно обрабатывается до 150 заявок на поставку продукции.
За последние годы значительно увеличился объем бумажных документов, необходимых для отгрузки продукции, — отмечает Дмитрий Косилов. —Сотрудники логистики столкнулись со сложностями подготовки, печати и сортировки бумаг. Серьезные затруднения также вызывала корректировка документов, так как доставка исправленных версий до получателя иногда затягивалась на несколько рабочих дней. Не было и гарантии в том, что документы не будут утеряны или испорчены в пути
Руководство завода приняло решение оптимизировать процесс, в том числе за счет перехода на электронный документооборот с контрагентами. Перед предприятием встал вопрос: настроить обмен через оператора ЭДО (сервис Synerdocs) или EDI-провайдеров, решения которых уже используются в АО «ЛЕДВАНС»? Оценив правовые риски, остановились на первом варианте.
«Юридически значимый обмен электронными счетами-фактурами может быть обеспечен только в том случае, если услугу предоставляет оператор ЭДО. Именно этот фактор стал определяющим при выборе провайдера для клиента, — рассказывает специалист по работе с ключевыми клиентами Synerdocs Ираида Бакаева.
Подключение к сервису и интеграция с SAP
Проект перехода на электронный документооборот с контрагентами стартовал в 2017 году. Команда АО «ЛЕДВАНС» и Synerdocs выполнила настройку интеграции сервиса с системой SAP R/3. В качестве решения был выбран наиболее простой и надежный механизм обмена данными —через промежуточный сервер по защищенному протоколу SFTP. Сотрудник сохраняет документы в XML-формате на выделенном SFTP, затем сервис интеграции загружает их в веб-клиент Synerdocs — в раздел «К отправке», после чего пользователь может подписать и выслать их контрагенту.
«В данный момент в сервисе обмена отправляем клиентам свыше 50 документов (УПД) в месяц. Цифра небольшая, поскольку мы находимся в самом начале пути и пока перевели на электронный документооборот лишь малую часть наших клиентов — рассказывает Дмитрий Косилов. — Однако уже сейчас решение Synerdocs зарекомендовало себя как надежный и удобный инструмент оптимизации документооборота. Именно поэтому мы планируем с каждым месяцем наращивать количество клиентов, подключенных к сервису».
Преимущества обмена электронными документами уже оценили и контрагенты предприятия. В их числе сокращение расходов на бумагу, снижение износа печатного оборудования и трудозатрат на подготовку, печать и сортировку документов, а также быстрый их поиск. Кроме того, в Synerdocs есть возможность отследить текущий статус документа, а использование сервиса освобождает от необходимости физически хранить огромное количество документов — все необходимое теперь доступно онлайн.
В ближайшее время предприятие планирует перевести на электронный документооборот не только большинство клиентов, но и подключить к сервису поставщиков. Также в АО «ЛЕДВАНС» рассматривают возможность перехода на обмен электронными транспортными накладными.
Опубликовал: Игорь Плотников (info@ict-online.ru)
Тематики: Интеграция
Ключевые слова: SAP, электронный документооборот