СЭД и государство: что изменилось за прошедший год

Государственный сектор играет важную роль для всей российской ИТ-отрасли в целом, но, наверное, не будет преувеличением сказать, что его значение особенно велико для направления электронного документооборота и управления контентом (СЭД/ECM), поскольку тут государство не только выступает как один из крупнейших потребительских сегментов, но и самым активным образом участвует в его развитии в качестве регулятора рынка. Причем нужно отметить, что поскольку использование ИТ во властных структурах во многом связано именно с использованием СЭД/ECM, получается, что именно эти средства выступают как бы авангардом всей ИТ-отрасли во взаимоотношениях с государством.

Так или иначе, но гостематика остается одной из ключевых в проблематике направления СЭД/ECM, и мы регулярно обращаемся к ней , внимательно следя за происходящими здесь изменениями и тенденциями. Сейчас мы продолжаем разговор о ситуации в этой сфере с экспертами из числа ведущих поставщиков СЭД/ECM-решений, к которым на этот раз подключился также представитель государственного заказчика.

Что изменилось за последний год

Говоря “последний год”, мы имеем в виду период с мая 2012-го, когда в должность вступил вновь избранный президент страны и произошли определенные изменения в его администрации и в правительстве. Ведь давно известно, что в нашей стране такие моменты в ее истории оказывают весьма существенное влияние на ход развития общественно-экономических процессов. В данном случае стоит, конечно, обратить особое внимание на достаточно радикальные изменения в руководящем составе профильного министерства (Минкомсвязи), которые сопровождались заметной корректировкой ИТ-курса этого ведомства.

Как раз именно в этом контексте руководитель группы по работе с госсектором подразделения Information Intelligence Group компании EMC Russia&CIS Вячеслав Кадников говорит о существенном усилении за последний год внимания к теме электронного документооборота со стороны этого министерства, что проявляется, в частности, в том, что там активно обсуждаются инициативы, направленные на повышение согласованности политики государства в области управления электронными документами. В качестве позитивного момента эксперт отмечает долгожданный запуск СМЭВ, который, впрочем, проходил не вполне гладко, но все же сыграл важную роль в активизации обсуждения темы электронного межведомственного взаимодействия. Положительно оценивает он и то, что ситуация, при которой каждое министерство и ведомство самостоятельно определяет свою политику в области управления электронным документооборотом, вскоре всего, уйдет в прошлое. Правда, некоторые моменты в работе Минкомсвязи пока не очень ясны. Например, непонятно, на чем именно сосредоточит ведомство свои усилия — на выборе или разработке единой СЭД для госорганов либо на выработке единых стандартов функционирования систем, которым должны будут следовать все поставщики и пользователи. Но в то же время видно, что процессы внедрения и функционирования СЭД будут все внимательнее контролироваться со стороны министерства.

А вот директор по корпоративным проектам компании “ABBYY Россия” Дмитрий Шушкин говорит о том, что принципиальных качественных изменений в госсфере не происходит, государство просто продолжает работу по внедрению необходимых информационных систем, в том числе и СЭД. Но при этом он обращает внимание на такой тренд, как продолжающееся усовершенствование пользовательских интерфейсов информационных систем госслужащих, хотя, по его мнению, это скорее отголосок общей тенденции, связанной с переориентацией восприятия СЭД как системы контроля на восприятие ее как системы, способствующей более эффективной работе сотрудников, что и проявляется в создании более интуитивно понятных и удобных интерфейсов пользователей.

Ведущий специалист по решениям IBM Collaboration Solutions Андрей Акулов также отмечает эволюционный характер развития ситуации: “Основным изменением в области систем электронного документооборота нам видится новый уровень понимания значимости эффективного управления автоматизацией, что, в частности, вызвало растущий спрос на решения СЭД в государственных компаниях. Накопленный пользовательский опыт рождает новую волну требований к системам, и поставщики решений должны удовлетворить эти требования”.

Руководитель отдела продаж OpenText в регионе Восточная Европа и СНГ Хольгер Буркерт смотрит на ситуации в нашей стране, опираясь на большой мировой опыт своей компании, в том числе по разработке СЭД для правительственных структур: “Системы управления документами в государственном секторе развиваются по тем же законам, что и на коммерческих предприятиях, а именно — в направлении систем интегрированного управления всей информацией той или иной организации. В последнее время мы наблюдаем тенденции внедрения в государственных структурах стандартизированных систем архивирования, хранения и управления документами для поддержки и совершенствования внутреннего управления. Но обязанности государственной власти не ограничиваются внутренним управлением. Гораздо более важным для госсектора является обеспечение внешних связей с гражданами и предоставления сервисов для поддержки процессов управления, таких, например, как управление инфраструктурой коммуникаций городского жизнеобеспечения, управление работой органов охраны правопорядка, ведения расследований и т. д.”.

По мнению эксперта, системы управления документами должны также соответствовать требованиям современных мобильных коммуникаций. Граждане ожидают сегодня от органов государственной власти и управления установления такого порядка, при котором они смогут общаться и обмениваться данными с учреждениями через свои смартфоны и планшеты. Таким образом, системы управления документами должны отражать и учитывать все эти изменения и обеспечивать полнофункциональную документационную поддержку административных процессов взаимодействия и выступать как проактивный компонент этих процессов. “Другими словами, под полноценной системой управлением документами для госсектора мы понимаем систему комплексного управления всей информацией, которая обеспечивает как эффективное внутреннее управление, так и отлаженное взаимодействие с гражданами через различные каналы связи”, — подчеркивает Хольгер Буркерт.

По мнению директора отделения автоматизации деловых процессов компании “ФОРС” Василия Анфиногентова, как раз сейчас можно говорить о том, что первичный этап автоматизации процессов документооборота в госсекторе уже пройден и теперь главной задачей является развитие систем, в том числе наращивание их функционала. Но, возможно, еще более важным моментом является то, что сейчас нужна даже не автоматизация как таковая, а способность СЭД поддерживать взаимодействие с системами других организаций в электронном виде. В этой ситуации на первый план выходят интеграционные задачи, и их значимость по мере перехода к электронному правительству будет только расти. Но при этом отмечается, что разработка интерфейсов взаимодействия разнородных систем — это далеко непростое дело, по крайней мере, технологически более сложное, чем внедрение готового решения, ведь ни один проект такого рода не повторяется, поэтому здесь приходится рассчитывать исключительно на опыт и профессионализм команды внедрения.

И еще одна важная тенденция рынка — рост масштабов проектов. На базе собственного опыта эксперт отмечает, что в реализуемых региональных сегментах электронного правительства количество обрабатываемых системой запросов достигало нескольких тысяч в день, раньше такие задачи на практике не вставали. В целом можно констатировать: проекты по внедрению СЭД становятся более масштабными и сложными, нацеленными в первую очередь на обеспечение интеграции разнородных систем и ресурсов.

Развивая как раз этот аспект темы, руководитель проектов IRM Doc группы компаний “Системы и Проекты” Светлана Королева отмечает, что в государственном секторе сейчас активно внедряются системы автоматизации, но при этом данные и документы зачастую хранятся в разрозненных хранилищах, а все автоматизированные процессы ориентированы на соблюдение иерархической системы управления. По ее мнению, в Москве и в некоторых регионах государственные структуры готовы к переходу на новый уровень развития — так называемый “порог выравнивания”. В этом случае частичная автоматизация переходит в скоординированное использование СЭД, основные процессы определены и формализованы, задействованы технологические возможности для коллективной работы с документами, реализована интеграция действующих метрик с использованием соответствующих данных и оценок.

Но все же явных признаков глобальных перемен в государственной сфере не наблюдается, считает Светлана Королева: “Проблема в том, что полученная эффективность одних бизнес-процессов не поддерживается эффективностью других, в том числе более высоких по иерархии. Скажем, сбор аналитической и статистической отчетности и ее передача в Аппарат Правительства РФ до сих пор осуществляются на бумаге. Это притом, что подавляющее большинство структур собирает свою отчетность и отчеты подведомственных организаций в электронном виде и может предоставлять данные по линии МЭДО или СМЭВ. И таких примеров много. У Минтруда и Пенсионного фонда есть возможность обмена корреспонденцией по МЭДО, но сотрудники канцелярии Пенсионного фонда предпочитают распечатывать поступающую из Минтруда корреспонденцию и регистрировать ее в своей СЭД согласно Инструкции по делопроизводству, которая хоть и устарела, но действует. Или, допустим, согласование поправок в федеральные законы — сейчас это можно проводить в электронном виде. Но по привычке внутри ведомства распечатывают документ и собирают правки на бумажном носителе”.

“Классической СЭД в госсекторе давно уже никого не удивишь, — уверен менеджер продукта компании “Логика бизнеса 2.0” (ГК “АйТи”) Артем Захаров. — Основной интерес современных пользователей СЭД состоит в получении интеллектуальной системы электронного документооборота, которая позволит облегчить работу с неструктурированной информацией. Все более остро встает вопрос реализации электронных архивов, так как количество документов, накопленных в электронном виде за последние несколько лет, огромно, и на данный момент не совсем понятно, как с ними быть”.

В качестве самого заметного события на госрынке председатель совета директоров компании “Электронные Офисные Системы” Владимир Баласанян отмечает активное продвижение казанской СЭД “Практика”, главными инициаторами использования которой являются, как правило, лично руководители высшего звена, которым нравится возможность работы на популярном планшете iPad. В этой связи он обращает внимание на то, что, с одной стороны, это знаменует значительный прогресс — наконец-то широкий круг руководителей готов работать в СЭД и с электронными документами, а с другой, что рабочее место руководителя — это только “надводная часть айсберга”, судить только по нему об эффективности СЭД невозможно. Причем само применение планшета iPad для профессиональной работы с документами весьма спорно, в частности, из-за отсутствия нормальных средств создания/редактирования текстовых документов.

Руководитель направления корпоративных продаж компании DIRECTUM Тимур Меджитов среди важнейших событий прошедшего года выделяет вступление в силу с 1 июля 2012-го требования 210-ФЗ “Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг”, в результате чего основное внимание представителей государственной власти было приковано к переводу государственных и муниципальных услуг в электронный вид, а также к обеспечению межведомственного взаимодействия в электронной форме. В этой ситуации внимание к СЭД уделялось по остаточному принципу.

Но как раз сейчас, в июне 2013 г., появились две новости, которые, по мнению г-на Меджитова, в дальнейшем повлияют на изменения рынка СЭД в госсекторе. Первая, и самая важная, связана с утверждением плана мероприятий (“дорожной карты”) “Повышение качества регуляторной среды для бизнеса”. Первый пункт плана предполагает создание правовых условий массового внедрения электронного документооборота во всех сферах российской экономики. Речь там идет об отмене ограничений на использование электронных документов при взаимодействии предпринимателей и органов государственной власти, об унификации форматов обмена данными при взаимодействии государства и предпринимателей с учетом международных стандартов, о возможности использования электронных документов в суде. Должны быть внесены изменения в законодательство РФ, предусматривающие возможность архивирования документов, обязательных для сохранения на длительный срок, в электронном виде (в том числе электронных образов документов, скрепленных электронной подписью).

“Мы видим в этом основу для перелома в сознании людей, который приведет к тому, что работать с документами в электронном виде будут не только пионеры отрасли, делающие это на свой страх и риск, но и все органы власти. А также основание для ведения полностью электронной работы с документами в коммерческих структурах”, — считает Тимур Меджитов.

Что меняется в функциональных и технических требованиях

Это аспект четко обозначил заместитель директора муниципального казенного учреждения “Служба информационного обеспечения” городской управы города Калуги Александр Долгих. Говоря с позиции ИТ-заказчика, он отметил, что главной тенденцией в области СЭД во властных структурах продолжает оставаться расширение используемых функций этих систем и, как следствие, расширение аудитории их пользователей. В СЭД сегодня работают не только делопроизводители; более того, как раз предметные специалисты составляют большинство среди пользователей в госучреждениях. Он приводит пример из собственной практики: “Например, в городской управе Калуги сейчас задействовано 650 автоматизированных рабочих мест, из них только 45 — рабочие места делопроизводителей. Это значит, что главная функция большинства пользователей системы — не обрабатывать входящие документы, а решать свои производственные вопросы. СЭД помогает эту задачу автоматизировать. Все более популярными становятся рабочие места в СЭД для руководителей: мало того, что это статусно, но и попросту удобно. Руководители управления делами городского головы Калуги активно используют в своей профессиональной деятельности планшеты, на которых можно работать и на совещании, и в командировке: контролировать подчиненных, выдавать поручения, визировать документы. С недавних пор используемое нами решение CompanyMedia iDocs позволяет даже принимать дистанционное участие в заседаниях”.

Примерно об этом же говорит Артем Захаров, который отмечает, что до недавнего времени основным пользователем, выдвигавшим требования к СЭД, был делопроизводитель. Но сейчас в работу с СЭД все больше вовлекаются простые исполнители и руководители, в связи с чем функциональные требования к системе претерпевают определенные изменения. СЭД, которая не обеспечивает мобильность и удобство использования, теряет конкурентные преимущества.

В свою очередь, Владимир Баласанян напоминает о том, что требования к СЭД, разработанные прежней командой Минкомсвязи в 2011 г., не отменены, но при этом и не слышно о каких-то шагах по их актуализации. “Из выступления представителя этого ведомства на апрельской конференции Гильдии управляющих документацией я узнал, что министерство намерено ограничить разнообразие СЭД, используемых в федеральных органах власти, — рассказал он. — В случае, если ведомство недовольно используемой СЭД и хочет ее заменить, ему будет предложено перейти на некую простую типовую СЭД”. Среди требований, которые в последнее время все чаще появляются в конкурсной документации, он отмечает такие возможности, как работа в системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО), работа с обращениями граждан, включая взаимодействие с порталом Kremlin.ru, взаимодействие с инфраструктурой электронного правительства для оказания государственных услуг, использование мобильных АРМ для работы руководителей, процессное управление.

С тем, что сегодня СЭД должна предоставлять пользователям новые эффективные инструменты для работы, а не перекладывать на них канцелярские функции, согласны все эксперты. Но каков состав этих требуемых сейчас новшеств? Светлана Королева считает, что заказчики со стороны государства нуждаются в том, чтобы в СЭД были встроены и модуль генерации статистической и аналитической отчетности, и модуль планирования и управления проектами, и модуль управления процессами, и функционал соцсетей для публикаций и обмена мнениями. Система электронного документооборота, создаваемая как комплексная информационная система, должна быть организованна в единое целое совокупностью частей, то есть представлять собой комплекс различных видов обеспечения. По мнению эксперта, основным видом является организационное обеспечение, и как раз тут есть проблема: недостаток внимания государственных заказчиков к этому аспекту, в том числе к необходимости проведения направленных изменений в политике управления, приводит к неудовлетворительным результатам автоматизации. Поэтому, несмотря на рост модернизации СЭД в госорганах, также растет и статистика неудачных проектов.

По мнению Вячеслава Кадникова, сами принципы управления документооборотом претерпели мало изменений за последние пять лет. Он отмечает, что внедрение СМЭВ обусловило требования к интеграции с шиной межведомственного документооборота и разорвало ранее полностью замкнутые внутри ведомств контуры документооборота. Больше внимания при внедрениях сейчас обращается и на функциональность взаимодействия с гражданами и бизнесом, прежде всего на прием и обработку обращений и заявок. В госсекторе все большая доля документов создается и согласовывается полностью в электронном виде, поэтому шлюзы между электронным и бумажным документооборотом (системы сканирования, распознавания и т. п.) становятся менее востребованными, хотя их век будет еще очень долог.

Изменения в функциональных требованиях в основном вызваны все большим желанием заказчика получить не стандартное решение, а решение, максимально учитывающее сложившиеся у него практики работы. Так считает Василий Анфиногентов, указывая при этом, что от простых систем учета документов интерес смещается в сторону систем класса BPM, поддерживающих сложные иерархические процессы. Как следствие, заказчик требует наличия в системе средств настройки процессов, причем таких, чтобы ими могли самостоятельно пользоваться сотрудники, поддерживающие систему. Иными словами, заказчика интересует не “монолитное” решение с жестко заданными настройками, а гибкое и легко модифицируемое в части функционала. Он также отмечает, что типовым требованием становится интеграция как с внешними по отношению к СЭД системами — СМЭВ, МЭДО, так и с внутренними — корпоративными порталами, кадровыми системами и другими. При этом для обеспечения безопасности обязательным, как правило, является использование отечественных криптоалгоритмов. Что касается технических требований, то все чаще они относятся к уровню быстродействия и пропускной способности системы.

Дмитрий Шушкин говорит о существенном росте интереса в госсекторе (как, впрочем, и на рынке в целом) к мобильным решениям, возможности их широкого применения в рамках информационных систем, в том числе в рамках СЭД. Наблюдается и растущий интерес к облачным решениям, а также продолжающиеся и новые масштабные проекты по созданию ведомственных ЦОДов. Хотя, конечно, есть и факторы, сдерживающие применение данных технологий, и прежде всего — информационная безопасность. “Причем, с одной стороны, это могут быть некоторые формальные ограничения: требования соответствия нормам безопасности или даже отсутствие необходимых регулирующих норм, без которых использовать новые технологии просто невозможно, — отмечает наш эксперт. — С другой стороны, существует и психологический барьер — мы еще не привыкли передавать с помощью мобильных устройств или отдавать в облака действительно ценные данные. Поэтому для использования мобильных и облачных технологий потребуется некоторое компромиссное решение, отвечающее нужным стандартам безопасности и устраивающее пользователей”.

Среди новых требований со стороны клиентов Андрей Акулов выделяет тему пользовательских интерфейсов, которые должны предоставлять максимум удобства в ежедневной работе пользователей, открывая возможность работы отовсюду — с мобильных устройств, при помощи легких клиентов, Web-браузеров.

Тимур Меджитов отмечает общую тенденцию изменения требований в направлении от классичесих СЭД для решения задач делопроизводства и обращений граждан к системам уровня ECM: “Представители государственных заказчиков активно обмениваются опытом друг с другом, отслеживают мировые тенденции и желают видеть у себя системы управления контентом, которые позволяют в рамках единого интерфейса работать со служебной корреспонденцией, вести учет государственных контрактов и обязательств по ним, управлять веб-контентом, публикуемым на порталах, организовывать систему учета KPI и т. д.”.

Отдельными требованиями являются такие возможности, как построение на базе используемой ECМ-платформы системы обеспечения межведомственного взаимодействия для получения федеральных сведений из СМЭВ, предоставление региональных сведений и организация работы с персональными сведениями, а также построение системы исполнения регламентов оказания государственных и муниципальных услуг. Это предъявляет дополнительные требования к системам и платформам, на базе которых строятся предлагаемые вендорами СЭД. Кроме того, практически стандартным требованием к СЭД стали интеграция с системой МЭДО и с разделом “Личный кабинет” официального сайта Президента РФ.

Хольгер Буркерт подводит итог этому блоку дискуссии: “Мы живем в эпоху экономической нестабильности, которая влияет на весь мир и, естественно, на Россию тоже. В этой связи государство как заказчик хочет видеть максимальный экономический эффект от всех вложений, в том числе и от вложений в системы управления документами. В данной ситуации особенно важными являются инвестиции в обеспечение функциональности, безопасности и стабильности ИТ-решений для государственного сектора, обеспечение непрерывного снижения расходов по администрированию, технической поддержке и интеграции СЭД/ECM в ведущие приложения, которые уже используются в государственных учреждениях”.

Новые технологии и модели их применения в госсекторе

Мир ИТ находится в постоянном процессе интенсивного развития, но как раз сейчас он, кажется, переживает этап поистине революционных изменений, связанных с широким использованием мобильных технологий, облачных схем применения ИТ, открытых моделей создания ПО и других инновационных вещей.

Говоря об этих аспектах развития государственного рынка СЭД, Вячеслав Кадников отмечает, что интерес к СПО в нашем государстве то затухает, то вновь разгорается на протяжении последних лет десяти, если не больше. При этом, по его мнению, никто так и не озаботился расчетом реальной стоимости владения СЭД на базе СПО для госорганов: “Если бы мы увидели хоть одно крупное внедрение с осуществленным на его базе анализом TCO, разговор об СПО в данном секторе мог бы быть гораздо более предметным и интересным”. А вот облака, уверен эксперт, — это реально обсуждающаяся и готовящаяся к применению модель. Расчетов эффективности пока не хватает и по ней, но интерес со стороны Минкомсвязи в данном случае очевиден, и в ближайшее время мы, скорее всего, сможем увидеть какие-то реальные подвижки в этой области. При этом речь идет, конечно же, только о “государственном облаке”, то есть о создании частного пространства на базе министерства. Ограничится ли облако только использованием единой инфраструктуры для различных ведомств или централизация затронет и уровень ПО — покажет время.

Тимур Меджитов уверен, что госсектор не очень интересуется моделью лицензирования программных продуктов, его больше волнуют функциональные требования и требования к технологической реализации, в том числе по масштабированию, открытость платформы и конечного решения для внесения настроек и модификаций своими силами, готовность интегрироваться с другими приложениями, удобство интерфейсов, наличие встроенных инструментов обучения и самообучения. Очень важным является также вопрос совокупной стоимости владения с учетом популярности специалистов по продукту в географическом месте расположения органа власти. Относительно облачных технологий он говорит о наличии тенденции создания частных облаков в органах власти с точки зрения получения независимости от поставщика услуг и обеспечения информационной безопасности. Хотя это может быть связано с недостаточной зрелостью рынка, при которой полностью соответствующие требованиям государства решения не предлагаются.

Дмитрий Шушкин в плане использования инноваций проявляет осторожный оптимизм: “Реальных применений пока немного, но интерес есть. Мы его чувствуем, регулярно общаясь с клиентами. И, как я уже отмечал, есть факторы, ограничивающие возможность применения новых технологий, прежде всего — информационная безопасность”.

Со своей стороны, Александр Долгих как заказчик в целом подтверждает такую позицию: “Лично я прямой необходимости в облаках не вижу, хотя в них, безусловно, есть определенные плюсы. Но если будет найден способ гарантировать безопасность данных в этой модели, мы будем готовы ее рассмотреть”.

Андрей Акулов также дает позитивную, но довольно общую оценку: “Необходимость быстро предлагать сервисы и возможности, которые привносят облачные решения, делают тему облачных сервисов всё более применимой и для государственных компаний. Особый интерес выражают территориально распределенные компании, которые поддерживают распределенные инфраструктуры с множеством удаленных офисов”.

Сильно раздутый маркетологами интерес к облачным технологиям сейчас спадает и приходит в естественное состояние, в котором формируются достаточно продуманные и взвешенные запросы к данным технологиям. Таково мнение Артема Захарова, который в то же время говорит о том, что решения, разработанные на основе СПО, все больше набирают популярность. Это обусловлено несколькими ключевыми факторами: повышение уровня решений такого рода, значительная экономия бюджетных средств, простота внедрения и эксплуатации. За последние несколько лет качество разработки решений на СПО значительно выросло, что позволяет говорить о появлении на рынке конкурентоспособных решений на основе СПО, с помощью которых можно строить комплексные информационные системы.

А вот Владимир Баласанян как раз говорит об актуальности облачной темы, выделяя из всего спектра современных инноваций именно использование облачных сервисов электронного документооборота. Правда, он при этом подчеркивает, что пока чаще речь идет просто о системах с веб-доступом, установленных на выделенных серверах в каком-то центре обработки данных. Но ссылаясь на свой опыт, он отмечает, что облачные сервисы показывают огромные преимущества таких решений, однако дело во всех отношениях совсем новое, нужна (и идет!) некая наработка опыта — и у разработчиков, и у провайдеров, и у клиентов.

Являясь неотъемлемой частью экономики, государственные структуры, как известно, не меняют быстро принятую однажды стратегию, считает Хольгер Буркерт. Но при этом он указывает, что в госсекторе видны реальные проекты по внедрению новых технологий. Ведь, если называть сложные вещи простыми именами, то облако — это всего лишь способ вынести и централизовать обработку информации в специализированных центрах обработки данных. Примером тому может служить, например, создание единого ЦОДа для всех органов государственной власти регионального центра. Несомненно, это очень эффективное направление экономии затрат, что крайне важно для госсектора. Он также говорит о том, что государственное управление требует обеспечения абсолютной безопасность информации, что подразумевает не только бесперебойную работу, но и абсолютную защиту от несанкционированных доступов.

Светлана Королева, со своей стороны, выделяет еще целый ряд новых технологий, которые находят применения в СЭД. Речь идет о таких функциях, как поддержка аудиозаписи своих поручений (“чтобы подчиненные слышали мою интонацию”), видеозаписи личного приема граждан (“чтобы можно было контролировать качество консультации”), видеозапись результатов исполнения поручений начальства на местах, растет “мобилизация” руководителей. В свою очередь, все это стимулирует участников рынка к развитию новых возможностей СЭД. Что же касается внедрения облачных технологий, то тут, по ее мнению, они реализуются только в некоторых государственных структурах, их использование носит не системный характер. Хотя все же она смотрит на процесс позитивно: “Значительно выросло, даже по сравнению с прошлым годом, понимание необходимости облаков. Во многом это происходит благодаря развитию порталов госуслуг и СМЭВ”.

Мобильность и социальность — нужны ли они госсектору?

Вопрос об востребованности мобильных технологий можно сегодня считать почти риторическим, с заранее известным положительным ответом на него. Что же касается социальности, то тут есть много разных нюансов.

Александр Долгих уверен, что нужность и актуальность мобильности — если понимать под этим работу с мобильных устройств — уже не надо доказывать: “Современный функционал планшетов и смартфонов мало чем уступает ноутбукам, а чаще всего и гораздо удобнее (как минимум, они просто легче). Можно четко сказать, что мобильность сегодня — не перспектива, а реальность. Что касается социальности, то под этим термином понимают достаточно разные вещи — от корпоративной социальной сети до маркетинга в соцсетях. Из различных вариантов социальности мне наиболее жизненным представляется использование социнструментов для горизонтального взаимодействия в работе — как, например, это реализуют наши партнеры из “ИнтерТраст”. Их идея заключается в дополнении классического вертикального взаимодействия пользователей горизонтальным, возможностью сотрудников решать деловые задачи не только в рамках строгой иерархии (подчиненный — руководитель отдела — руководитель департамента А — руководитель организации — руководитель департамента Б — руководитель отдела — подчиненный), но и при необходимости напрямую общаясь друг с другом (сотрудник одного отдела — сотрудник другого отдела), не привлекая к этому руководителей. Думаю, перспективы такого “социального” подхода к организации электронного документооборота и взаимодействия велики”.

“Если воспринимать мобильность пользователей СЭД как наличие рабочего места для iPad, то — да, она весьма востребована, без такого рабочего места СЭД уже не считается полнофункциональной, — уверен Вячеслав Кадников. — Что до социальности, то есть большие сомнения в том, что государственные СЭД должны иметь функции соцсетей или интеграцию с ними. Даже намного более открытые государственные системы относятся к таким новшествам очень настороженно. Не уверен в востребованности данных функций и у нас, по крайней мере в ближайшие лет десять — пятнадцать”.

Андрей Акулов считает, что мобильные устройства становятся сегодня “клиентами первого класса”, требующими зачастую первоочередного внимания, но при этом нужно иметь в виду, что вопросы их применения в государственных учреждениях всегда связаны с высокими требованиями к уровню безопасности мобильных приложений и защиты данных.

Востребованность мобильности решений за последний год стала одним из ключевых моментов, также уверен Василий Анфиногентов. Он это связывает с тем, что все большее количество руководителей предпочитает работать удаленно и иметь в то же время доступ ко всем корпоративным данным и системам. Именно это и обеспечивает функция мобильного клиента СЭД, причем использование отечественных криптоалгоритмов для защиты от потери информации становится необходимым элементом такой системы.

В то же время Дмитрий Шушкин не спешит с оптимистичными оценками по данному вопросу: “Государство проявляет интерес и желание двигаться в эту сторону, но пока серьезных успехов мало. Хочется отметить правительство Москвы, прикладывающее немало усилий для создания мобильных приложений для “прямого” общения граждан с властью. Насколько мне известно, сейчас существует семь таких приложений. Надеюсь, общее число реализуемых с их помощью функций существенно вырастет уже в ближайшем году”.

Истинный лидер всегда стремится проводить меньше времени в своем кресле и больше работать с общественностью, уверен Хольгер Буркерт, именно поэтому новые каналы коммуникаций с общественностью, в том числе с помощью мобильных устройств, постепенно находят свой путь и в государственные учреждения. Он напоминает, что молодое поколение привыкло иметь дело с “сетевым” типом коммуникаций, поэтому это только вопрос времени, когда новые медиа повсеместно будут использоваться органами государственной власти. Кроме того, использование новых и защищенных каналов коммуникаций с внешней средой создает образ современного, социально-ответственного учреждения. Но при этом наш эксперт подчеркивает, что коммуникацию в среде социальных сетей в государственных органах надо понимать в ином контексте, нежели этот термин трактуется традиционно. В государственном секторе — это специализированные сервисы, которые обеспечивают связь с общественностью, предоставляют удобный доступ к информации того или иного учреждения, а внутри самих учреждений — быстрый и безопасный обмен информацией и знаниями между сотрудниками.

Да, массовое распространение продвинутых планшетов и смартфонов создало все предпосылки для создания на их основе мобильных рабочих мест СЭД, говорит Владимир Баласанян. Но при этом отмечает, что пока речь идет преимущественно о высшем управленческом персонале, однако это только начало. Мобильность следует рассматривать не только как работу с мобильными устройствами, а более широко — как работу в любом месте, где имеется компьютер. При этом он обращает внимание на любопытный момент: “Как-то незаметно — на очередном технологическом витке — от классической технологии тонкого веб-клиента мы снова вернулись к клиентскому программному обеспечению, ведь тот же AppStore — не что иное, как библиотека программ, которые должны быть загружены на компьютер пользователя для автономной работы или для работы с другими веб-приложениями. Что касается социальности, то создание сообществ чиновников подобно сообществам “друзей” в социальных сетях, на мой взгляд, неизбежно, и мои собеседники в правительстве разделяют такое мнение. Но для того чтобы это произошло, нужно менять не только некоторые принципы управления, но, самое главное, многие управленческие стереотипы принятия и продвижения решений, “впитанные с молоком матери”. А это непросто”.

По мнению Тимура Меджитова, популярность планшетов на различных платформах и огромное количество смартфонов приводят к формированию требований по поддержке данных устройств системами электронного документооборота. Далее уже идет деление на различные типы платформ. Тут видна востребованность решений для мобильных устройств на базе iOS, при этом они видятся скорее имиджевыми устройствами для руководителей. Но в последнее время появляется также интерес к мобильным устройства под управлением Windows, что объясняется единым интерфейсом, большей функциональностью, чем решения под iOS, а также лучшей встраиваемостью в существующий ИТ-ландшафт. Социальность также набирает популярность в последний год или два. С одной стороны, в органы власти приходит молодежь, выросшая на Facebook, “ВКонтакте” и Twitter. С другой стороны, высшее руководство страны и органов власти, использующее Twitter и другие сервисы, подкрепляет желание молодежи применять привычные инструменты.

Тимуп Меджитов отмечает также как перспективный тренд геймификацию, которая, по его мнению, уже вызывает широкий интерес в коммерческих структурах и способна вызвать интерес в органах власти. Солидарность с такой оценкой выражает Артем Захаров, говоря о возможности превратить рутинную работу с документами в увлекательный процесс с элементами соревнования.

Нормативно-правового регулирование — новшества и нерешенные вопросы

Эта тема уже отмечалась в ответах на другие вопросы, но все же есть и иные соображения. Например, Вячеслав Кадников напоминает о вступлении в силу с 1 июля 2012 г. ключевого для отрасли Федерального закона № 210-ФЗ, запрещающего госорганам требовать у заявителей документы, уже имеющиеся в распоряжении этих органов. По его мнению, данный акт стал мощным катализатором развития системы межведомственного взаимодействия в электронном виде и обнажил существующие в этом секторе проблемы — как технические, так и организационные. Текущие инициативы Минкомсвзязи по “наведению порядка” в работе государственных СЭД во многом опираются на практику функционирования закона 210-ФЗ. Из нерешенных до конца вопросов он выделяет вопросы применения электронной цифровой подписи в государственных СЭД. Несмотря на наличие закона № 63-ФЗ, некоторые вопросы легитимизации ЭЦП, ее раздачи госслужащим, упрощения ее применения пока так и не решены, что очевидно тормозит переход к полностью безбумажным процессам внутри министерств и ведомств.

Хольгер Буркерт проводит аналогию с европейским опытом: “В Европе деятельность государственных учреждений, особенно в части работы, связанной с управлением информацией, является, пожалуй, наиболее регламентированной с точки зрения законодательства. Тем не менее вопрос стандартизации всё еще остается важным и хранит в себе большой потенциал по улучшению работы учреждений и организаций. Единственным, пожалуй, в полной мере применяемым стандартом в мире, наиболее тесно связанным с предметом этой дискуссии, является стандарт DoD 5015.02-STD. Перед экспертами регулирующих органов, однако, по-прежнему стоит задача найти надлежащий баланс между стандартизацией, гибкостью и применимостью формулируемых требований”.

Нормативно-правовое регулирование является одним из определяющих факторов, влияющих на ИТ-рынок, уверен Василий Анфиногентов. Такие нормативно-правовые акты, как закон об электронной подписи, методические рекомендации по реализации обмена документами через СМЭВ, приказ Минсвязи о требованиях к СЭД для ФОИВ (он, правда, вышел раньше обозначенного в первом вопросе периода, но оказал свое воздействие на реализацию систем в прошлом году), задали обязательные в настоящий момент требования к СЭД. Не хватает, по его мнению, нормативно-правовой базы, регулирующей обмен электронными документами в пределах страны в целом. По отдельным вертикалям подчинения (таможенная служба, налоговая служба и т. п.) подобная возможность существует, а вот возможность обмена юридически значимыми документами между гражданами и госучреждениями пока еще явно недостаточна.

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция, ПО, Регулирование

Ключевые слова: электронный документооборот