«Шелл Нефть» на 60% снизила расходы на документооборот

Компания перевела в электронный вид документооборот с 200 дистрибьюторами. Сейчас ООО «Шелл Нефть» настраивает сервис обмена электронными юридически значимыми документами с поставщиками.

«Мы стараемся идти в ногу со временем, внедрять и использовать современные технологии не только в своих основных видах деятельности, но и в сопутствующих бизнес-процессах. Документооборот — один из них. Скорость прохождения документов, порядок в них, отсутствие ошибок и потерь — все это важные факторы успешных и плодотворных взаимоотношений с партнером, — поясняет Елена Беззубова, руководитель отдела налогово-юридической поддержки, ООО „Шелл Нефть“. — Кроме того, мы были заинтересованы в механизме быстрого и простого представления документов в контролирующие органы».

Электронный документооборот (ЭДО) между компаниями способен обеспечить оперативный и точный обмен юридически значимыми документами, которые не нужно распечатывать и которые можно представлять в контролирующие органы и суды. ООО «Шелл Нефть» ежемесячно формирует 3-4 тысячи документов. При бумажном документообороте их нужно распечатывать, вручную подписывать, отправлять и контролировать их прохождение. Все это делает документооборот трудоемким, медленным, затратным, а главное — тормозит основные бизнес-процессы компании. Благодаря внедрению ЭДО, работа с документами максимально автоматизирована и ускорена, ликвидированы ошибки и потери.

Особенностью внедрения электронного документооборота в компании «Шелл Нефть» стала интеграция сервиса ЭДО «Контур.Диадок» (разработчик «СКБ Контур») с учетной системой SAP. Серверы компании находятся на Филиппинах, а политика безопасности предусматривает строгие согласования каждого шага интеграции. В итоге процесс мог затянуться на год и больше. Команда разработчика «СКБ Контур» предложила решение — «Автоматический менеджер рассылок» (АМР). Его внедрение заняло около полугода и обеспечило интеграцию систем SAP и Диадок по установленным компанией «Шелл Нефть» требованиям.

«Автоматизация отправки документов без вмешательства в SAP стала очень интересной задачей для нашей команды разработки, — считает Константин Козлов, руководитель проекта „Контур.Диадок“. — АМР — это действительно хороший выход для компаний с жесткой системой безопасности, которая огранивает возможности интеграции корпоративной учетной системы с „Диадоком“. Он не требует дополнительных ресурсов от клиента, но способен обеспечить ему удобную и простую работу с электронными документами из интерфейса ERP системы».

Через АМР исходящий документооборот компании «Шелл Нефть» выглядит следующим образом: в течение рабочего дня исходящие документы собираются в одну папку; по итогам дня АМР автоматически проверяет ее, выгружает документы, переводит их в нужный для отправки формат; по ИНН и КПП распознает адресатов; отправляет. Это решение не требует вмешательств в SAP, поскольку АМР установлен на сервере оператора ЭДО.

Команда «СКБ Контур» добилась, чтобы все файлы выгружались в систему ЭДО в структурированном виде. Это потребовало глубокой разработки, многочисленных тестирований, анализа структуры документов и возникающих искажений. В результате соответствие исходных документов электронным достигло 99,8 %. На это ушло порядка трех месяцев для счетов-фактур и также около трех месяцев для ТОРГ-12.

Сегодня исходящий документооборот ООО «Шелл Нефть» переведет в электронный вид на 98,8%. Компания совместно с «СКБ Контур» внедряет ЭДО для входящих документов.

Опубликовал: Александр Абрамов (info@spbit.ru)

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: СЭД, электронный документооборот