Система электронного документооборота – просто, выгодно, оперативно15.04.2014
Как это ни печально, любая деятельность человека, будь то частный или крупный бизнес, производство или бюджетная сфера, не может обойтись без системы документооборота, на поддержание работы которой часто тратятся огромные финансовые и человеческие ресурсы. Часто вопросами подготовки, согласования документов и прохождением их по цепочке исполнителей от момента поступления до полного выполнения и сдачи в архив, занимается несколько делопроизводителей, которые еще обязаны, как правило, в ручном режиме отследить сроки прохождения каждого этапа, правильность оформления, наличие необходимых резолюций и отметок исполнителей. Нередко для подготовки документа, который умещается на паре листов, придется использоваться чуть ли не пачку бумаги, пока документ из проекта не превратится в план, отчет, приказ, распоряжение или другой управленческий документ, который необходим для деятельности структуры, особенно, если система документооборота должна соответствовать государственным, ведомственным или отраслевым стандартам. Естественно, что бумажный документооборот не только требует значительных расходов на бумагу, расходные материалы для печатающей и множительной техники, оплату труда сотрудников делопроизводительской службы, но и значительно растянут во времени. Еще больше проблем может создать нарушение сроков исполнения таких документов, которые могут быть жестко регламентированы, что в свою очередь порождает спешку, неприятности морального и финансового плана и новые документы. Впрочем, если вы стремитесь идти в ногу со временем, цените своих сотрудников, их время и нервы, стараетесь минимизировать затраты и привести документы в идеальный порядок, вы можете раз и навсегда избавиться от этих проблем, внедрив систему электронного документооборота или СЭД. Электронный документооборот и его преимущества Замена традиционного бумажного документооборота, или его дублирование электронными документами, если полный отказ от бумажного варианта невозможен, позволит получить целый ряд неоспоримых преимуществ, среди которых: Стоит отметить, что системы электронного документооборота сегодня широко представлены на рынке. Среди них необходимо выделить продукт bb workspace, предназначенный для комплексной автоматизации вашей управленческой деятельности, в составе которого есть очень мощный, так называемый, визуальный слой bb docflow. По своим возможностям этот пакет позволяет организовать систему электронного документооборота любой сложности и обеспечить полную автоматизацию вашего традиционного бумажного делопроизводства, причем, практический эффект от такой модернизации не заставит себя ждать. Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru) Тематики: Интеграция, ПО Ключевые слова: СЭД
|
