Современный электронный документооборот. Привела в Ростов-на-Дону компания ЭОС

С точки зрения государственного электронного документооборота Ростовская область — регион уникальный. Еще в 2006 году под эгидой Минсвязи здесь был запущен пилотный проект по развертыванию СЭД “Дело” для обмена документами между органами местной исполнительной власти и Правительством РФ. Сегодня благодаря этому Ростовская область вышла на 5 место среди субъектов РФ по степени готовности “электронного правительства”, ее база данных СЭД насчитывает более 7600 пользователей из 800 организаций и учреждений, руководители органов власти работают в программном сервисе “Мобильный кабинет руководителя”. Поэтому не случайно, что Вторая всероссийская конференция “Современный электронный документооборот: практические решения и технологии”, проведенная при участии ЭОС и ее партнера “Бизнес ИТ” и поддержке Правительства Ростовской области и Министерства связи РФ, прошла именно в Ростове-на-Дону.

Чиновники о ЭД в госсекторе

Конференция в Ростове-на-Дону началась с приветственных слов почетных гостей мероприятия. Заместитель губернатора Ростовской области Александр Ищенко напомнил, что при содействии Министерства связи и массовых коммуникаций РФ Ростовская область принимает участие в пилотном проекте по обмену электронными документами, подписанными электронной подписью, между аппаратом Правительства России и федеральными органами исполнительной власти. Губернатор Ростовской области Василий Голубев, всеми силами поддерживая этот проект, дал распоряжение всем государственным и муниципальным служащим овладеть навыками ЭД и использовать этот сервис в работе. Спикер отметил, что в субъектах РФ также применяются различные СЭД: с централизованной или территориально-распределенной схемами построения баз данных. Особенность СЭД Ростовской области — единое централизованное решение.

Министр ИТ и связи Ростовской области Герман Лопаткин, говоря о достижениях в обозначенной области за год, подтвердил: количество государственных структур области, пользующихся средствами ЭД, значительно увеличилось. Среди качественных обновлений ИТ-инфраструктуры можно выделить применение средств виртуализации серверов. “Мы перешли на ЭД в мае 2013 года. За этот короткий срок более 200 тыс. документов обработаны руководителями органов исполнительной власти только в мобильном решении. В бумажном виде у нас остались только документы, в которых законодательство требует прямую подпись. Даже все акционерные общества работают с нами в единой базе документов”, — рассказал г-н Лопаткин.

Заместитель директора департамента проектов по информатизации Министерства связи и массовых коммуникаций РФ Валерий Барон напомнил, что в 2013 году был организован первый пилотный проект по обмену ЭД между аппаратом Правительства РФ, Минфином, Минэкономразвития и Минюстом. Для расширения проекта с участием регионов были выбраны Московская и Ростовская области, Хабаровский и Приморский край, Республика Татарстан. Сегодня Правительством РФ утвержден порядок обмена ЭД, разработаны правила технического обмена. Уже в мае приказ, регулирующий правила технического обмена, находящийся на согласовании ФСО, может быть утвержден Минюстом и готов будет вступить в силу. После этого Минкомсвязи будет требовать от органов власти отчеты о подготовке к электронному взаимодействию. “Переход необходим, откладывать его не стоит”, — заверил спикер.

СЭД на практике

Существенную часть мероприятия заняли кейсы. Так, глава Миллеровского района Ростовской области Владимир Макаренко в своем выступлении рассказал, количество пользователей электронного документооборота в районе выросло от одного в 2007 году до 97-ми в 2015 году. Количество документов, отработанных в “Мобильном кабинете руководителя” Главой Миллеровского района, достигло в марте 2015 года 825 единиц.

Заместитель главы Администрации города Волгодонска по организационной, кадровой политике и взаимодействию с общественными организациями Владимир Графов сообщил, что подключение в СЭД “Дело” началось в Волгодонске в 2008 году, и если на тот момент число подключенных составляло единицы, то в 2014 году в системе работали уже порядка 300 специалистов.

Начальник отдела обслуживания портала Кабардино-Балкарской Республики (КБР) Управления делами Главы и Правительства КБР Аслангери Кумыков озвучил промежуточные итоги внедрения ЕСЭД в органы государственной власти и органы местного самоуправления КБР. Он напомнил, что апробация СЭД “Дело” была проведена в 2013 году, а сейчас общее число автоматизированных рабочих мест в СЭД “Дело” и “Дело WEB” достигло 1297, “Сканирование” — 124, “АРМ Руководителя” — 20, ЭП и шифрование — 22.

Начальник Управления развития электронного правительства Министерства связи и телекоммуникаций Республики Дагестан Аскандар Магомедов сообщил о внедрении единой межведомственной системы электронного документооборота (ЕСЭД) в органах исполнительной власти и органах местного самоуправления Республики Дагестан. Внедрение СЭД “Дело” началось здесь в 4-м квартале 2013 года. На 31 декабря 2014 года в системе было более 4 тыс. пользователей. В едином хранилище находятся более 300 тыс. документов, более 380 тыс. резолюций объемом более 250Гб, ежедневно в системе регистрируются около 1200 новых документов и около 1500 резолюций.

Заведующий сектором контроля исполнения документов и поручений Президента РФ и Правительства РФ Контрольного управления при Губернаторе Ростовской области Виктор Блудов говорил об организации автоматизированного контроля исполнения документов и поручений с использованием межведомственной системы электронного документооборота и делопроизводства “Дело”.

Начальник отдела защиты информации Министерства ИТ и связи Ростовской области Артем Половинко добавил, что СЭД “Дело”, функционирующая в Ростовской области, подключена информационными ресурсами к локальной вычислительной сети Правительства Ростовской области и корпоративной сети телекоммуникационной связи Ростовской области, на серверах СЭД “Дело” функционирует “Антивирус Касперского”. Для обеспечения защищенности информационных ресурсов на границе ЛВС ПРО и сети Интернет установлен сертифицированный межсетевой экран на базе отказоустойчивого кластера, при обмене электронными документами между участниками СЭД “Дело” документы заверяются электронной подписью должностного лица — автора документа.

Слово организаторам

Часть выступлений на конференции принадлежала организаторам и их партнерам. Так, председатель совета директоров компании ЭОС, член экспертного совета Минкомсвязи РФ Владимир Баласанян приурочил свой обзорный доклад к 20-летию технологий российского электронного документооборота. Спикер заметил, что компания ЭОС, образовавшаяся также 20 лет назад, всегда опережала время: когда компьютеры еще использовались в основном как пишущие машинки, в компании уже задумывались о создании ЭД. Эволюция ЭД в России началась с электронного управления бумажными документами, которые вскоре обзавелись электронными версиями. Примерно с 2009 года появились межведомственный обмен и взаимодействие ведомственных СЭД. Сейчас происходит революция в области работы с документами: подлиники документов создаются изначально электронные. Отсюда проистекают проблемы хранения электронных подлинников. Стимулом к изменениям в отрасли становится Постановление Правительства РФ от 06.09.2012 №890, предусматривающее переход на полноценный ЭД, и развитие электронных госуслуг.

Генеральный директор ООО “Электронные Офисные Системы” Андрей Козлов рассказал о новой версии СЭД “Дело”. В первую очередь, изменения коснулись интерфейса программы: удобное рабочее место предусматривает акцент на информацию, а не на оформление, выделение функциональных областей и пользовательские настройки системы.

Главный эксперт отдела проектирования компании ЭОС Алексей Харин привел примеры реализации СЭД “Дело” при автоматизации государственных и муниципальных услуг. Речь шла о модуле госуслуг и АИС для многофункциональных центров. Спикер показал архитектуру модуля на примере реализации этого решения в Калининградской области.

Ведущий эксперт по управлению документацией компании ЭОС, национальный эксперт ИСО Наталья Храмцовская представила доклад о внедрении ИКТ в деятельность архивов. По ее мнению, среди задач современного архива — перевод в электронный вид внутреннего делопроизводства и архивного учета, научно-справочного аппарата, оцифровка фондов, участие в системе межведомственного электронного взаимодействия.

Заместитель генерального директора по развитию ГК “Бизнес ИТ” Антонина Шиянова рассказала об использовании “Мобильного кабинета руководителя в Ростовской области.

“Бизнес ИТ” разработала это решение в 2013 году специально для Правительства Ростовской области на основе мобильного решения для iOS “Портфель руководителя”. На данный момент приложением пользуются все министры и члены Правительства, в том числе и первое лицо региона — губернатор Ростовской области Василий Голубев.

Спонсорами конференции выступили ОАО “Корпорация Развития”, Epson, ООО “Кодак Аларис Рус”, Canon, “НойХаус Групп”, представители которых также взяли слово. Менеджер по продажам продукции для документооборота компании “Кодак Аларис Рус” Александр Цимбалист выступил с докладом “Kodak Alaris: вчера, сегодня, завтра”, менеджер по развитию бизнеса Canon Александр Петренко — “Документооборот — это не только ПО”, руководитель департамента электронного документооборота компании “НойХаус Групп” — “Эффективный документооборот со сканерами Fujitsu и Panasonic.

Конференция завершилась круглым столом “Текущее положение дел и перспективы архивной отрасли”. На протяжении всего мероприятия работала демо-зона, где организаторы для всех желающих провели практикум по использованию мобильных приложений и демонстрацию работы СЭД “ДЕЛО”, EOS for SharePoint и межведомственной СЭДД Правительства Ростовской области.

Продолжение следует

Конференция “Современный электронный документооборот: практические решения и технологии” вызвала несомненный интерес: на нем присутствовали около 200 специалистов региональных и муниципальных государственных структур из 25 субъектов страны, еще около 200 участников следили за онлайн-трансляцией.

“Нам всем очень понравилось первая конференция, поэтому решение о ее проведение в этом году было принято без вопросов. Мы надеемся проводить это мероприятие на постоянной основе. У Ростова-на-Дону очень удачное местоположение, что наряду с актуальностью тем обеспечило явку, которая превысила данные регистрации. Мероприятие получилось и уютным, и практичным. Мы старались провести его в достаточно быстром темпе, не теряя качества, и нам это удалось”, — считает Антонина Шиянова.

“Самыми интересными, на мой взгляд, оказались доклады на узкие, специализированные темы, например, по вопросам информационной безопасности при использовании региональной СЭД, которые вызвали буквально шквал вопросов со стороны аудитории”, — резюмировал Андрей Козлов.

Тематики: Интеграция, Маркетинг

Ключевые слова: электронный документооборот, конференция