Тимур Лапин: Современная СЭД – залог эффективной работы с документами в органах власти Мурманской области
Сотрудники всех исполнительных органов государственной власти Мурманской области, включая Правительство региона, работают в единой системе электронного документооборота на базе Docsvision, функционал которой предоставляет возможности от ведения классического документооборота до взаимодействия с целым рядом внешних государственных информационных систем. Это самое масштабное среди региональных проектов внедрение компании Digital Design в сфере государственного управления. О том, как СЭД используется в процессе решения текущих задач, TAdviser рассказал председатель Комитета по развитию информационных технологий и связи Мурманской области Тимур Лапин.
TAdviser: Проект успешно развивается уже несколько лет, а в 2014 году было завершено масштабное обновление — переход на следующую версию Docsvision и подключение нового функционала. Расскажите, пожалуйста, чем обусловлена эта динамика в расширении круга автоматизируемых задач?
Тимур Лапин: Мы задумались о переходе на следующую версию платформенного ПО еще в 2013 году. К этому времени СЭД использовалась почти 5 лет — срок, за который сменяется поколение информационно-компьютерных технологий. В связи с этим важно было обеспечить систему исполнительных органов государственной власти Мурманской области всеми преимуществами, которые предоставляют новые устройства и ПО.
Помимо этого, в соответствии c постановлением Правительства РФ от 06.09.2012 №890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти» необходимо было создавать программную основу СЭД для перехода на электронный документооборот в системе региональной исполнительной власти.
По результатам перевода СЭД на новую версию мы получили возможность начать работы по внедрению электронного согласования проектов документов, включая проекты региональных нормативных актов — постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства Мурманской области, в том числе с применением электронной подписи.
TAdviser: Расскажите подробнее, какой функционал внедрен, какие задачи Правительства сегодня решены на базе платформы?
Тимур Лапин: Основной пласт задач связан с обеспечением процесса делопроизводства и контролем исполнительской дисциплины, в том числе и в части работы с обращениями граждан.
Как я уже сказал, за последние годы появилось много новых технологических возможностей, в том числе в области межведомственного взаимодействия, и все они нами сегодня уже применяются. Например, была осуществлена интеграция системы с МЭДО, с интернет-сайтом «Общественная приемная Правительства Мурманской области», с информационной системой обработки обращений Администрации Президента РФ, а также с официальным сайтом Президента РФ (kremlin.ru).
Отдельно отмечу функционал, связанный с построением интерактивных отчетов, которые на регулярной основе предоставляются губернатору Мурманской области, и недавно запущенный сервис уведомлений, извещающий пользователей как о произошедших событиях (получен новый документ или новое задание, зарегистрирован проект документа и т.д.), так и о приближающихся сроках исполнения контрольного поручения.
TAdviser: Можно ли отметить какой-то из этих блоков реализованного функционала как ключевой, самый важный и актуальный на сегодня?
Тимур Лапин: В деятельности любого органа власти основной бизнес-процесс — работа с документами. Поступающие документы должны быть своевременно обработаны, а поручения по резолюциям выполнены в установленный срок. Поэтому в СЭД невозможно определить, что главнее — возможность постоянного ведения централизованного контроля исполнения поручений руководства области, поступление обращений граждан, штатная обработка пакетов с документами из МЭДО от федеральных органов власти или что-то еще, – все функциональные блоки нашей СЭД одинаково важны.
Именно поэтому обеспечение бесперебойности работы всего реализованного функционала СЭД постоянно в зоне внимания Комитета, это одна из наших главных задач.
TAdviser: Исходя из вашего многолетнего опыта работы в проекте – автоматизация какого процесса даёт Правительству наибольший эффект?
Тимур Лапин: Автоматизация процессов документооборота, особенно регистрации документов и расписания резолюций. Это вполне закономерно для органов власти: во-первых, при автоматизации документооборота поручения исполнителям доставляются практически мгновенно, во-вторых, создается и поддерживается всеобщая база документов, появляется возможность гибкого поиска, а необходимые для работы материалы становятся доступными для сотрудников. И, что крайне важно, автоматизация позволяет добиться прозрачности хода работы над документами и эффективного контроля исполнения поручений.
TAdviser: Обработка обращений граждан – одна важнейших обязанностей органов власти. Какими средствами реализован этот процесс в СЭД? Сколько обращений обработано за все время, насколько удобен и эффективен этот функционал?
Тимур Лапин: Эта работа у нас выстроена на базе специализированного модуля «Обращения граждан», разработанного специалистами Digital Design. Его возможности обеспечивают автоматизацию всех бизнес-процессов регистрации и учета обращений, обработки данных заявителя, категоризации обращений, а также поддержки обратной связи с заявителем.
Этот же модуль применяется для осуществления контроля исполнительской дисциплины, аудита и предоставления отчетов по поступившим обращениям, позволяет формировать отчетность по предыдущим обращениям заявителя.
С вводом в эксплуатацию данного решения мы смогли перевести в СЭД обработку всех обращений граждан, поступающих в Правительство области, а также перешли к использованию документов по работе с обращениями граждан внутри системы ИОГВ исключительно в электронном виде.
Региональная власть предоставляет достаточно возможностей для прямой связи с гражданами, а жители Мурманской области – активные интернет-пользователи, в связи с этим в последнее время число обращений резко возросло (в 2015 году в СЭД уже обработано более 8300 обращений, что в 2 раза больше, чем в 2014, и более чем в десять раз в сравнении с 2010 годом). И весь этот поток успешно обрабатывается с помощью функционала модуля «Обращения граждан».
TAdviser: Какие преимущества получило Правительство области в результате интеграции СЭД с внешними системами?
Тимур Лапин: Помимо соответствия нашей СЭД федеральным требованиям, мы получили безопасные и оперативные каналы связи для переписки с органами власти РФ и ее субъектов. К примеру, все нормативные документы федерального уровня Правительство региона сегодня получает по МЭДО в электронном виде. Обеспечена прозрачность работы с обращениями граждан, в том числе и передаваемых по компетенции из Администрации Президента РФ, что для самих заявителей очень важно — они могут видеть, что их письма не остаются без внимания. В итоге, все это влияет на степень удовлетворенности граждан работой Правительства Мурманской области.
TAdviser: В чем главная специфика или сложность проекта в целом, на Ваш взгляд, и как удалось с ней справиться? Обеспечивает ли платформа Docsvision все необходимые средства для реализации стоящих задач?
Тимур Лапин: В системе исполнительных органов государственной власти Мурманской области (ИОГВ) схема движения документов крайне сложная. Каждый из ИОГВ Мурманской области является самостоятельным юридическим лицом. Ведение корреспонденции осуществляется в единой базе данных, при этом участники СЭД, как самостоятельные юридические лица, переписываются между собой с использованием исходящих-входящих документов.
Помимо работы с собственной корреспонденцией ИОГВ работают в СЭД с документами, направляемыми в их адрес по резолюциям Губернатора Мурманской области и его заместителей без повторной регистрации.
В системе также осуществляется регистрация постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства области, а также федеральных нормативных актов, издаваемых на уровне РФ и поступающих в Правительство Мурманской области, и централизованный контроль за исполнением содержащихся в них поручений.
Тем не менее, возможности платформы Docsvision и решений, применяемых интегратором, позволяют оптимально учесть все особенности этого процесса при использовании ИОГВ функционала СЭД.
TAdviser: Успешный проект подобного масштаба невозможен без грамотно выстроенного взаимодействия заказчика с компанией-интегратором. Расскажите, как строится работа над проектом, в чем главный секрет?
Тимур Лапин: Главный секрет — люди, которые ведут работу над проектом как с нашей стороны, так и со стороны компании-интегратора. Их профессионализм, ответственность и желание выполнить свою работу на высоком уровне привели к тем результатам, которые мы получили.
Проекты всегда идут быстрее и успешнее, когда удается выстроить слаженную работу с компанией-интегратором. С Digital Design нам удалось этого достичь, отчасти благодаря тому, что эта компания имеет удаленную команду компетентных специалистов непосредственно в Мурманске.
TAdviser: Как сами сотрудники Правительства Мурманской области воспринимают работу в системе? Поделитесь статистикой по работе в системе (кто использует, объём данных, количество документов и т.д.).
Тимур Лапин: Сотрудники всех ИОГВ считают СЭД и корпоративным телефонным справочником, и хранилищем документов с историей их исполнения – номенклатурные дела теперь открываются практически только для подшивки очередных документов, а их дальнейший поиск проводится непосредственно в СЭД. И, конечно же, СЭД является основным инструментом работы с документами служебной переписки и каналом получения заданий. Также по результатам UX-опросов, которые неоднократно проводились по инициативе интегратора, пользователи отмечают дружелюбный интерфейс СЭД.
А в цифрах – в системе работают примерно 1200 пользователей, ежедневно регистрируются порядка 1200 документов и создаётся около 2700 карточек заданий. Число документов в базе приближается к 2 миллионам единиц.
TAdviser: Традиционный вопрос – планы на будущее развитие
Тимур Лапин: В ближайших планах — доработка СЭД для обеспечения перехода на электронный документооборот, включая подготовку в электронном виде с использованием электронной подписи нормативно-правовых актов — постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства Мурманской области.
В перспективе — задачи автоматизации процессов архивного делопроизводства для электронных документов, полнотекстового поиска по прикрепленным документам. Рассматриваются вопросы интеграции СЭД с федеральной системой досудебного обжалования, с СЭД Мурманской областной Думы, способы обеспечения работы с документами служебной переписки в едином информационном пространстве для всех органов местного самоуправления Мурманской области.
Источник:
TAdviser
Опубликовал: Александр Абрамов (info@spbit.ru)
Тематики: Интеграция, ПО