В Алтайской государственной педагогической академии автоматизирован документооборот на базе СЭД «ДЕЛО»

27.10.2010

Исполнитель: ООО «Корпоративные системы - Консалтинг», г. Барнаул, партнер ЭОС в Западной и Восточной Сибири.

Цели проекта

Цель для Заказчика и Исполнителя   была очевидна – перейти на новыйуровень организации документооборота и управления документами в учреждении, нопрежде всего, решить первые, наиболее важные задачи:

упорядочить технологию обработкидокументов и пересмотреть правила регистрации документов в связи с грядущимприменением  автоматизированной системы;

автоматизировать учет документов и уйтиот «журнального учета»;

наладить оперативное получениеактуальной информации об исполнении документов в режиме «on-line»;

разграничить функциональные обязанностиспециалистов общего отдела в автоматизированной системе;

автоматизировать  работу по формированию реестров передачи документов, реестров внешней отправки документов,аналитических и отчетных форм.

Решение

Реализоватьпоставленные цели и задачи  позволит  система, в которой можнополностью настроить правила работы с документами с учетом спецификиделопроизводства ВУЗа, требований ГОСТ и норм ДОУ. Но, это лишь первый этапперехода ВУЗа на использование современных технологий в области управлениядокументами. Выбранная система должна обеспечивать легкое масштабирование,возможность частичного перехода на электронный документооборот и полный наборфункций по управлению документами и задачами/поручениями, который обеспечитмассовое вовлечение персонала ВУЗа в работу в системе. Известно, что откачества услуг внедрения системы автоматизации зависит очень многое: срокизапуска в промышленную эксплуатацию, уровень подготовки пользователей системы,эффективность решения системой поставленных задач.  

Учитываяэти и другие немаловажные факторы, Заказчиком был сделан  выбор  впользу СЭД «ДЕЛО». Система отвечает вышеизложенным требованиям, чтоподтверждает многолетняя практика успешного применения системы в организацияхразличного вида деятельности. В качестве  поставщика системы и исполнителяпроекта была выбрана компания  ООО «Корпоративные системы - Консалтинг»(«КС-Консалтинг»), имеющей более чем десятилетний опыт работы вотрасли и положительно  зарекомендовавшей себя на рынке внедрения СЭД.
Реализация проекта

Переходк использованию системы автоматизации делопроизводства и электронногодокументооборота требует тщательной подготовки и участия не только со стороныИсполнителя, но и со стороны Заказчика проекта. Специалисты общего отделаАлтайской государственной педагогической академии активного содействовали вреализации проекта и проявляли заинтересованность в скорейшем достижениинамеченной цели. Проведя обследование документооборота Заказчика, специалистыООО «КС-Консалтинг» не только настроили систему на спецификуучебного заведения, но и разработали рекомендации по оптимизации делопроизводстваи документооборота, в связи с применением автоматизированной системы.
Результаты и перспективы проекта

Привводе СЭД «ДЕЛО» в промышленную эксплуатацию специалисты общегоотдела ощутили явные преимущества автоматизированного делопроизводства перед«традиционным»: Во-первых, в процессе настройки системы былисформированы четкие правила обработки и движения документов с учетомразграничения функциональных обязанностей сотрудников. Во-вторых, журнальнаярегистрация уступила место автоматизированной регистрации входящих, исходящих,внутренних документов. В-третьих,  в общем отделе начальник получилвозможность оперативно  получать информацию об исполнение документов, асотрудники теперь используют в работе автоматически формирующиеся в системереестры передачи, реестры отправки документов, и отчетные формы. В приемных ректора и проректора по научной работе, уже на данном этапесотрудниками ведется работа  со своими документами и поручениями в«кабинетах» системы «ДЕЛО». Следующим шагом на путиВУЗа к электронному документообороту, руководство академии рассматриваетвовлечение в работу в системе «ДЕЛО» персонала деканатов.

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: система электронного документооборота, СЭД, электронный документооборот, ЭОС