В Исполнительном комитете Казани внедрена система электронного документооборота

Компания «Интерфейс» (г. Казань) завершила ключевой этап проекта по созданию системы электронного документооборота в Исполнительном комитете муниципального образования города Казани — переход на безбумажную технологию работы.

С 2005 года в Исполнительном комитете муниципального образования города Казани идет проект по созданию системы электронного документооборота на основе системы БОСС-Референт и платформе Lotus Domino.
За это время система охватила 1520 пользователей на 34 удаленных площадках, за год через систему проходит порядка 250 тыс. поручений, 200 тыс. служебных записок, проектов исходящих, в системе автоматизированы следующие рабочие процессы:
• регистрация всех видов входящей и исходящей документации, в том числе обращений граждан, наложение резолюций на них;
• назначение поручений и ответственных исполнителей и соисполнителей, а также контроль исполнения назначенных заданий;
• подготовка и согласование внутренней организационно-распорядительной документации и исходящих писем;
• обработка заявлений и обращений граждан, в том числе полученных через интернет, а также контроль исполнения принятых по ним решений;
• хранение электронных версий документов в базе данных «Документы»;
• реализованы связи и обмен документами со многими смежными системами, например, «Реестр правовых актов», «Официальный портал ИКМО г. Казани», «Мобильный кабинет руководителя», «Система корпоративного обучения и тестирования».

Но итоговая цель внедрения любой СЭД — сокращение бумажного документооборота до минимума, поэтому в середине 2008 года руководством Исполкома было принято решение о внедрение электронной цифровой подписи в СЭД и последующем переходе на безбумажный документооборот. Заказчиком и руководителем проекта выступило Управление информационных технологий и связи Исполкома.
Ключевым элементом успеха перехода на безбумажную технологию является личная работа (рассмотрение и подписание документов) в системе руководителей Исполкома.

Для успешной работы первых лиц в системе необходимо было обеспечить выполнение ряда условий:
• максимальное удобство пользовательского интерфейса (оптимизация под сенсорные экраны, аудио/рукописные резолюции);
• высокая скорость работы в мобильном режиме;
• обеспечение юридической значимости электронной подписи с помощью применения сертифицированных средств ЭЦП.
Для реализации этих условий было разработано специальное приложение — «Мобильный кабинет руководителя в СЭД». Использование «Мобильного кабинета» явилось одним из ключевых факторов успешной и эффективной работы руководства Исполкома в СЭД. На сегодняшний день все руководство Исполкома работает в СЭД с помощью «Мобильных кабинетов»: начиная от мэра и заканчивая каждым руководителем подведомственной организации, а это более 100 человек.

В саму СЭД так же были интегрированы механизмы электронной цифровой подписи (используется криптопровайдер КриптоПро). Всего при работе в СЭД Исполкома используется более 300 электронных ключей.
Совокупность трех факторов — жесткий контроль проекта со стороны Управления информационных технологий и связи Исполкома, качественное выполнение работ Исполнителем по внедрению и поддержка проекта руководителем аппарата Исполкома, руководителем Исполкома и лично мэром —  позволила успешно решить поставленную задачу: документооборот в «третьей столице» России теперь безбумажный!

Мэр г. Казани Ильсур Метшин: «…Высвободившиеся средства мы тратим на проект «Электронный город», переходим на электронный документооборот… Мы перевели на эту систему Комитет по имуществу, Управление архитектуры и градостроительства, теперь каждый клиент видит информацию в интернете, у кого находится его документ. Соответственно, лозунг чиновников: каждый документ должен отлежаться, а заняться им нужно после того, как кто-то позвонит — уже не работает. Флажок висит, что документ у тебя, и нужно объяснить своему руководителю или мне, почему он пролежал дольше одного дня». (Деловой квартал от 9.11.2009)

С одной стороны, влияние мирового кризиса, вынужденное сокращение персонала, с другой - реализация масштабных проектов (Универсиада-2013, международные мероприятия, социальное строительство) предъявляли все возрастающие требования к качеству и эффективности управления городом, к работе Исполнительного комитета. На этом фоне верно выбранная стратегия развития в области информационных технологий помогла Исполкому г. Казани сохранить и повысить эффективность работы.

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: СЭД, Lotus Domino, внедрение