Забота о детях, внимание обращениям граждан, координация работы подразделений – теперь всероссийский детский центр "Орленок" решает эти задачи с помощью "1С:Документооборот 8"
Новая система электронного документооборота развернута более чем на 100 местах и позволила полностью исключить риск утери документов, в несколько раз сократить сроки их согласования и рассмотрения. Это помогает организовать более комфортный отдых детей, а их родителям позволяет быстро решить все вопросы, связанные с пребыванием детей в лагере.
Всероссийский детский центр Орленок на протяжении 50 лет является самым известным местом детского отдыха в России. Каждый год Орленок принимает на своей территории больше 20000 детей. Территория детского центра расположена на черноморском побережье и занимает более 300 га лесопарка. Орленок включает в себя 7 лагерей и административно-хозяйственный комплекс.
Основным инструментом для координации действий всех подразделений ВДЦ "Орленок" являются служебные записки и приказы по деятельности учреждения. В 2011 году было зарегистрировано около 10000 документов и более 40% из них - служебные записки и внутренние распоряжения по учреждению. При ведении бумажного документооборота служебные записки часто не доходили до адресата, а ознакомление сотрудников с документами "под роспись" затруднялось территориальной удаленностью подразделений друг от друга и могло затянуться на недели.
Руководством ВДЦ "Орленок" было принято решение автоматизировать документооборот. Главными задачами были снижение риска утери документов, сокращение времени на ознакомление и утверждение приказов и распоряжений. В качестве программного обеспечения был выбран "1С:Документооборот 8 КОРП". В числе факторов, повлиявших на выбор программного продукта, были возможность работы через интернет и наличие подсистемы по учету обращений граждан.
В качестве партнера по внедрению была выбрана компания "Портал-Юг", с которой ВДЦ "Орленок" уже успешно сотрудничал, внедряя другие программные продукты 1С.
В результате автоматизации были решены следующие задачи:
Обращение граждан. ВДЦ "Орленок" более полувека является самым узнаваемым и престижным детским лагерем в России. Один из секретов успеха – оперативное реагирование на пожелания и замечания. Внедрение "1С:Документооборот 8 КОРП" позволило автоматизировать работу с обращениями граждан. У пользователей появилась возможность не только вести учет обращений граждан, но и оперативно анализировать все замечания и предложения, реально использовать их при совершенствовании работы, что помогает сделать отдых детей еще более комфортным и незабываемым.
Работа с пропусками. ВДЦ "Орленок" заботится о безопасности детей. Посторонние люди в лагерь могут попасть только по специальным пропускам. На базе продукта "1С:Документооборот 8 КОРП" Компанией "Портал-Юг" была разработана подсистема учета пропусков. У сотрудников появилась возможность выписывать пропуска на пунктах контроля, фиксировать время прибытия и отбытия, а так же, при необходимости, с помощью электронного журнала пропусков просмотреть историю посещений.
Работа с документами. В течение первого полугодия 2012 года в системе зарегистрировано более 7000 документов и с каждым днем объем документооборота растет. Для удобства и быстроты работы с документами компанией "Портал-Юг" был разработан интерфейс, благодаря которому пользователи получили возможность не только в любой момент получить быстрый доступ к необходимым документам, но и создавать удобную для себя структуру хранения документов, находящихся в работе. Создана возможность формирования шаблонов резолюций, значительно облегчающая принятие "типовых" управленческих решений.
В результате внедрения "1С:Документооборот 8 КОРП" ВДЦ "Орленок" получил удобную и надежную систему документооборота, которая позволила свести к минимуму неудобства сложного делопроизводства. Согласование и утверждение внутренних документов сократилось с нескольких недель до нескольких дней. В данный момент оформляются 72 цифровые подписи, это позволит накладывать резолюции и утверждать внутренние приказы и распоряжения, избегая траты времени на сбор всех необходимых подписей на бумажном варианте документа.
Начальник общего отдела Арыкова Александра Стефановна: "Результат внедрения программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП" превзошел наши ожидания. Электронный документооборот с успехом заменил бумажный, исключив риск утери документов. Исчезла необходимость ходить по кабинетам для ознакомления и согласования документов. Сотрудники получили возможность работать с документацией на рабочем месте в любой момент, без поиска необходимого документа в архивах и соседних отделах".
Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)
Тематики: Интеграция, ПО
Ключевые слова: электронный документооборот