«Зетта Страхование» и Synerdocs: наводим порядок в работе с агентами
Сервис Synerdocs помог страховой компании упростить взаимодействие с агентской сетью и ускорил обработку документов в 10 раз. Почему в ООО «Зетта Страхование» отказались от бумаг и как изменился документооборот после перехода на работу в сервисе – далее.
ООО «Зетта Страхование» (ранее ООО СК «Цюрих») входит в число крупнейших страховщиков России. Присутствует на отечественном рынке с 1993 года. У компании свыше 120 точек продаж и около 5000 агентов в более чем 150 населенных пунктах России.
Задача – ускорить документооборот
Многие страховщики увеличивают клиентскую базу, развивая агентские сети. Стратегия работает: у агентов высокая мотивация по привлечению клиентов, они не привязаны к офису и могут проводить встречи в любом удобном месте. Повторно страховую услугу у агента заказывают чаще, чем у менеджера компании.
Однако в схеме есть особенности. Агенты отправляют принципалу (страховщику) множество отчетов. Тот в свою очередь обязан их принимать, согласовывать, обрабатывать, начислять вознаграждения. Специалисты компании тратят на эти операции много времени и сил.
Очевидное решение – автоматизация работы с агентами, в частности – ускорение и упрощение документооборота с ними. Именно с этой задачей руководство ООО «Зетта Страхование» обратилось к команде Synerdocs в 2016 году. Сегодня завершен первый этап работ, в ходе которого компания автоматизировала обмен актами выполненных работ (АВР), причем с агентами разных форм собственности – физическими лицами, ИП и ООО.
При этом ранее печать одного документа компании обходилась в 1,26 руб. за лист, а теперь этих затрат нет совсем. И наконец, отправка бумаг агенту стоила 26 руб. за пакет, а в сервисе Synerdocs снизилась до 5,6 рублей.
Как агенты и менеджеры работают в сервисе?
Все процедуры, связанные с отправкой, подписанием АВР и его согласованием, теперь проходят в веб-клиенте сервиса Synerdocs:
1. Сотрудник «Зетта Страхование» готовит документ в корпоративной информационной автоматизированной системе и загружает в веб-клиент Synerdocs. Далее он отправляет акт агенту:
2. Агент получает уведомление на почту и авторизуется в веб-клиенте по сертификату квалифицированной электронной подписи:
3. Далее агент сверяет данные, указанные в полученном АВР. Затем он подписывает документ или отказывает в подписании с разъяснением причин:
Подписание АВР:
Отказ в подписании АВР:
4. Сотрудник «Зетта Страхование» получает email-уведомление о том, что агент подписал документ. Затем он запускает в корпоративной системе задачу на выплату агентского вознаграждения.
На каждом этапе сервис Synerdocs создает извещения о получении или доставке:
Формирование таких служебных документов и использование при подписании актов квалифицированной электронной подписи обеспечивают юридическую значимость документооборота.
Расходы ниже, работа быстрее
Электронный документооборот существенно упростил взаимодействие «Зетта Страхование» с агентами. Решение позволило компании:
- снизить прямые издержки на печать и отправку АВР;
- значительно ускорить обработку и согласование актов;
- исключить потери документов при отправке;
- снизить риски компрометации АВР, а также судебных разбирательств с агентами.
Автоматизация бизнес-процессов в «Зетта Страхование» продолжается. Специалисты Synerdocs помогают подключить контрагентов компании к электронному документообороту, в ближайшее время стартуют работы по интеграции сервиса обмена с корпоративной информационной системой. Благодаря этому пользователи смогут получать, подписывать, согласовывать и отправлять документы в одном окне – не переключаясь на другое ПО.
Опубликовал: Игорь Плотников (info@spbit.ru)
Тематики: Интеграция
Ключевые слова: электронный документооборот, Directum