Электронный документооборот для фармацевтической отрасли. В НТФФ «ПОЛИСАН» работает Docsvision 5

В ООО «НТФФ «ПОЛИСАН» (г. Санкт-Петербург) в качестве системы документооборота развернута Docsvision 5. Проект по автоматизации на базе Docsvision, начавшийся в 2005 году с блока управления документацией СМК, сегодня охватывает целый ряд внутренних процессов и интеграцию с ИТ-системами предприятия, такими как ERP-система Infor и «1С: Зарплата и управление персоналом». В общей сложности в «ПОЛИСАН» автоматизировано 14 бизнес-процессов, в системе зарегистрировано 320 пользователей, заведено около 35 тыс. карточек, из них 15 тыс. договоров и приложений к ним. Объем базы данных достиг 80 Гб.

О заказчике

ООО «НТФФ «ПОЛИСАН» (г. Санкт-Петербург), основанное в 1992 году, разрабатывает и производит лекарственные препараты. Продукция реализуется на российском рынке, экспортируется в страны ближнего зарубежья и юго-восточной Азии. В компании работает около 1500 человек, среди которых есть кандидаты, доктора и профессора медицинских наук, врачи и фармацевты. «ПОЛИСАН» входит в топ-10 крупнейших российских производителей лекарственных средств и топ-3 компаний-экспортёров в страны ближнего зарубежья и юго-восточной Азии.

Об исполнителе

Компания ООО «ДоксВижн» является разработчиком системы управления документами и бизнес-процессами  Docsvision. Специалисты компании входят в состав отраслевых экспертных советов и принимают участие в формировании стандартов электронного документооборота, в том числе и на государственном уровне. Продажи Docsvision осуществляются через партнерскую сеть компании (более 100 партнеров в России и в других странах). Игроком реализовано более 1000 внедрений Docsvision на предприятиях и в организациях среднего и крупного бизнеса различной отраслевой принадлежности

Предпосылки проекта

В 2005 году производство НТФФ «ПОЛИСАН» было переведено на стандарт GMP (Good Manufacturing Practice), в связи с чем к обработке документации системы менеджмента качества (СМК) были предъявлены определенные требования. Кроме того, ведение документации на бумажных носителях с увеличением объёмов стало неудобным, выливалось в потери документов и времени на согласование. Возникла необходимость в автоматизации процесса обработки документов и создании единого электронного хранилища.

Выбор системы Docsvision был обусловлен возможностью наиболее эффективной и удобной для конечного пользователя реализации.

Ход проекта

Проект внедрения Docsvision 5 в ООО «НТФФ «ПОЛИСАН» прошел несколько этапов. В 2006 году было реализовано управление документацией СМК на платформе Docsvision. В дальнейшем с помощью Docsvision были автоматизированы управление канцелярией, согласование договоров и управление ОРД (декабрь 2008 – февраль 2011 года), документация по упаковочным материалам, заявки на билеты, должностные инструкции и заявки в финансовую службу (март 2011 – июнь 2012 года), счета на оплату (март 2013 – декабрь 2013 года), согласование нарядов, документация по валютному контролю, внутренняя документация, планы продаж и производства и заявки в отдел снабжения (январь 2014 – июль 2015 года).

Автоматизация документооборота СМК. В ходе данного этапа было организовано единое хранилище документации СМК с возможностью просмотра всех внесенных изменений и замечаний на всех этапах согласования, сформирован реестр документов (с двумя уровнями группировки: по типу документа и по состоянию), обеспечена маршрутизация документа между участниками процесса, версионность документов, построение механизмов оперативного мониторинга жизненного цикла документа.

В результате был получен инструмент, благодаря которому значительно повысилось качество и эффективность работы сотрудников с документацией СМК, средняя длительность согласования сократилась с 2 недель до 1-2 дней, была исключена возможность потери документов, решена проблема удаленности структурных подразделений. Руководители получили возможность следить за качеством работы своих сотрудников, уровень контроля исполнительской дисциплины повысился.

Контроль исполнительской дисциплины в Docsvision 5
(Кликните для увеличения изображения)

Работа с корреспонденцией, договорами и организационно-распорядительной документацией. В ходе этого этапа был сформирован реестр документации, реализованы регистрация и рассылка получателям входящей корреспонденции, регистрация и согласование исходящей корреспонденции, автоматическая нумерация документов.

Согласование договоров. Этот процесс оказался наиболее трудно поддающимся автоматизации. Так, при начальной постановке задачи необходимо было определить, как должна выглядеть карточка договора, и по итогам тестовой эксплуатации карточка была дополнена всеми необходимыми полями. Трудности возникли также при формировании списков согласующих лиц в зависимости от различных факторов, в итоге был решён вопрос со списками согласующих для всех типов договоров, возможность вручную дополнить список. А для устранения задержек при отсутствии на рабочем месте участников процесса были добавлены новые опции автоматической и ручной пролонгации.

Изначально сотрудники неохотно работали с системой, что привело к выпуску приказа генерального директора о согласовании в Docsvision. Созданы отчёты по исполнительской дисциплине: первый показывает, какое количество циклов по каждому договору понадобилось инициатору на его согласование, второй - насколько согласующие лица укладываются в сроки согласования. В компании нормой согласования договора с момента поступления согласующему лицу задания является 2 дня.

Еще одна сложность заключалась в том, что при наполнении справочника контрагентов не было единого стандарта, эта проблема была решена путём синхронизации справочников контрагентов Docsvision и ERP-системы Infor, в которой этот справочник актуализирован.

Согласование приказов и распоряжений. К моменту реализации данного блока сотрудники привыкли к работе в Docsvision. Процедура согласования была реализована аналогично согласованию договоров и документации СМК, но в модуле, помимо последовательного согласования, впервые реализовано и параллельное, то есть пользователи имеют возможность выбора. После окончания согласования приказ или распоряжение рассылается в виде задания на исполнение исполнителям и в виде задания на ознакомление сотрудникам из списка получателей. Для каждого приказа формируются отчеты по исполнению и ознакомлению. По окончании этого этапа автоматизации документооборота сотрудники компании начали ощущать все удобства системы, и в отдел АСУ стали поступать заявки от различных подразделений на автоматизацию их специфических процессов.

Автоматизация согласования счетов на оплату и выгрузка их в ERP-систему Infor. В карточку договора добавлена функция создания карточки счета на оплату, прописаны маршруты согласования в зависимости от подразделения инициатора и статей бюджета. Реализован шлюз между Docsvision и ERP-системой. Реализация этого модуля значительно облегчила работу финансово-экономической службы. Использование данного модуля направлено на контроль финансовой дисциплины в части своевременности оплаты, сокращение затрат на проверку соблюдения организационно-регламентирующих мероприятий при согласовании счетов, облегчение контроля исполнительской дисциплины, исключение потери счетов, а также своевременное поступление информации об оплате инициатору.

Согласование внутренней документации. Реализован универсальный инструмент согласования для любых внутренних документов, для которых нет отдельного модуля (служебные записки, модули отдела рекламы и др.). В системе стал возможен выбор типа согласования (последовательное/параллельное), создания приложений к документу и модификации действующего документа.

Лист согласования в Docsvision 5

Интеграция с «1С: Зарплата и управление персоналом» - реализована в разрезе договоров подряда с физическими лицами, что значительно облегчило работу бухгалтерии и отдела персонала.

Итоги проекта

В общей сложности в «ПОЛИСАН» автоматизировано 14 бизнес-процессов, в системе зарегистрировано 320 пользователей, заведено около 35 тыс. карточек, из них 15 тыс. договоров и приложений к ним. Объем базы данных достиг 80 Гб.

С внедрением Docsvision 5 повысилось качество работы сотрудников ООО «НТФФ «ПОЛИСАН» с документацией, обеспечено её хранение в единой информационной базе. Четкое разграничение прав доступа значительно уменьшило риск утечки информации. Ведение документации по управлению качеством на базе Docsvision позволяет ежегодно успешно проходить аудиты качества, что, в том числе, положительно влияет на возможность работы с крупными зарубежными компаниями. Имеет место и экономия ресурсов – за счёт ухода от бумажного документооборота и необходимости в доставке документов курьерами между удаленными структурными подразделениями.

Чем Docsvision 5 нравится специалистам «ПОЛИСАН»

«Системой электронного документооборота на базе Docsvision сотрудники «ПОЛИСАН» пользуются уже много лет, она стала для нас незаменимым инструментом для гладкого прохождения ряда коммуникаций и облегчения задач разных групп пользователей. Это видно даже по количеству автоматизированных сегодня внутренних процессов. Благодаря системе у нас не только полный порядок с документацией, мы стараемся использовать все её возможности на 100 %, и довольны тем, насколько эффект оправдывает себя и в плане управления предприятием, контроля. Изначально выбор системы был обусловлен именно необходимостью соответствовать стандартам качества, и мы решали, как это сделать. Теперь мы не сомневаемся: чтобы соответствовать GMP, грамотное ведение документации просто необходимо, и без надежной системы электронного документооборота реализовать это невозможно», - комментирует инженер по АСУП ООО «НТФФ «ПОЛИСАН» Евгений Коноплев. «Действительно, СМК без автоматизации становится профанацией», - подтверждает Владимир Андреев.

Чем Docsvision 5 нравится руководству «ПОЛИСАН»

Перспективы проекта

«Ничто не стоит на месте, Docsvision развивается, появляется новый функционал, и мы планируем развивать проект дальше», - сообщает Евгений Коноплев.

Опубликовал: Анна Тумакова (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: электронный документооборот, ДоксВижн