СЭД «ДЕЛО» в органах государственной и муниципальной власти Республики Мордовия: облачный документооборот по безлимитной лицензии

06.07.2015

В Республике Мордовия реализуется крупный проект внедрения СЭД «ДЕЛО» в органах государственной и муниципальной власти. Компания ЭОС ведет его совместно с местным партнером - ООО «Интер-Софт» (компания «Гарант»). СЭД «ДЕЛО» используется в регионе с 2002 года. Активная фаза проекта началась в 2013 году, его особенностями стало развертывание СЭД как облачного решения, размещенного в республиканском ЦОДе, и приобретение безлимитной лицензии на продукт. Сегодня в системе функционирует более 900 рабочих мест, пользователям открыт мобильный доступ. Ближайшая задача - 100%-ое проникновение СЭД в органы государственной власти и местного самоуправления, а также во все государственные и муниципальные учреждения и организации с пятидесятипроцентным государственным участием – в общей сложности это около 3 тыс. организаций.

О заказчике

Государственное казенное учреждение Республики Мордовия «Госинформ» (ранее - Государственное учреждение «Госинформ» и Государственное автономное учреждение «Госинформ») было создано в 2006 году. В настоящее время учредителем является Министерство информатизации и связи Республики Мордовия. Цель деятельности организации - содействие реализации государственной политики в области информатизации Республики Мордовии, проводимой Правительством Республики Мордовия и Министерством информатизации и связи Республики Мордовия, в том числе поддержка реализации республиканских целевых и государственных программ в области информатизации, а также осуществление функций оператора электронного правительства Республики Мордовия.

Об исполнителях

Компания ЭОС является признанным лидером на рынке систем автоматизации документооборота и делопроизводства. ЭОС работает на рынке с 1994 года. Современные системы управления корпоративным контентом, созданные ЭОС, обеспечивают оперативную работу с документами, информацией и знаниями, а также управление взаимодействием пользователей. В настоящее время программные продукты ЭОС используют около 6 тыс. клиентов, а общее число установленных рабочих мест составляет более 550 тыс.

ООО «Интер-Софт» (компания «Гарант», г. Саранск) – партнер ЭОС в Саранске и одна из ведущих ИТ-компаний Республики Мордовия. Компания «Гарант» образована 5 мая 1995 года. За 20 лет с момента основания коллектив компании вырос до 206 человек и обладает штатом высококвалифицированных специалистов. На сегодняшний день специалисты компании в рамках своей деятельности обслуживают более 2 тыс. организаций Республики Мордовия.

Предпосылки проекта

По словам заместителя председателя правительства – министра целевых программ Республики Мордовия Алексея Меркушкина, ИКТ-отрасль Республики Мордовия является передовой в научно-техническом и инновационном отношении. Регион занимает лидирующие позиции в стране по уровню развития инфраструктуры. В последние годы в республике разработано и претворено в жизнь множество инновационных проектов, направленных на развитие отрасли. Развитие системы электронного документооборота – один из них.

По словам Министра информатизации и связи Республики Мордовия Олега Соколова, исторически переход на ЭД в Мордовии начался еще в 2002 году, когда в центральном аппарате, а именно, в Администрации Главы Республики Мордовия и Аппарате Правительства Республики Мордовия, была развернута СЭД «ДЕЛО» - сперва на 5, потом на 10, и, наконец, на 30 мест. Тогда система использовалась в режиме автоматизированного сопровождения бумажного документооборота, выглядело это как множество электронных регистрационных карточек, которыми сопровождались бумажные документы, а само понятие электронного документооборота было размытым.

Министр информатизации и связи Республики Мордовия Олег Соколов

Министр информатизации и связи Республики Мордовия Олег Соколов

С 2005 по 2010 год министерства и ведомства региона разворачивали у себя различные системы (в основном «ДЕЛО», но не только), без их интеграции между собой.

С 2012 года председатель правительства Республики Мордовия Владимир Сушков поставил задачу отказаться от лоскутной автоматизации электронного документооборота и внедрить централизованную СЭД, чтобы в перспективе охватить ею всю республику. В Министерстве информатизации и связи РМ проанализировали функциональные возможности существующих на рынке систем электронного документооборота, в том числе, с точки зрения различных вариантов централизованного решения. Основными критериями при этом были реализация в сжатые сроки, удобство использования, минимизация рисков в обслуживании (в отличие от зарубежного продукта), наличие сильного регионального партнера для внедрения СЭД.

Важным фактором принятия решения о создании единой СЭД стал ввод в промышленную эксплуатацию информационно-вычислительного комплекса «Технопарк-Мордовия» с единственным в России дата-центром, сертифицированным по высшему мировому стандарту доступности и надежности TIER 4. Именно в нем было решено разместить СЭД и предоставлять ее пользователям как облачное решение.

В начале 2013 года была выбрана СЭД «ДЕЛО».

Ход проекта

В августе 2013 года началось масштабное внедрение СЭД «ДЕЛО» в органах государственной и муниципальной власти Республики Мордовия. Проект реализовывался в 2 этапа.

На 1 этапе системой были охвачены органы исполнительной власти РМ (500 рабочих мест). Практически во всех органах власти госвласти появилась точка входа в систему - рабочее место руководителя.

2 этап представлял собой проникновение СЭД «в глубину», закрытие недостающих потребностей в органах госвласти. Затем последовала автоматизация всех 23-х муниципалитетов. Этап закончился в начале 2015 года.

Каждый этап сопровождался выпуском нормативных документов. Первым основополагающим документом являлось утверждение положения об электронном документообороте в Республике Мордовия и рекомендательно - в органах местного самоуправления. После был утвержден типовой регламент документооборота, рекомендованный к использованию для разработки типовых регламентов внутри министерств, ведомств и муниципалитетов.

Существенный момент реализации проекта – в процессе работы оказалось, что наиболее выгодным является приобретение безлимитной лицензии, которая распространяется на все органы власти, местного самоуправления, подведомственные госорганизации и организации с государственным участием не менее 50 %. Дополнительные средства требуются только на интеграцию и настройку СЭД – это примерно 30-40 % от стоимости рабочего места. Что касается затрат на обучение, то было решено минимизировать их, подготавливая ключевых специалистов в каждой организации, которые могут обучать своих коллег самостоятельно.

Проект внедрения СЭД «ДЕЛО» в органах государственной и муниципальной власти Республике Мордовия стал одной из сквозных тем конференции «Эффективный документооборот и электронные архивы: перспективы и тенденции развития», прошедшей в июне 2015 года в Саранске

Проект внедрения СЭД «ДЕЛО» в органах государственной и муниципальной власти Республике Мордовия стал одной из сквозных тем конференции «Эффективный документооборот и электронные архивы: перспективы и тенденции развития», прошедшей в июне 2015 года в Саранске

Итоги проекта

Сегодня в системе функционирует более 900 рабочих мест - при общем числе компьютеров в органах государственной и муниципальной власти, в том числе в подведомственных организациях, порядка 7 тысяч. К СЭД «ДЕЛО» подключены все члены правительства и все ведомства, руководители которых не являются членами правительства, но участвуют в заседаниях правительства, входят в структуру органов государственной власти. Каждый из 23 муниципалитетов имеет по несколько рабочих мест (при численности в 30-50 сотрудников в каждом муниципалитете – это 3-5 рабочих мест). В целом документооборот сейчас между республиканским и муниципальным уровнем как минимум на 80 % осуществляется в электронном виде.

В Министерстве информатизации и связи РМ хождение документов в бумажном виде полностью исключено: бумага начинается и заканчивается в приемной министра. «Сэкономили и на бумаге, но прежде всего - на времени: рассмотрение, подготовка и прохождение документации значительно ускорились. Однако надо понимать, что совершенно безбумажного документооборота в сегодняшних реалиях не может быть. Есть секретная информация, информация ограниченного доступа, плюс согласно сегодняшним требованиям законодательства у гражданина есть право обратиться в органы власти, в том числе и письменно, и эта часть документооборота останется бумажной», - говорит Олег Соколов.

Базы данных СЭД «ДЕЛО» размещены на ресурсах информационно-вычислительного комплекса «Технопарк-Мордовия», о котором говорилось выше. При этом они разделены: одна база данных развернута для органов госвласти, другая - для муниципального уровня, третья – база города Саранска. Между всеми ними организовано информационное взаимодействие в части обмена электронными документами. Все сотрудники получают доступ к СЭД удаленно: органы государственной власти - с использованием собственной государственной скоростной информационной магистрали, на муниципальном уровне - преимущественно за счет аренды каналов у «Ростелекома».

У каждого руководителя есть возможность пользоваться мобильными приложениями. «Меня вполне удовлетворяет веб-клиент СЭД «ДЕЛО», через VPN с планшета я захожу в веб-версию и не пользуюсь мобильным приложением. Функционал веб-версии шире, чем мобильного клиента, но мы, безусловно, попробуем обновленный мобильный клиент, когда он будет доступен для использования», - рассказывает Олег Соколов.

«Проект в Мордовии можно назвать одним из наиболее основательных проектов внедрения СЭД «ДЕЛО» в органах госвласти: это проект с верно поставленными задачами и целями, последовательными этапами, правильным пониманием особенностей его реализации. Большую роль в успехе этого проекта сыграл наш заказчик – ГКУ «Госинформ». Можно сказать, что в результате получилось не что иное, как частное облако», - комментирует генеральный директор компании ЭОС Андрей Козлов.

Генеральный директор компании ЭОС Андрей Козлов

Перспективы проекта

В настоящее время открыты все возможности, чтоб довести количество муниципальных служащих, работающих в СЭД «ДЕЛО», до 100 %. За счет безлимитной лицензии, приобретенной у компании ЭОС, в перспективе планируется подключить муниципальные учреждения - больницы, школы, учреждения культуры, спорта и другие, коммерческие организации с участием государства или муниципалитета - всего около 3 тыс. организаций.

Возможно, что в более отдаленной перспективе СЭД «ДЕЛО» будет интегрирована с АИС МФЦ. «Решить вопрос интеграции этих двух систем не представляет сложности, но и никакого дискомфорта от отсутствия такой интеграции не создается, поэтому это задача завтрашнего дня», - уточняет Олег Соколов.

«Мы надеемся, что в ближайшем будущем в данном регионе также удастся решить задачу архивного хранения инновационными способами, после чего Республика Мордовия будет по праву считаться пионером в этой области», - добавляет Андрей Козлов.

«Со своей стороны сотрудники компании ООО «Интер-Софт» (компания «Гарант» г. Саранск) готовы и в дальнейшем профессионально реализовывать задачи, поставленные Правительством Республики Мордовия в лице Министерства информатизации и связи Республики Мордовия по внедрению и сопровождению безлимитной лицензии СЭД «ДЕЛО» во все государственные и муниципальные учреждения республики. Для этого все необходимые условия созданы», - резюмирует директор ООО «Интер-Софт» Александр Орехов.

Директор ООО «Интер-Софт» Александр Орехов

Директор ООО «Интер-Софт» Александр Орехов

Ключевые слова: ЭОС, ДЕЛО

Дайджест


Другие новости


Внедрения

Внедрение СЭД «ДЕЛО» в аппарате Правительства, органах исполнительной власти Ставропольского края и администрациях муниципальных образований
В Ставропольском крае в органах власти и местного самоуправления реализуется комплексный проект автоматизации документооборота, предусматриваю...

Фигура речи


Коммерческий директор «Логики Бизнеса» Владислав Полев о значении изменений в законодательстве для отечественного рынка СЭД/ECМ
...