Автоматизация бизнес-процессов производителя котельного оборудования. Компания «КС-Консалтинг» внедрила «eDocLib: Актив Бизнес» на заводе «Гарант»07.04.2016
Компания «КС-Консалтинг», партнер ЭОС в Сибири и на Дальнем Востоке, в январе текущего года завершила внедрение ECM-решения eDocLib: Актив Бизнес в ООО «Завод котельного оборудования «Гарант» (г. Барнаул). Реализация проекта заняла около двух месяцев. Решение «eDocLib: Актив Бизнес» позволило перевести коммуникации между всеми структурными подразделениями завода – от юристов и бухгалтерии до снабженческих и производственных участков – на качественно новый уровень. Особенность проекта - «eDocLib: Актив Бизнес» была развернута сперва в облаке «КС-Консалтинг», а впоследствии серверная часть системы была перенесена на сервер заказчика. В настоящее время в системе автоматизированы ключевые бизнес-процессы завода: работа с договорами и управленческий документооборот. В дальнейшем предполагается расширения масштаба использования системы и ее функционального применения. О заказчике
Завод котельного оборудования «Гарант» - одно из крупных предприятий Барнаула Об исполнителе
«КС-Консалтинг» – сертифицированный партнер компании ЭОС О решении Система «eDocLib: Актив Бизнес» создана специалистами «КС-Консалтинг» на основе платформы eDocLib, разработанной компанией ЭОС и активно используемой для создания прикладных конфигураций – типовых и индивидуальных (под потребности конкретного заказчика). «eDocLib: Актив Бизнес» сочетает в себе все ключевые технологии и функции ECM-системы, а также обладает широкими возможностями функциональной адаптации, в том числе и к нетиповым автоматизируемым процессам. Повышению комфорта работы пользователей в системе также способствуют приложение для мониторинга и оповещения пользователей «ДокАгент» и модуль интеграции с MS Outlook.
Возможности «eDocLib: Актив Бизнес» Компанией ЭОС и партнерами на базе eDocLib разработаны и другие готовые решения: «eDocLib: Хранение и оцифровка», «eDocLib: Реестры НКО», «eDocLib-«Электронная амбулаторная история болезни», «eDocLib: Приемная Руководителя», а также совместный с Ростелекомом облачный сервис О7.ДОК. Предпосылки проекта К моменту обращения представителей завода «Гарант» в «КС-Консалтинг» на предприятии сложилась ситуация в отношении документационного взаимодействия по ведению делопроизводства и договорной деятельности, при которой использовались приемы традиционного делопроизводства с комбинированные элементы обмена и хранения информации в электронном виде. Так, наряду с традиционным движением бумажных документов и их копий, файлы электронных образов помещались в папки централизованного файлохранилища на сервере, а для ускорения процессов согласования пересылались по каналам электронной почты. При этом вся сопутствующая информация о поручениях и их исполнении передавалась по различным не связанным друг с другом каналам связи (мессенджеры, телефон, e-mail и т.д.). Вместе с тем присутствовали и элементы формализации некоторых процессов взаимодействия в административно-управленческих и сбытовых подразделениях завода, посредством создания, сбора и обработки бумажных заявок в снабженческие и производственные подразделения. Однако разрозненность каналов и способов как передачи различной информации, так и обратной связи не позволяла снизить трудозатраты коллективного взаимодействия, а также обеспечить возможность использования систематизированных инструментов контроля исполнительской дисциплины. Задачи проекта Задачами внедрения ECM-решения eDocLib: Актив Бизнес в ООО «Завод котельного оборудования «Гарант» стали:
Реализация проекта Завод котельного оборудования «Гарант» закупил комплект из 25 лицензий ПО «eDocLib: Актив Бизнес», а также приложение «ДокАгент».
Приложение для мониторинга и оповещения пользователей «ДокАгент» Осуществление глубокой адаптации системы «eDocLib: Актив Бизнес» в соответствии с результатами обследования позволило в полной мере обеспечить ее запуск в рамках всех поставленных задач. Специалисты «КС-Консалтинг» согласовали с заказчиком подробно описанные автоматизируемые процессы, маршрутограммы и экранные формы. Произвели конфигурирование и настройку системы. После чего приступили к выполнению двух параллельных задач: обучению персонала на рабочих местах пользователей и совместному тестированию настроенных функциональных процессов. Ввиду оперативности хода внедрения, от заказчика очень быстро поступило предложение из режима опытной эксплуатации в промышленную. Это было обусловлено простотой освоения пользователями навыков работы в системе, а также оптимальностью выполненного конфигурирования. Таким образом, к исходу третьей недели с начала обучения пользователей основные функциональные процессы в системе в масштабе 25 пользователей были запущены в эксплуатацию. Это вполне позволило считать поставленные задачи успешно решенными. Дополнительно возникающие замечания и предложения было решено реализовать в рабочем порядке в процессе эксплуатации системы заказчиком. Следует отметить, что этому в значительно степени способствовал высокий уровень ответственности заказчика, организовавшего оперативное и эффективное взаимодействие своих сотрудников со специалистами «КС-Консалтинг». Особенностью данного проекта являлось то обстоятельство, что вопрос начала внедрения и вопрос приобретения серверного оборудования были значительно рассинхронизированы между собой во времени. И поскольку серверное оборудование поступило заказчику лишь спустя месяц после начала внедрения, то все мероприятия, включая обучение пользователей, их работу в системе, а также запуск системы в промышленную эксплуатацию удалось реализовать, развернув «eDocLib: Актив Бизнес» в облаке компании «КС-Консалтинг». Впоследствии серверная часть системы была перенесена на сервер заказчика, что для самих пользователей осталось практически незамеченным.
Интерфейс «eDocLib: Актив Бизнес» Результаты проекта Внедрение системы «eDocLib: Актив Бизнес» на заводе «Гарант» позволило достичь следующих результатов:
Перспективы проекта Успешное и плодотворное совместное решение поставленных задач при внедрении системы «eDocLib: Актив Бизнес» дало возможность заказчику не только существенно повысить эффективность и комфорт коллективного взаимодействия сотрудников подразделений завода, но и активно развивать перечень потенциальных потребностей в автоматизации своих бизнес-процессов. Таким образом, достигнуто соглашение о планировании предварительной подготовке последующих этапов расширения масштаба использования системы и ее функционального применения.
Опубликовал: Анна Тумакова (info@ict-online.ru) Тематики: Маркетинг Ключевые слова: электронный документооборот, ЭОС, eDocLib, КС-Консалтинг
|
Барнаульское предприятие ООО «Завод котельного оборудования «Гарант» специализируется на проектировании и изготовлении котельного и котельно-вспомогательного оборудования, а также оказывает услуги по его установке, монтажу и пусконаладке. Сегодня группа компаний «Гарант» - это производственные цеха, склады готовой продукции, офисные помещения, территории под новое строительство производственных площадей. Территория поставок компании – не только многие регионы России, но и Казахстан, Беларусь, Украина.
Компания «КС Консалтинг» специализируется на построении корпоративных систем электронного документооборота, систем управления информационными ресурсами, задачами и взаимоотношениями с клиентами, автоматизации бизнес-процессов, кадрового учета, делопроизводства и создании электронных архивов. За 15 лет работы в области автоматизации управления документами специалистами компании накоплен уникальный опыт внедрения систем для организаций и предприятий различного профиля на территории от Республики Алтай до заполярного Норильска и Забайкальского края. Стратегический партнер «КС-Консалтинг» - компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС).
