СЭД для российского производителя стройматериалов. Компания «АстроСофт» провела внедрение «1С:Документооборот КОРП» в «ПЕНОПЛЭКС»

Специалисты компании «АстроСофт» провели внедрение решения «1С:Документооборот КОРП» в компании «ПЕНОПЛЭКС», его адаптацию к специфике работы заказчика, а также обучение пользователей работе в системе. Проект позволил автоматизировать документооборот компании «ПЕНОПЛЭКС» и сделать его более прозрачным. Существенно сократилось время, затрачиваемое сотрудниками на обработку первичных документов и составление отчетов, уменьшилось количество совершаемых при этом ошибок. Повысилось качество и достоверность информации, необходимой руководству предприятия для принятия управленческих решений. В настоящее время система эксплуатируется более чем 100 сотрудниками.

О заказчике

Компания «ПЕНОПЛЭКС» - крупный российский производитель строительных и декоративно-отделочных материалов на основе полимеров. «ПЕНОПЛЭКС» занимает лидирующие позиции на российском рынке теплоизоляционных материалов из экструзионного пенополистирола. Компания «ПЕНОПЛЭКС» владеет восемью производственными площадками, семь из которых расположены на территории России, в городах: Кириши, Новомосковск, Новосибирск, Пермь и Таганрог, Черемхово, Хабаровск и одна в Республике Казахстан - в Алматинской области.

Об исполнителе

Компания «АстроСофт» основана в 1991 году и все эти годы занимается разработкой и поставкой ПО. Основными направлениями деятельности являются: поставка типовых решений 1С и разработка заказных систем на платформе «1С» и ПО ведущих мировых производителей; разработка собственной продуктовой линейки, бизнес-решений на платформах Microsoft SharePoint и «1С», ПО для встраиваемых систем, заказного ПО; сервис и аутсорсинг разработки и поддержки ПО; бизнес-консультирование. В штате «АстроСофт» более 300 сотрудников. Центральный офис компании находится в Санкт-Петербурге, центры разработки ПО - в Санкт-Петербурге, Москве, Красноярске и Великом Новгороде, есть представительства в Германии. Игроком реализовано более 1000 крупных проектов для заказчиков в 20 странах мира.

Предпосылки проекта

В силу увеличивающегося потока информации и разрозненности подразделений перед руководством компании «ПЕНОПЛЭКС» встала задача повышения эффективности управления, увеличения производительности, качества и скорости предоставления информации за счет построения новой информационной инфраструктуры группы компаний на платформе современных документно-ориентированных информационных технологий. Главное требование, выдвигаемое при создании новой информационной системы, - обеспечение единого информационного пространства.

Цели проекта

В рамках автоматизации были поставлены следующие цели:

• создание гибридной системы делопроизводства и документооборота в компании, совмещающей обработку бумажных и электронных документов;
• снижение объемов действий, выполняемых с бумажными документами;
• повышение производительности труда сотрудников за счет автоматизации обработки документов и информации;
• повышение достоверности и своевременности доставки документов и информации;
• обеспечение прозрачности деятельности компании по подготовке, учету и использованию документов.

Решение

В результате всестороннего анализа рынка в качестве основы будущей системы электронного документооборота заказчик выбрал программный продукт «1С:Документооборот КОРП» как наиболее полно отвечающий требованиям предприятия.

Решающую роль в выборе платформы сыграли следующие факторы:

• положительный опыт работы сотрудников компании-заказчика с продуктами «1C»;
• оптимальная стоимость внедрения и сопровождения по сравнению с программными продуктами, схожими по функционалу;
• распространённость платформы, что обеспечивает большой выбор подрядчиков по доработке, дополнительной настройке и обслуживанию системы;
• обширный набор функций платформы, позволяющий решать практически любые задачи управленческого учета без серьезных доработок.

Ход проекта

Специалисты компании «АстроСофт» успешно провели работы по внедрению решения «1С:Документооборот КОРП», его адаптации к специфике работы компании «ПЕНОПЛЭКС» и обучению пользователей работе в системе. Кроме того, специалисты «АстроСофт» выполнили доработки типового функционала программного продукта «1С:Документооборот КОРП», что позволило учесть особенности работы с документами в компании заказчика при автоматизации и настройке процессов обработки документов в системе электронного документооборота:

• работа с входящими и исходящими документами;
• учет договоров;
• работа с внутренними документами (ОКД, приказы, документы конкурсного отдела);
• бизнес-процессы по обработке документов (регистрация, согласование, утверждение, ознакомление, исполнение);
• хранение и использование при согласовании информации о суммах лимитов заключения договоров;
• настройка прав доступа пользователей к документам, файлам и бизнес-процессам в разрезе видов документов и подразделений;
• работа с почтой;
• формирование отчетности.

Итоги проекта

Внедрение, осуществленное специалистами «АстроСофт», позволило автоматизировать документооборот компании и сделать его более прозрачным. Существенно сократилось время, затрачиваемое сотрудниками компании «ПЕНОПЛЭКС» на обработку первичных документов, составление отчетов. Уменьшилось количество совершаемых при этом ошибок. Повысилось качество и достоверность информации, необходимой менеджменту предприятия для принятия различных управленческих решений. В настоящее время система эксплуатируется более чем 100 сотрудниками.

Опубликовал: Анна Тумакова (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: электронный документооборот, Астрософт