Спортмастер: внедрение системы электронного документооборота на базе Oracle BPM

Компания «ФОРС- Центр разработки» внедрила в «Спортмастере» современную высокотехнологичную систему электронного документооборота на основе платформы Oracle BPM Suite. Это собственная разработка интегратора, учитывающая специфическая требования заказчика по работе с историческими данными, персонализации настроек и поддержке мультиязычности. По масштабности внедрения и полноте охвата технологического стека продуктов Oracle, в России еще не было подобных проектов класса СЭД. Ранее «Спортмастер» использовал систему документооборота на платформе Lotus Notes. Проект длился 2 года. Сотрудничество с заказчиком началось в 2011 году.

О заказчике

«Спортмастер» - это крупнейший ритейлер товаров для спорта и отдыха, входящий в топ-10 мировых розничных спортивных сетей. В нашей стране и на территории Восточной Европы компания прочно занимает первое место по обороту в своём сегменте рынка. Имея территориально-распределенную структуру, она постоянно расширяет свою сеть – сейчас действует более 450 магазинов в 200 городах на территории России и приграничных стран.

Об исполнителе

ФОРС является одним из крупнейших российских разработчиков и интеграторов больших информационных систем, осуществляет поставку как программных продуктов, так и программно-аппаратных комплексов Oracle.  Официальный партнер корпорации Oracle с 1992 года, ФОРС имеет статус платинового партнера (Platinum Level Member) и является ее официальным дистрибутором (Oracle Value Added Distributor).

Предпосылки проекта

Документооборот в «Спортмастере» был построен на Lotus Notes. Однако функциональность и потенциал развития используемой системы оказались недостаточны для решения задач динамично развивающейся компании. Было принято решение о переходе на Oracle BPM Suite как на самую современную на сегодняшний день, мощную и масштабируемую платформу с полным набором технологических инструментов для управления бизнес-процессами.

При этом уже использовались бэк-офисные системы на базе других продуктов Oracle. Использование решений от одного вендора позволило бы сократить издержки на интеграцию, обучение персонала и развитие системы, заметно снизив, тем самым, совокупную стоимость владения.

Выбор интегратора был во многом обусловлен опытом предыдущего сотрудничества.  Ранее ФОРС выполнил у этого заказчика проект по созданию корпоративного портала нового поколения на платформе Oracle WebCenter. Сегодня портал активно используется в качестве полноценной коммуникационной бизнес-среды.

Цели проекта

Главной целью было обеспечение информационной поддержки бизнес-процессов, обеспечивающих работу с неструктурированными документами.

 При этом следовало:

• Описать и оптимизировать бизнес-процессы     
• Унифицировать действия пользователей при работе с документами на основе единого BPM-стандарта
• Обеспечить взаимодействие новой системы с другими информационными системами, функционирующими в Спортмастере.

Ход проекта

В рамках предпроектного обследования специалисты ФОРС сделали описание и дали рекомендации по оптимизации бизнес-процессов по сравнению с тем форматом, в котором они существовали в прежней СЭД на базе Lotus Notes. При этом устоявшиеся практики работы и сами процессы были перенесены максимально бережно. В сочетании с расширенными функциональными возможностями системы это обеспечило лояльность пользователей в процессе перехода на новую версию СЭД.

В процессе переноса в новую СЭД бизнес-процессы заказчика были не только расширены функционально, но и получили «новое качество»: на базе накопленного в процессе эксплуатации прежней СЭД опыта была разработана унифицированная структура для описания и построения всех бизнес-процессов, созданы базы договоров, контрагентов, доверенностей и приказов, единые для всех стран присутствия «Спортмастера».

В рамках проекта была осуществлена модернизация и перенос в новую СЭД данных двух подсистем прежней СЭД – ИС «Приказы» и ИС «Договоры».

Результаты проекта

Директор по ИТ «Спортмастера» Герман Алексеев отметил: «Внедрение современной СЭД дало нам возможность привести бизнес-процессы во всех точках присутствия компании к единому BPM-стандарту. В какой части света наши офисы бы ни находились, мы можем быть уверены в корректности действий пользователей системы. Важно, что интегратор обеспечил плавный переход от одной системы к другой, притом сделал это очень качественно. Был осуществлен не просто перенос функционала из старой системы в новую -  значительно изменены были сами бизнес-процессы».

Обеспечена персонализация работы пользователей в части выбора языка интерфейса, настройки вида экранных форм и порядка сортировки данных в этих формах. Система   поддерживает мультиязычность как при заполнении атрибутов документов, так и при настройке экранных интерфейсов пользователей.

Новая СЭД интегрирована с другими прикладными системами «Спортмастера».

Перспективы проекта

На последующих этапах будет обеспечена персональная настройка и других атрибутов пользовательского интерфейса: поисковых фильтров, «избранных» документов и др.

Работа над проектом будет продолжаться как вглубь, так и вширь – число автоматизируемых бизнес-процессов, охваченных СЭД, будет расти, а функциональность развиваться дальше. 

Опубликовал: Александр Абрамов (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: СЭД, электронный документооборот, Oracle, внедрение