Работа с электронными документами. Проблемы, особенности российского рынка, решения, комментарии отечественных экспертов

17.12.2019

В свете цифровизации решения для работы с электронными документами отечественных игроков рынка СЭД/ЕСМ становятся незаменимыми инструментами как для бизнеса, так и для госсектора. Однако, разработчикам и интеграторам по-прежнему приходится сталкиваться со сложностями, прежде всего, законодательного порядка, и искать пути их преодоления. Чем отличаются российский и зарубежный опыт в части работы с электронными документами? Какие ИТ-решения представлены на современно рынке? И почему, возможно, настало время спасать бумажные документы от их полного исчезновения? Об этом за виртуальным круглым столом ECM.ICT-Online.ru рассуждают эксперты компаний ЭОС, ЭЛАР, Softline, «Интерпроком», WSS-Consulting, FTS Russia и DIRECTUM.

Подготовила Анна Тумакова

ECM.ICT-Online.ru: Какие существуют сложности в работе с электронными документами?

К.и.н, ведущий эксперт по управлению документацией ЭОС, член ARMA International Наталья Храмцовская: Основные проблемы при работе с электронными документами в большей степени организационные и правовые, чем технические. Можно, в частности, выделить следующие:

  • Обеспечение безопасности электронного документооборота, защита от подлога, несанкционированных изменений и от «сливов» информации, в том числе персональных данных. К сожалению, масштабные утечки информации стали уже привычными.
  • Обеспечение юридической силы электронных документов, особенно в случае использования инновационных технологий, особенности которых ещё не нашли своё отражение в законодательстве;
  • Обеспечение долговременной и постоянной (архивной) сохранности электронных документов без ущерба для их юридической и доказательной силы, целостности и аутентичности. Сейчас эта проблема особенно остро стоит для документов, подписанных усиленными электронными подписями.
  • Проблема поддержания деловой деятельности в чрезвычайных ситуациях, когда электронные ресурсы могут оказаться недоступными или даже уничтоженными, и восстановления нормальной деловой деятельности по окончании чрезвычайной ситуации.
  • Проблема быстрого роста объёмов, сложности и разнообразия производимых электронных документов и информации, что делает невозможным управление документами и их архивную обработку по старинке.

 

К.и.н, ведущий эксперт по управлению документацией ЭОС, член ARMA International Наталья Храмцовская

К.и.н, ведущий эксперт по управлению документацией ЭОС, член ARMA International Наталья Храмцовская

 

Руководитель направления ECM корпорации ЭЛАР Александр Кузнецов: На сегодняшний день в России нет законодательной базы для возможности полного отказа от бумажных документов. Существуют отрасли, где сохраняется обязательное использование бумажного экземпляра. Например, документы ограниченного доступа или кадровая документация, архивные документы длительного хранения.

 

Руководитель направления ECM корпорации ЭЛАР Александр Кузнецов

Руководитель направления ECM корпорации ЭЛАР Александр Кузнецов


ЭЛАР более 20 лет занимается разработкой и внедрением систем хранения и управления документацией. За это время компания научилась использовать широкий спектр технических решений по обеспечению сохранности информации. Весь накопленный опыт включен в ECM-платформу ЭЛАР Контекст собственной разработки ЭЛАР, которая уже 5 лет активно поставляется заказчикам в России и СНГ. По сути, сегодня платформу ЭЛАР Контекст можно отнести к новому поколению систем управления контентом - Content Services Platforms, CSP (см. ИТ-класс раздела «ЭЛАР» от 22 октября 2019 г.).  

Между тем, во многих сферах нет строгого запрета на обмен документами в электронном виде, а некоторыми регуляторами это даже поощряется. Представление налоговой и бухгалтерской отчётности уже давно формализовано и переведено на «рельсы» ЭДО. Для того, чтобы обмениваться договорами в электронном виде, необходимо только обоюдное согласие сторон и наличие технических средств электронной подписи. Проектная документация, согласно ГОСТу, может являться подлинником, выполненным в электронной форме в соответствии с установленным стандартом. Однако, до сих пор существуют сдерживающие факторы в виде отсутствия законодательных инициатив, неоднозначной судебной практики, когда суды могут в обязательном порядке затребовать бумажный документ, что порождает недоверие пользователей.

Отдельно стоит отметить государственный вектор на создание реестров и регистров, переход к реестровой модели госуслуг, которая во многих случаях подразумевает полный отказ от использования и хранения бумажных документов. В частности, переход к электронным трудовым книжкам, работа медицинских учреждений в ЕМИАС, получение выписок из ЕГРН и других госуслуг, где подобная практика реализована повсеместно. Страна планомерно движется в направлении безбумажного взаимодействия. Но многое зависит не только от государства, но и от участников рынка, которые должны инициировать потребность в такой цифровизации.

Руководитель направления внедрений СЭД/ECM департамента бизнес-решений ГК Softline Полина Дуйкова: Существует ряд недоработок в законодательстве – в основном они связаны с оцифровкой HR-процессов, которые препятствуют полному переходу некоторых организаций на электронный документооборот. Сейчас законодательство не запрещает использование СЭД для обработки кадровых документов, но и не разрешает его, что вносит неопределенность в работу кадровых служб. Но главный сдерживающий фактор – это консерватизм руководителей бизнеса. К сожалению, часть из них все еще психологически не готова воспринимать как легитимный документ, в котором не поставлена физическая подпись. Эта проблема будет решаться дольше остальных. Полный переход к СЭД будет происходить постепенно с омоложением руководящего состава организаций.

 

Руководитель направления внедрений СЭД/ECM департамента бизнес-решений ГК Softline Полина Дуйкова

 

Руководитель отдела разработки СЭД компании «Интерпроком» Вячеслав Валышкин: Электронный документ практически является «цифровым двойником» документа на твердом носителе. Электронные документы удобно хранить и просто искать. Поскольку электронная информация сопровождается карточкой с атрибутами, например, название, автор, дата создания, регистрационный номер и прочее, то по ним документ можно быстро найти. При этом электронные документы очень легко исправить, что практически не оставляет следов. Поэтому одним из сложных моментов при работе с документами является его аутентичность. Чтобы быть уверенным в подлинности электронных документов, используются и постоянно совершенствуются механизмы отслеживания изменений и версионности, электронные подписи и «водные» знаки, различные метки и другие способы ИТ-идентификации и защиты электронных документов. Особенно это актуально для работы с конфиденциальной информацией и юридически значимого документооборота.

 

Руководитель отдела разработки СЭД компании «Интерпроком» Вячеслав Валышкин

Руководитель отдела разработки СЭД компании «Интерпроком» Вячеслав Валышкин

 

Управляющий партнер WSS-Consulting Геннадий Попов: При внедрении системы электронного документооборота основной вопрос согласования документов – это вопрос удостоверения целостности данных и авторства изменений. В самом базовом варианте он решается без применения криптографических средств – простыми отметками об изменениях средствами самой системы. Этого может быть достаточно, если речь идет о внутренних документах организации, не критичных для основной деятельности.

 

Управляющий партнер WSS-Consulting Геннадий Попов

Управляющий партнер WSS-Consulting Геннадий Попов

 

Если речь идет юридически значимых документах, сложность в российском документообороте заключается в нестабильности законодательства в части ЮЗЭДО, в частности, изменений в форматах данных, из-за чего клиентам каждый раз приходится перестраивать структуру интеграций. Интеграция может не работать или понадобится доработка этого решения ввиду аспектов закона.

Также стоит отметить такую вещь, как большое количество операторов ЭДО, обмен информацией между которыми подразумевает некоторые технические сложности (роуминг) и задержку внедрения продукта по времени, скорость получения и обработки.

Директор по развитию FTS Russia Светлин Савов: В практике применения электронных документов возникают сложности, связанные, в первую очередь, с соблюдением законодательных требований. Например, не все электронные документы юридически признаются с точки зрения законодательства. Нужно соблюдать определенные требования к формату электронных документов для сдачи в налоговые органы, чтобы не пришлось их дублировать на бумажном носителе. Также возникают вопросы по хранению документов, если оригиналы создавались в бумажном виде, а не сразу в электронном с подписанием ЭЦП.

 

Директор по развитию FTS Russia Светлин Савов

 

Проблемы внутрифирменного документооборота связаны с множеством систем и разрозненных мест хранения документов в компании. Когда возникает необходимость перемещения документов из системы в систему, обмен данными замедляется. Медленно согласуются и обрабатываются документы, сотрудникам сложно контролировать актуальность документов.

В электронном документообороте с контрагентами также много нюансов, которые приходится учитывать. Например, различные форматы документов у контрагентов, нежелание переходить на электронный документооборот. Усложняет межфирменный документооборот и отсутствие реального роуминга между операторами ЮЗЭДО, что выливается для компаний в технические сложности и дополнительные затраты на интеграции и передачу документов.

R&D-директор компании DIRECTUM Артем Пермяков: Основная сложность заключается в том, что сегодня нет универсального решения для электронного подписания документов сотрудниками, чье рабочее место не оснащено ПК. Второй момент - выбор вида подписи. Приобретать для каждого сотрудника усиленную квалифицированную подпись (УКЭП) - дорого, использовать другие варианты (усиленную неквалифицированную или простую ЭП) компании опасаются, и напрасно.

 

R&D-директор компании DIRECTUM Артем Пермяков

R&D-директор компании DIRECTUM Артем Пермяков

 

Простая электронная подпись (ПЭП) применяется уже давно в самых разных сферах: в банковских переводах между физлицами, при подаче заявок на кредиты, подписании кредитных договоров, получении посылок и так далее. Делать исключение для корпоративного сектора кажется избыточным. Риски в обоих случаях минимальны, а эффект для компаний, напротив, более значителен.

Другой нюанс - невозможность подписывать документы ЭП задним числом. С одной стороны, это плюс с точки зрения соблюдения законодательства. С другой, это препятствие для перевода документов в электронный вид, так как на практике компании подписывают документы задним числом.

ECM.ICT-Online.ru: Есть ли особенности, связанные с применением электронных документов, в России? В чем отличие отечественного и зарубежного опыта?

Наталья Храмцовская (ЭОС): Главная особенность России – как нигде в мире, широкомасштабное использование усиленных электронных подписей и мер криптографической защиты информации, которое позволяет эффективно решать проблемы оперативного характера, однако создает головную боль при длительном хранении документов. Кроме того, пожалуй, ни одна другая страна мира не делает такой упор на создание целой системы централизованных электронных реестров, регистров и кадастров, которые уже сегодня стали главными хранилищами правоустанавливающей информации – что неизбежно ведёт к уменьшению значимости документов личного хранения. В последнее время начался революционный процесс сбора регуляторами первичной информации и деловых операциях вместо синтетической отчётности, что в перспективе неизбежно приведёт в трансформации всей системы учёта и отчётности. Этому в мире тоже практически нет аналогов.

Если Россию сравнивать с англосаксонскими странами, то она разделяет общую беду континентальной системы права, в которой можно делать по большей части лишь то, что прямо разрешено законодательством – в отличие он англосаксонского подхода, где можно всё, что не запрещено. Континентальное право удобно для государственного управления, но не слишком дружественно по отношению к инновациям в деловой деятельности.

Россия в настоящее время является одним из мировых лидеров в части построения электронного правительства и быстро идёт вперёд в плане внедрения электронных технологий, в том числе инновационных, в деловую деятельность. В целом, на мой взгляд, ситуация хорошая, и есть все предпосылки для дальнейшего прогресса. Пожалуй, единственным по-настоящему слабым звеном является отставание России в создании полноценных государственных электронных архивов.

Многие зарубежные страны, традиционно считающиеся лидерами, «почили на лаврах» после первых успехов в начале 21-го века, и сейчас начали заметно отставать. В данном случае России очень помогает высокая централизация власти – когда идеи электронного правительства и цифровой экономики поддерживаются на высшем уровне, любые препятствия устраняются быстрее и проще, чем в случае более децентрализованной системы управления, характерной для многих зарубежных стран.

Полина Дуйкова (Softline): Пока уровень использования электронного документооборота в России заметно ниже, чем на Западе, хотя технических ограничений для его применения нет. На рынке представлено достаточное количество удобных в использовании решений, в том числе, российского производства, которые легко интегрируются с существующими в компаниях бизнес-приложениями.

Компания «Интерпроком» объявляет о выходе новой версии системы комплексной автоматизации документооборота «ЭСКАДО 7.6». В новую версию добавлены более 30 различных изменений, отвечающих пожеланиям клиентов компании «Интерпроком» и являющихся результатом тесной работы с заказчиками системы. Изменения и дополнения были внесены как на уровне функциональных возможностей, так и на уровне различных полей документов. Улучшения адаптируют систему под новые потребности пользователей, направлены на повышение удобства их работы и ускорение взаимодействия между участниками бизнес-процессов (см. новость раздела «Интерпроком» от 20 мая 2019 г.).

Вячеслав Валышкин («Интерпроком»): В каждой стране, несомненно, существуют свои нормативные акты по работе с тем или иным типом электронных документов, они могут дополняться отраслевыми правилами и регламентами в каждой отдельной компании. Однако, особенностями практически всех современных систем СЭД/ЕСМ является возможность быстрой настройки или кастомизации, поддержка различных языков. Некоторые сложности могут вызывать интерфейсы на иностранном языке, но это уже другая тема стратегии работы производителей программного обеспечения на глобальном рынке.

Светлин Савов (FTS Russia): Если говорить про зарубежную практику электронного документооборота, у нас был опыт погружения в финский документооборот, когда мы внедряли ECM-систему в сети торговых центров в Санкт-Петербурге и Финляндии. Помимо внутрифирменного документооборота мы настраивали и внешний документооборот с контрагентами - через провайдера ЭДО. Можно отметить наличие в Финляндии единого стандарта формализованных электронных документов (например, счетов-фактур), который поддерживается провайдерами ЭДО и популярными учетными и ECM-системами. Подобный подход значительно облегчает процесс налаживания электронного документооборота между контрагентами.

Артем Пермяков (DIRECTUM): По сравнению с западными странами, у нас уровень доверия к простым подписям заметно ниже. Там отношение к электронному подписанию проще, соответственно, меньше барьеров к распространению технологии. У нас компании больше доверяют подписям с криптографическими средствами защиты, желательно УКЭП. Конечно, такую ЭП на порядок сложнее подделать, чем рукописную. Однако оценивать применимость подписи нужно с точки зрения соотношения затрат и возможных рисков.

ECM.ICT-Online.ru: Как могут обеспечить долговременную сохранность электронных документов ваши пользователи?

Наталья Храмцовская (ЭОС): Долговременная сохранность может быть обеспечена только комплексом правовых, организационных, технических и образовательных мер, взаимно дополняющих друг друга и взаимно компенсирующих недостатки.

Основной принцип достаточно прост: нужно делать то, что сегодня в наших силах (с учётом действующего законодательства, технических и финансовых возможностей располагаемых компетенций), с тем, чтобы через 20-30 лет передать электронные документы в целостности и сохранности следующему поколению специалистов. Если регулярно и систематически заниматься решением этой задачи, она вполне решаема, и имеющийся опыт, начиная с 1960-х годов, это подтверждает.

Сохранность содержащейся в электронных документах информации обеспечить не так уж трудно, достаточно отслеживать состояние документов и своевременно перемещать их на новые носители, в новые системы или форматы. Несколько труднее сохранить юридическую и доказательную силу, но способы решить эту задачу есть – причём давно уже опробованные в бумажном делопроизводстве и архивном деле. Главные из них – создание надлежащим образом заверенных копий и изготовление актов, подтверждающих подлинность массивов передаваемых на хранение документов.

Чего точно делать нельзя – нельзя оставить электронные документы брошенными лет на 10, отложив «на потом» конверсию и миграцию. В отличие от своих бумажных предшественников, уже через 7-10 лет процессы морального устаревания и физической деградации могут привести к тому, что документы будут утрачены.

 

Решения ЭОС для работы  с электронными документами

 

Александр Кузнецов (ЭЛАР): Профильные информационные системы просто обязаны иметь необходимый технический инструментарий для обеспечения долговременной сохранности документов и управления большими данными. Объем этого инструментария определяется требованиями проекта: где-то достаточно создания простого электронного архива, где-то создаются защищенные решения с учетом организационных и аппаратных способов защиты, где-то нужны функции управления архивом организации именно с точки зрения архивного законодательства.

Мы априори понимали это при создании своей платформы ЭЛАР Контекст. Благодаря модульности она может решать задачи долговременного хранения любого уровня – цифровые хранилища с учетом версионности, разграничением прав доступа, распределенным хранением страховых фондов, построением закрытых контуров для документов ограниченного доступа, управлением смешанными бумажно-электронными делами и так далее. Наша платформа полностью удовлетворяет требованиям регуляторов, имеет необходимые сертификаты, подтверждающие успешное прохождение испытаний на соответствующие уровни защиты информации.

В системе реализованы как пользовательские, так и архитектурные возможности обеспечения сохранности данных. Например, ролевая модель, версионность, аудит действий пользователей и системных событий позволяют исключить несанкционированное распространение информации и защититься от случайного удаления данных. Шифрование и сжатие данных обеспечивает безопасность и неизменность информации, а также оптимизацию ее хранение. Поддержка распределенной архитектуры и СХД различных видов дает возможность создания отказоустойчивых конфигураций и долговременных архивов. Хранение контента отдельно от СУБД в собственном хранилище платформы позволяет гарантировать высокую производительность решений при больших объемах информации и разгрузку, используемых баз данных.

Компания Softline успешно прошла масштабный комплексный аудит Microsoft и получила международный статус Azure Expert Managed Service Provider (MSP). Высокий статус подтверждает способность партнеров одного из крупнейших мировых вендоров предлагать заказчикам широкий портфель высококачественных сервисов на базе Microsoft Azure. Компания Softline обладает всеми необходимыми компетенциями для подключения новых клиентов к Azure, оценки миграции, создания развертывания, оптимизации бизнес-решений, разработанных на основе cloud-платформы вендора, и эффективного управления ими (см. новость раздела «Softline» от 12 декабря 2019 г.).

Полина Дуйкова (Softline): Лучшим вариантом для длительного (более 10 лет) хранения электронных документов является создание долговременного электронного архива. В процессе его создания решается несколько задач: подготовка документов к хранению, управление архивным фондом, подготовка и передача документов на постоянное хранение (некоторые из них должны храниться всю жизнь, они передаются в Госархив), а также выбытие тех документов, срок хранения которых истек.

Softline предлагает своим заказчикам решение «Долговременный архив» от DIRECTUM. Он обеспечивает хранение электронных документов и скан-копий с обеспечением их юридической значимости с течением времени, а также позволяет управлять хранением бумажных документов. Кроме того, с помощью этого решения можно обеспечить временное хранение электронных документов (прием и хранение электронных документов из систем-источников после завершения работы с ними) и их дальнейшую передачу в архив. Встроенный в решение механизм усовершенствования электронных подписей до формата архивного хранения Cades-A, а также регулярная «перештамповка» позволяет продлить срок действия ЭП на документах, переданных в архив. Поэтому решение подходит в качестве сервиса для обеспечения юридически значимого хранения документов на длительный период времени без организации архивных процедур. Например, для юридически значимого хранения финансовых документов в ERP-системе (более 5 лет), архива клиентских досье в других информационных системах и так далее.

Вячеслав Валышкин («Интерпроком»): В нашей системе «ЭСКАДО», которая объединяет возможности СЭД, CRM и управления продажами, можно «сбрасывать» в архив электронные документы из таких модулей системы, как «Внутренние документы», «Входящие/Исходящие документы», «Договоры». Пользователи могут сделать настройки для автоматического архивирования «не активных» документов. Чтобы задать параметры «не активных» документов, можно просто задать нужные условия, например, «документ не редактировался более 12 месяцев». Обычно различные бизнес-подразделения (отдел кадров, юридический отдел, финансы и другие) любят создавать свои базы данных и архивы документов. Поиск документов можно осуществлять как в каждой отдельной архивной базе данных, так и по нескольким базам, объединив их в группы.

Следует отметить, что усовершенствование системы хранения данных играет важную роль для уменьшения ТСО - в частности, дисковое пространство, стоимость хранения данных, операции ввода-вывода и стоимость текущей эксплуатации. В основе СЭД «ЭСКАДО» лежат технологии, которые позволяют осуществлять сжатие структуры базы данных и компрессию данных документов, а «вложения» в виде файлов можно хранить отдельно от самих документов. Вместо этого сервер с поддержкой DAOS использует единственную копию вложения в репозитории и заменяет вложение ссылкой на этот объект. Если используется кластерная система или одно и то же вложение существует в нескольких базах данных, оно сохраняется только один раз на каждый сегмент сервера, а затем множится число ссылок. Таким образом, когда вложенный файл передается нескольким пользователям одного и того же сервера, используемое дисковое пространство значительно уменьшается.

Геннадий Попов (WSS-Consulting): Для выполнения задач хранения и повышения производительности системы в работе с файлами у нас есть собственная разработка – модуль WSS Docs Storage. Сам по себе модуль – крайне функциональный и производительный. Модуль позволяет повысить производительность системы при работе с файлами при больших объемах данных. Верхний предел хранилища повышается с 5 Tb при стандартной конфигурации WSS Docs, до 5000 Tb при использовании WSS Docs Storage в максимальной конфигурации. Что это дает нашим клиентам? Оптимизация рабочего пространства, быстрая работа файлового хранилища и, соответственно, полная надежность и сохранность документов.

На данный момент наша команда развивает модульное решение WSS Docs Storage в следующих направлениях:

  • Повышение отказоустойчивости хранилища за счет кластеризации и/или зеркалирования серверов;
  • Реализация защищенного хранилища за счет сквозного хэширования всех блоков в хранилище (по принципам технологии блокчейн), за счет чего достигается невозможность изменения ранее загруженных файлов, а также невозможна загрузка файла «задним числом»;
  • Сквозное шифрование защищает данные от несанкционированного доступа или «выноса»;
  • Снижение нагрузки на каналы связи при реализации распределенного хранилища файлов: пользователи удаленных предприятий обращаются к своему локальному хранилищу WSS Docs Storage при чтении/записи файлов, кардинально сокращая нагрузку на сеть.

Цель – усилить безопасность данных, внедрив новые методы шифрования и увеличить удобство для пользователя, а также скорость внедрения системы для наших клиентов.

Светлин Савов (FTS Russia): Большинство электронных документов внутреннего использования компании можно хранить в стандартных форматах, например, в PDF или в форматах картинок для специфических документов по проектам. Главное – обеспечить неизменяемость файлов в архиве.

Что касается бухгалтерских, учетных и финансовых документов, подписанных электронной подписью, к ним применяются более строгие условия хранения. Средний срок хранения такого типа электронных документов – 5 лет. Система M-Files соответствует официальным требованиям для такого хранения. Она предоставляет обширные функции обеспечения безопасности и контролируемый доступ к контенту.

Про более длительные сроки, например, 10 лет хранения и больше, говорить сложно. Здесь система M-Files может выполнить все в части безопасности и неизменности архивных электронных документов. Но могут возникнуть риски, не связанные непосредственно с возможностями СЭД/ECM. Например, технологические – могут измениться программы воспроизведения файлов, востребованные форматы файлов, или законодательные – требования к представлению документов от официальных органов.

Одно из важных требований для компаний – обеспечить неизменяемость файлов электронных документов, сданных на хранение. В M-Files есть контроль версионности документов, в истории изменений можно посмотреть, когда и кем вносились последние изменения. Также это решается настройками доступа к файлам, например, финансовые документы в архиве можно открыть только для главного бухгалтера. Система M-Files также может конвертировать файлы электронных документов в формат PDF/А-1b, который соответствует стандарту ISO 19005-1:2005 в части длительного хранения электронных документов.

В системе M-Files продолжает совершенствоваться функционал для обеспечения безопасности документов: контроль доступа к конкретным документам, классам или типам объектов; контрольный журнал для прослеживаемости изменений и версий документов; разные типы аутентификации пользователей; шифрование файлов при передаче данных и хранении; обнаружение вторжений; предотвращение потери данных – сохранение старых версий документов, функции ограничения одновременного редактирования документа несколькими пользователями («чек-ин»-«чек-аут»); высокая отказоустойчивость системы. Помимо этого, компания-разработчик системы M-Files сертифицирована на соответствие требованиям международного стандарта по информационной безопасности ISO 27001.

ECM.ICT-Online.ru: Каковы перспективы для лучшего проникновения электронных документов? Какие факторы влияют на этот процесс?

В апреле 2019 года решение ЭОС для архивного хранения электронных документов на правах подлинников ЭОС впервые было представлено ведомствам, отвечающим за формирование государственной политики, нормативно-правовое регулирование в сфере архивного дела, государственный учет и хранение документов архивного фонда РФ – Федеральному архивному агентству (Росархиву), а также Российскому государственному архиву научно-технической документации (РГАНДТ). Участники презентации познакомились с основными аспектами разработанной ЭОС «Концепции хранения электронных документов в архиве организации» и увидели процесс передачи ЭД из СЭД «ДЕЛО» в систему архивного хранения подлинников электронных документов (см. новость раздела "ЕСМ" от 9 апреля 2019 г.).

Наталья Храмцовская (ЭОС): Помимо уже осознанных как государственными органами, так и коммерческими организациями огромных преимуществ и возможностей, связанных с использованием электронных документов, в ближайшее время ключевым фактором будет усиливающееся давление «сверху», связанное с программами электронного правительства и цифровой экономики. Во многих случаях нас просто лишат возможности использовать добрые старые бумаги. Более того, под угрозой вымирания могут оказаться «бумагоподобные» электронные документы вследствие изменения бизнес-процессов, которое делает их ненужными. Заметили ли вы, что уже практически вымерли справки, которые ещё не так давно были самым распространённым видом?

На самом деле уже поздно говорить о «проникновении» электронных документов; пора уже спасать бумажные документы от полного истребления в тех нишах, где они по-прежнему могут быть полезными!

Александр Кузнецов (ЭЛАР): В ряде отраслей обмен документами в электронном виде налажен и активно используется - Росреестр, налоговая отчетность, медицинская сфера, любые госуслуги. Первые регионы внедряют технологии передачи электронных документов из региональных СЭД в госархивы, то же вскоре планирует сделать Росархив для федеральных ведомств. Многие представители бизнеса и крупных холдингов налаживают электронное взаимодействие с контрагентами или планируют перейти к нему. Сегодня вендоры готовы к реализации подобных решений, нужна инициатива на законодательном уровне и создание единых стандартов. В свою очередь, заказчики должны быть готовы участвовать в подобном процессе и не противиться нововведениям.

Полина Дуйкова (Softline): Бизнес постепенно переходит к полностью электронному взаимодействию, созданию информационной среды, где все системы объединены между собой. Такая экосистема должны быть интеллектуальной, омниканальной, удобной в использовании и поддерживать юридически значимый документооборот. В создании таких экосистем будут активно применяться решения с использованием искусственного интеллекта.

Уже сейчас мы используем в своей работе сервисы интеллектуальной обработки корпоративного контента (в нашем случае это решение DIRECTUM Ario). С помощью  комплексных инструментов на базе нескольких технологий можно передать искусственному интеллекту большинство рутинных операций в ECM: интеллектуальный поиск, классификацию и заполнение карточек входящих документов, подготовку автоответов и проектов резолюций и многое другое.

Геннадий Попов (WSS-Consulting): Важна оптимизация и, в первую очередь, улучшение тех процессов, которые мы развиваем. Одна из наших целей – это развитие модульной системы, которая максимально раскрывает наш основной продукт – WSS Docs. Наши клиенты – это крупные игроки рынка, настоящие профессионалы своего дела в их сферах деятельности, каждый продукт, который мы реализуем для них – уникален. Поэтому у нас есть возможность использовать опыт уже реализованных кейсов и делать каждое следующее внедрение более профессиональным.

Касательно проникновения юридически значимых документов - в первую очередь должны быть однозначно решены проблемы в законодательной части и вопрос роуминга между операторами ЮЗЭДО. Мы неоднократно слышали об этом от клиентов на выставках и конференциях.

Директор по развитию FTS Russia Светлин Савов считает, что крупные компании готовы инвестировать в прогрессивные технологии, например, использование искусственного интеллекта в управлении информацией. При выборе ECM-решения такие компании учитывают возможности интеграции с существующими системами, совокупную стоимость владения, перспективы решения в будущем, а также возможности реализации в системе специфических процессов (см. новость раздела «СЭД» от 10 октября 2017 г.).

Светлин Савов (FTS Russia): Применение электронных документов на российском рынке имеет хорошие перспективы, поскольку, во-первых, государство активно поддерживает электронное взаимодействие в коммуникации и обмене информацией с бизнесом. Во-вторых, самому бизнесу сейчас удобнее и экономически целесообразнее вести документооборот в электронном виде.

Основными факторами влияния на внедрение электронного документооборота выступают изменения законодательства, упрощение работы с провайдерами ЮЗЭДО, гибкость вариантов ведения электронного документооборота и широкое предложение на рынке решений по автоматизации документооборота, тенденции к цифровизации бизнеса и практика выстраивания цифровых бизнес-процессов.

Артем Пермяков (DIRECTUM): На применение электронных документов в России влияют два ключевых фактора. Первый – это позиция государства. Мы всей страной строим цифровую экономику - совершенно естественна государственная поддержка законодательных инициатив, регламентирующих электронное взаимодействие.

Второй фактор – отношение к цифровизации со стороны крупного бизнеса. Большие компании видят огромную выгоду в переходе на электронные документы. Это прямая экономия на процессах: скорость перемещения документов значительно возрастает, исключаются лишние этапы, которые были связаны с бумажными документами, за счет чего процессы становятся эффективнее. С точки зрения межкорпоративного документооборота, при переходе крупных предприятий на безбумажный обмен за ними неизбежно потянутся контрагенты.

Мы ожидаем постепенного перевода в электронный вид всех официальных документов. Уже введены электронные трудовые книжки, активно обсуждаются перспективы цифровизации других кадровых документов. Договорные отношения будут оформляться «в цифре», в том числе между физлицами. Например, скоро будет возможно заключать договоры купли-продажи автомобилей через сайт госуслуг. Впоследствии к ним добавятся другие соглашения. Можно привести несколько примеров цифровизации из разных областей. Например, в банковской сфере уже сейчас все оформляются в электронном виде заявки на кредиты, карты и другие продукты. Органы государственной власти отвечают на обращения граждан преимущественно в электронном виде. Производственные компании уже роботизировали конвейер, и бумажный документооборот в таких условиях выглядит анахронизмом. Компании обмениваются документами через операторов ЭДО. Пока объем такого обмена на уровне 7 %, однако дальше ожидается его активный рост.

ECM.ICT-Online.ru: Большое всем спасибо за беседу!

Ключевые слова: СЭД, электронный документооборот, ECM, Directum, ЭОС, Софтлайн, WSS-Consulting, ЭЛАР, FTS, Интерпроком

Дайджест


Другие новости


Интервью


Начальник отдела проектирования корпоративных мобильных приложений ЭОС Артем Андреев: «Движение - это жизнь, и мы двигаемся вперед и растем вместе с нашими заказчиками»
Линейка мобильных приложений EOSmobile компании ЭОС в начале 2020 года осуществила переход на 4-ый этап эволюции. О том, что это означает с то...

Внедрения

Внедрение СЭД «ДЕЛО» в аппарате Правительства, органах исполнительной власти Ставропольского края и администрациях муниципальных образований
В Ставропольском крае в органах власти и местного самоуправления реализуется комплексный проект автоматизации документооборота, предусматриваю...

Фигура речи


Коммерческий директор «Логики Бизнеса» Владислав Полев о значении изменений в законодательстве для отечественного рынка СЭД/ECМ
...