Docflow-2012: решения ЭОС для банковского сектора

На прошедшей недавно крупнейшей отраслевой выставке Docflow-2012 компания «Электронные офисные системы» (ЭОС) представила сразу два новых проекта автоматизации в банковской сфере: внедрение EOS for SharePoint в КБ «СДМ-БАНК» и внедрение «eDocLib: Хранение и оцифровка» для ИК «МИБ-Инвестиции». Сегодня уже более чем 150 банков России и СНГ используют программные продукты ЭОС для автоматизации электронного документооборота, среди наиболее крупных можно выделить «Центральный Банк России», «Западно-Сибирское отделение Сберегательного Банка РФ», «Банк Возрождение», «КБ ДельтаКредит», АКБ «Российский Капитал», коммерческий банк «Петрокоммерц», «ТрансКредитБанк» и многие другие.

На Docflow-2012 менеджер по продукту ЭОС Александр Осипов рассказал об особенностях внедрения EOS for SharePoint в «М2М Прайвет Банке». Напомним, что EOS for SharePoint представляет собой комплексную систему управления документами на базе платформы Microsoft SharePoint 2010. Система предоставляет большие функциональные возможности, которые уже заложены в «коробочное» решение: организацию централизованного хранения электронных документов, автоматизирует функции классического документооборота (обработка входящих, исходящих и внутренних документов), а также подготовку проектов документов, включая процессы согласования, визирования и утверждения. С помощью системы возможна настройка специфических для конкретной организации процессов обработки документов и форм, настройка контроля исполнения поручений и документов, и организация повседневной работы пользователей с документами.

На первом этапе внедрения решения в «М2М Прайвет Банке» состоялся пилотный запуск проекта по действующей акции «Быстрый Старт», при этом, настройка основного ряда процессов заняла всего 3 рабочих дня. По результатам пилотного проекта, руководством компании было принято решение о полнофункциональном внедрении. В частности, в ходе работы над проектом были автоматизированы следующие процессы: согласование договоров, как хозяйственной деятельности, так и договоров с клиентами; счета, приказы, служебные записки, нормативные документы; настроены гибкие правила оповещения сотрудников по задачам; настроена работа с поручениями по документам, так и поручения, не связанные с документами; настроена регистрация входящей и исходящей корреспонденции; настроена работа с нормативной документацией, её хранение с гибкими правами доступа; настроены индивидуально личные сайты пользователей; интерфейс системы выполнен в фирменном стиле компании. В результате, процесс согласования стал более прозрачным, что позволило исключить потерю документов, уменьшить сроки их согласования, а также увеличить ответственность сотрудников.

О результатах внедрения EOS for SharePoint в КБ «СДМ-БАНК» рассказал директор департамента ИТ компании Олег Илюхин, по словам которого было автоматизировано 200 рабочих мест (14 точек в Московском регионе и 8 точек в региональных филиалах), а также организовано хранилище нормативно-правовых актов (НПА), регламентирующих деятельность банка. Из особенностей проекта г-н Илюхин отметил следующие: развитая структура НСИ (много связанных справочников), большое количество прописанных маршрутов согласования, ознакомления и рассмотрения, перенос базы действующих нормативных актов (НПА), была также реализована публикация НПА из СЭД в библиотеку SharePoint для ознакомления сотрудников. Кроме того, получила реализацию возможность формирования поручений по мероприятиям календаря, подача заявок на выдачу прав доступа к инфосистемам банка, реализовано ЭЦП и шифрование (2 этап).

Также на Docflow-2012 dедущий специалист по документообороту ИК «МИБ-Инвестиции» Вадим Савинов рассказал об опыте организации электронного архива финансовой документации с помощью комплексного решения «eDocLib: Хранение и оцифровка». Он описал ситуацию к началу проекта следующим образом: значительный объем финансовой документации ( договора, векселя, заявления, отчеты, и т.д.), а также бумажный архив со всем «букетом» традиционных сложностей в виде трудностей с оперативным получением информации, отслеживанием сроков и поиском по архиву. При этом, внедрение электронного хранилища как правило выполняется в значительные сроки и с большими трудозатратами, к тому же несет традиционные риски в виде необходимости изменения сценариев работы под возможности системы, а также избеганием пользователей использования новой электронной системы. Поэтому в ИК «МИБ-Инвестиции» были сформированы следующие требования к исполнителю и решению: минимальные сроки перевода существующих документов в электронный вид, простой и эффективный алгоритм загрузки вновь поступающих документов в систему, простота использования системы для конечных пользователей. А кроме того, - минимальные сроки ввода решения в промышленную эксплуатацию, а также возможность самостоятельного обслуживания и доработки решения специалистами заказчика.

Оцифровка банковской документации не является простой задачей, однако, значительную часть такого документа составляет стандартный текст, для всего остального удается выделить определенный набор значимых параметров, таких как дата, сумма, номер и т.п. При этом, извлекать из неструктурированных документов такие данные позволяет технология ABBYY FlexiCapture, которая, в свою очередь, интегрирована в решение eDocLib: «Хранение и оцифровка». Ключевыми особенностями этого решения ЭОС являются легкая настройка без программирования, простота поддержки, конструирование объектов произвольного вида, привычный интерфейс офисных приложений для пользователей, интеграция с системами бизнес-аналитики и невысокие требования к аппаратному обеспечению. В результате внедрения решения eDocLib: «Хранение и оцифровка» в кратчайшие сроки (одна неделя) был обеспечен перевод архива в электронный вид, значительно сокращено время извлечения и необходимой обработки данных, а специалисты ИК «МИБ-Инвестиции» самостоятельно могут адаптировать решение для новых типов документов. В будущем предполагается расширение электронного хранилища в направлении постепенного перехода к «единой точке входа» для работы с информацией. Кроме того, будет автоматизированы бизнес-процессы по обработке вновь поступивших документов, возможно, будет осуществлен переход на «облачный» сервис.

Напомним, что интеграционное решение на базе eDocLib и Abbyy FlexiCapture «Хранение и оцифровка» отлично от предыдущего варианта, представленного на «Осеннем документообороте –2011» документным сканером Canon (см. материал рубрики ЭОС от 25 октября 2011 г.). «Решение уже вбирает в себя часть новых возможностей, которые войдут в новую версию eDocLib. В целом на своем стенде мы примерно воссоздали все то, что уже успешно внедрили в ИК «МИБ-Инвестиции», сегодня этому был посвящен целый доклад. Его отличительной чертой является быстрота внедрения, мы уложились в одну неделю, причем развивать его дальше можно уже силами самого заказчика. Canon является нашим давним партнером, поэтому мы разработали и представили здесь решение именно на базе его устройства», – рассказала  директор по маркетингу ЭОС Елена Иванова на выставке Docflow-2012.

Реализованный ЭОС проект в ИК «МИБ-Инвестиции» уникален еще и тем, что он стал первым коммерческим внедрением «облачного» решения на базе ЕСМ-платформы eDocLib, и вновь открытый филиал компании в г. Чехове как раз работает с этой системой в «облаке». «Собственно, отвечая на запросы рынка, уже в самое ближайшее время мы развернем в «облаке» и СЭД «Дело», о высоком интересе к этому говорит как отсутствие у нас оставшихся буклетов и рекламной продукции, так и огромное число профессиональных вопросов посетителей», – добавила Елена Иванова. Более подробно об «облачной» стратегии ЭОС и SaaS-версии eDocLib можно прочитать в материале рубрики ЭОС от 12 апреля 2012 г.

Опубликовал: Александр Абрамов (info@spbit.ru)

Тематики: Интеграция, Маркетинг, Оборудование

Ключевые слова: автоматизация, электронный документооборот, ЭОС, SaaS, EOS for SharePoint, eDocLib