EOS for SharePoint 2010 VS TerraDocs 2011: что в «коробке»?

Изначально оба решения, стоявшие у истоков бизнес-инициативы Microsoft в начале 2008 года, задумывались как коробочные, и были призваны объединить возможности классических СЭД и портальных технологий на базе SharePoint Server. Тем не менее, к сегодняшнему дню коробочным в полном смысле этого слова (развертывание за 1 месяц), и наиболее массовым (более 100 внедрений), стало решение EOS for SharePoint 2010 компании «Электронные офисные системы» (ЭОС), в то время как TerraDocs 2011 от «Терралинк» не смогла занять значимой рыночной доли, а сроки ее развертывания из коробки составляют 2-3 месяца, что уже не позволяет отнести ее к чисто коробочным решениям, но к классу «полузаказных» решений.

Система управления документами, бизнес-процессами и коллективной работой Enterprise TerraDocs for SharePoint, разработанная на платформе Microsoft SharePoint Server 2010 (краткое TerraDocs 2011), представляет собой узел документооборота на корпоративном портале заказчика и реализует все функции управления документооборотом компании: регистрацию, маршрутизацию, согласование и совместную работу с документами, хранилище документов, поиск по реквизитам и по содержимому, управление бизнес-процессами, а также создание поручений и контроль их исполнения. В целом, TerraDocs 2011 обогащает широкие бизнес-возможности портала SharePoint Server за счет распространенных в российском делопроизводстве функций и предоставляет инструмент управления процессами, связанными с документационной деятельностью. При этом, она реализована без использования сторонних СЭД, - ее интерфейс наследует дизайн портала Microsoft SharePoint, что добавляет системе гибкости и не требует дополнительного времен для обучения пользователей. Кроме того, установка TerraDocs 2011 производится в уже настроенный и используемый портал, что снижает затраты на внедрение системы, при этом, для управления этой системой ЕСМ-класса используются штатные возможности портала, что позволяет упростить процесс ее масштабирования, резервирования и восстановления. Система TerraDocs 2011 имеет так называемые «связанные обсуждения» (комментарии, в том числе и на реплики других пользователей, добавляются к нему в виде дерева) с возможностью рассылки всем участникам создания документа. Кроме того, для эффективного взаимодействия сотрудников внутри компании, «Терралинк» предлагает для этой ЕСМ-системы дополнительный модуль TerraDocs.Structure, который позволяет строить и использовать наглядную организационно-штатную структуру организации (номер телефона, адреса электронной почты, должность, подразделение, начальник конкретного сотрудника).

В то же время, не смотря на ряд преимуществ (прежде всего, полноценная встроенная СЭД в среде SharePoint), TerraDocs 2011 имеет ряд недостатков. Во первых, в системе нет специальной опции для электронной подписи и шифрования, в результате, - ЭЦП реализуется внешними средствами или внутренними возможностями Microsoft. Кроме того, здесь нет и встроенных возможностей для обеспечения поточного сканирования (для чего используются внешние системы распознавания текста (OCR) – продукты ABBYY и Captiva. Определенные трудности могут возникнуть и при формировании отчетов – в системе заложены всего лишь две их формы («Лист согласования» и «Отчет по исполнению документов»). К недостаткам системы TerraDocs 2011 можно отнести и слабые возможности по настройке workflow (маршрутиризации), - система позволяет разрабатывать шаблоны бизнес-процессов только в SharePoint Designer и MS Visual Studio, что не совсем удобно и требует определённых знаний, в том числе опыта программирования. В результате, процесс внедрения значительно затягивается, что уже не позволяет назвать TerraDocs 2011 «коробочным» продуктом, - скорее, ее можно отнести к «полузаказной» разработке, требующей в каждом случае работы консультантов и программистов, так как для каждого клиента создается особая конфигурация продукта, учитывающая потребности и возможности клиента. В результате чего, стандартное внедрение TerraDocs реализуется за 2-3 месяца.

Общий вид интерфейса системы EOS for SharePoint

Что касается EOS for SharePoint, то это готовый коробочный продукт, требующий минимум доработок, вся его настройка осуществляется практически без программирования средствами SharePoint, поэтому развивать систему можно средствами любых ASP.net разработчиков, интегрируя систему документооборота с огромным количеством сторонних продуктов (таких как OCR и CRM системы). Кроме того, в отличие от «полузаказного» решения TerraDocs – использование коробочной версии и стандартных инструментов позволяет клиентам EOS for SharePoint легко переходить на новые версии продуктов Microsoft и легко поддерживать свою СЭД, так как нет зависимости от разработчика и уникальности в конфигурации. В результате, структура решения стала более гибкой, что позволяет с лёгкостью организовывать как корпоративные, так и веб-порталы любой структуры и сложности. При этом, внедрение время EOS for SharePoint может составлять от 3х суток, а стандартное внедрение EOS for SharePoint на 60 пользователей займет месяц.

Как и аналогичная ей система ЕСМ-класса TerraDocs, решение EOS for SharePoint может быть реализовано как на базе портала SharePoint 2010, так и его предшественнике SharePoint 2007. Возможности по настройке рабочих-процессов (workflow) в EOS for SharePoint значительно богаче, чем в TerraDocs 2011 – за счет того, что стандартный SharePoint маршрутизатор переписан, а при необходимости можно также проектировать процессы в SharePoint Designer. В отличие от TerraDocs 2011, в EOS for SharePoint за счет подключения модулей реализованы как функция поточного сканирование (плюс поддержка штрих-кодов), так и ЭЦП с поддержкой любых российских и западных крипто провайдеров на базе Microsoft CryptoAPI.

Что касается конечной стоимости внедрения двух решений, то для этого требуется приобрести лицензии на ряд продуктов Microsoft (MS Office SharePoint Server, MS Windows Server, MS SQL Server), дальше начинаются различия. Так стоимость лицензий TerraDocs 2011 не имеет фиксированного значения и обратно пропорциональна количеству рабочих мест (начинаясь в среднем от 300 тыс. рублей, они не зависят от дальнейшего наращивания количества пользователей). Недостатком помимо высокой стоимости владения продуктом, складывающейся из стоимости услуг является непредсказуемая в дальнейшем стоимость обслуживания и поддержки СЭД, выполненной на базе TerraDocs. В свою очередь, помимо покупки тех же лицензий на продукты Microsoft (Microsoft: Office SharePoint Server 2007/2010, Windows Server, а также СУБД MS SQL Server  2005/2008/2008R2), для внедрения решения EOS for SharePoint необходимо приобрести 1 серверную лицензию и 2 типа пользовательских лицензий («Участник» за 7500 рублей и «Читатель» за 1500 рублей), стоимость которых при росте числа пользователей сокращается. Так за счет разграничения функциональности (она требуется далеко не всем пользователям), можно оптимизировать конечную стоимость внедрения. При внедрении EOS for SharePoint, компания ЭОС также предлагает полный комплект документации и обучающих видео-уроков, позволяющие Заказчику в дальнейшем самостоятельно обучать основной персонал и новых сотрудников.
Не смотря на то, что оба этих коробочных решения являются встроенными СЭД в портальной среде без использования внешних компонентов, тем не менее они были по-разному восприняты рынком. За счет гибкости и удобства настройки, более расширенного функционала (то же поточное сканирование) и наличия ЭЦП, решение EOS for SharePoint стало самым массовым на рынке (более 100 внедрений), причем его используют как коммерческие компании, так и государственные структуры за счет возможностей интеграции с федерльными системами МЭДО и СМЭВ.

Опубликовал: Сергей Мальцев (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция, Маркетинг, Оборудование, ПО

Ключевые слова: СЭД, электронный документооборот, ECM, ЭОС, Terrasoft, Microsoft, EOS for SharePoint