Межкорпоративный электронный документооборот: оценки, решения, проекты
Направление межкорпоративного документооборота - одно из наиболее важных для большинства ведущих отечественных игроков рынка ЕСМ/СЭД. Более того, по мнению некоторых их них, именно в межкорпоративном взаимодействии скрываются основные векторы развития рынка электронного документооборота. О значимости данного направления для рынка в целом и для его отдельных участников, а также о своих разработках в этой области, ECM.ICT-Online.ru рассказали представители компаний «Электронные Офисные Системы», Directum, «Сервионика», «Витте Консалтинг», «А2Б», «ИнтерТраст», «1С-КПД», «ДоксВижн».
Материал подготовила Анна Тумакова
Приоритетно и перспективно
Отвечая на вопрос о том, насколько направление межкорпоративного документооборота актуально для рынка ЕСМ в целом и для каждого из игроков в частности, большинство опрошенных называют его в числе приоритетных.
Так, направление межкорпоративного документооборота является одним из наиболее важных для компании «Электронные Офисные Системы», и оно наверняка будет развиваться, не сомневаются представители ЭОС. «Мы планируем развивать наше решение для межкорпоративного обмена документами в направлении функционала, чтоб как можно больше действий при обмене электронными документами между разными организациями были автоматизированы. Еще одна задача – развитие функциональности, связанной с электронной подписью, юридически значимым документооборотом. Кроме того, мы будем функционально развивать мобильные приложения, чтоб межкорпоративный обмен электронными документами стал возможен с мобильных устройств», - говорит руководитель Управления маркетинга компании ЭОС Елена Иванова.
Руководитель Управления маркетинга компании ЭОС Елена Иванова
В Directum уверены, что именно в межкорпоративном взаимодействии скрываются основные векторы развития рынка электронного документооборота. «Прошло время, когда СЭД считалась довольно замкнутой системой. Сейчас у нас есть все предпосылки, инструменты и законы для того, чтобы значительно расширять границы взаимодействия. Внешний обмен электронными документами – это наиболее логичное развитие концепции ECM. К нему наблюдается рост интереса со стороны бизнеса, особенно тех компаний, что работают с большим числом контрагентов. А если посмотреть на динамику и количество законодательных изменений (а за последние пару лет вышло больше нормативных актов, регулирующих работу с электронными документами, чем за всю предыдущую историю российского законодательства), то можно сделать вывод, что и государство серьезно взялось за новые технологии взаимодействия», - считает руководитель проектов Synerdocs Павел Овчинников.
Руководитель проектов Synerdocs Павел Овчинников
По мнению руководителя направления юридически значимого электронного документооборота компании "Сервионика" (ГК «Ай-Теко») Инги Майор, при переходе на электронные коммуникации крайне важна возможность обеспечения безопасного и юридически значимого межкорпоративного документооборота. Особенно высоки перспективы таких систем межкорпоративного документооборота, которые способны обеспечить работу с усиленными видами подписи, а также дают возможности варьировать степень аутентификации пользователей. С точки зрения Инги Майор, этот рынок имеет большие перспективы в силу развития технологий дистанционного обслуживания, электронной подписи, развития стандартов электронных документов (и развития законодательства РФ в этом направлении). Уже сейчас стало актуальным развитие технологии и начало использования облачной подписи. Поэтому развитие систем межкорпоративного документооборота в этом направлении неизбежно.
Руководитель направления юридически значимого электронного
документооборота компании "Сервионика" (ГК «Ай-Теко») Инга Майор
«Система межкорпоративного документооборота - это именно та самая недостающая надстройка/сервис ECM-системы, которая позволяет создать полноценную СЭД компании. Развитие этих двух рынков в дальнейшем будет оказывать прямое влияние на развитие рынка электронного документооборота в целом, а в будущем и полного отказа от бумажных документов», - добавляет директор департамента систем электронного документооборота «Витте Консалтинг» (ГК «Ай-Теко») Михаил Свирин.
Директор департамента систем электронного документооборота
«Витте Консалтинг» (ГК «Ай-Теко») Михаил Свирин
Межкорпоративный документооборот – новая точка и драйвер роста рынка ECM. Передача документов B2G (в налоговые органы) - давно состоявшаяся практика. Этот рынок до недавнего времени был рядом с рынком СЭД, но их границы пересекались редко. В связи с развитием законодательства, пересечение рынков будет расширяться, комментируют в «ДоксВижн».
В ожидании стандарта
К сожалению, развитию юридически значимого документооборота препятствуют проблемы, связанные с несовершенством законодательства в этой области, что существенно тормозит процесс развития межкорпоративного электронного документооборота, отмечает Елена Иванова. Действительно, по многим задачам бумага до сих пор используется параллельно электронным документам ввиду отсталости законодательства в данном направлении, согласен Михаил Свирин.
Несмотря на то, что в глобальном смысле направление межкорпоративного документооборота очень перспективно и интересно с точки зрения возможностей, которые могут получить потребители такой услуги - ожидания идут вразрез с реальной жизнью. Так считает, например, генеральный директор компании «А2Б» Артем Зарипов. «Наша компания является потребителем различных услуг, и некоторые из поставщиков в последний год активно предлагают перейти к электронному обмену документами. Сначала это показалось интересным, но когда еще несколько компаний из числа поставщиков услуг предложили последовать по этому же пути, мы столкнулись с главной проблемой, тормозящей повсеместное распространение межкорпоративного документооборота. Все поставщики пользовались разными системами, требовались разные ЭЦП, была необходимость регистрации в разных личных кабинетах, плюс ко всему не надо забывать о необходимости перевыпуска ключей и других организационных моментов. Как итог, на сегодняшний день мы отказываемся от перехода к электронному межкорпоративному документообороту с поставщиками, т.к. не наблюдаем возможных позитивных результатов», - рассказывает Артем Зарипов.
Генеральный директор компании «А2Б» Артем Зарипов
«Для крупных поставщиков преимущества межкорпоративного документооборота очевидны, они измеряются миллионами рублей, однако интересы крупных поставщиков и их потребителей не совпадают. Потребителям нужно, чтобы с одной ЭЦП они могли работать с любыми контрагентами, не разводя зоопарк различных систем под каждого из них. Что для этого нужно? - единый утвержденный стандарт. При наличии такого стандарта появится и ценность в дополнительных функциях ЕСМ для клиентов. В этом случае направление межкорпоративного документооборота придаст новый импульс развитию ЕСМ рынка, продолжает спикер. «При наличии такого стандарта и нам как разработчикам стало бы интересно двигаться в этом направлении», - рассуждает Артем Зарипов.
«Безусловно, существует огромное количество проблем на рынке ECM, но именно этот рынок задал направление и позволил активно развиваться межкорпоративному документообороту, являясь в большинстве своем его основой, системой предварительной подготовки документов на местах, последующего структурированного хранения и исполнения по ним в тесной связке с учетными системами», - резюмирует Михаил Свирин.
ЭОС: «Сервер электронного взаимодействия»
Для межкорпоративного документооборота у компании ЭОС есть специальное решение – «Сервер электронного взаимодействия» (СЭВ). «Оно является подсистемой СЭД «ДЕЛО», но при этом может обеспечивать взаимодействие при работе над электронными документами не только различных СЭД нашего производства, но наших СЭД со сторонними. СЭВ делает прозрачной работу над электронным документом: отправитель может в любой момент посмотреть, где и что происходит с документом в другой организации, получить соответствующие отчеты. Это очень удобно и сейчас очень востребовано, поскольку документооборот давно вышел за рамки внутрикорпоративного, но СЭД разных производителей так и не научились «понимать» друг друга, поддерживать разные форматы», - рассказывает Елена Иванова (ЭОС).
Таким образом, на концептуальном уровне функция СЭВ достаточно проста: передать документ из одной СЭД в другую, автоматически зарегистрировать его в целевой системе и давать отправителю обратную связь – отслеживать, что с его документом происходит, подобно трекингу посылок на почте. Подсистема обеспечивает возможность автоматически регистрировать поступающие по системе СЭВ документы и проекты документов, получать информацию о прохождении и исполнении документов в организациях-участниках СЭВ, получать информацию о согласовании и подписании проектов документов в организациях-участниках СЭВ. Обмен информацией между участниками СЭВ осуществляется по каналам e-mail или FileSystem. Работа с сообщениями СЭВ - исключительно с помощью интерфейса системы «ДЕЛО».
Работа в СЭВ
На базе системы «ДЕЛО» с использованием подсистемы «Сервер электронного взаимодействия» во многих регионах России созданы единые СЭД, объединяющие информационные базы органов власти, муниципалитетов, многофункциональные центры предоставления госуслуг, государственные бюджетные учреждения. Сегодня СЭВ используют порядка 50 клиентов. Например, в Камчатском крае к единой СЭД через СЭВ подключены муниципальные администрации.
«ИнтерТраст»: CompanyMedia и ее облачная конфигурация
Как рассказали в «ИнтерТраст», в системе CompanyMedia реализованы встроенные возможности организации электронного документооборота между организациями, входящими в территориально распределенные структуры, холдинги или группы компаний. Если CompanyMedia установлена в нескольких взаимодействующих организациях, есть возможность внедрить «сквозное» взаимодействие на уровне входящих, исходящих и организационно-распорядительных документов. В последнем случае речь идет о документообороте между вышестоящей и подчиненной организациями: если в подчиненную организацию поступил организационно-распорядительный документ из вышестоящей организации, то он может быть в соответствии с правилами ведения делопроизводства регистрироваться или как входящий документ, или как организационно-распорядительный.
«В тех случаях, когда в организациях установлены СЭД разных производителей, межкорпоративный документооборот можно реализовать с помощью web-сервисов. При этом внешняя СЭД вызывает сервисы CompanyMedia, передавая в качестве параметра межсистемное сообщение и, при необходимости, документ (файл). По окончании обработки задания, содержащегося в межсистемном сообщении, CompanyMedia вызывает соответствующий сервис внешней СЭД, передавая в качестве параметра межсистемное сообщение, содержащее результат выполнения задания. Межсистемные сообщения представляют собой XML-документы», - говорит заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса Вадим Ипатов.
Заместитель генерального директора компании
«ИнтерТраст» по развитию бизнеса Вадим Ипатов
Перспективным решением для построения межкорпоративного взаимодействия является облачная конфигурация CompanyMedia. Это решение адресовано головным структурам распределенных организаций, в которых уже установлена CompanyMedia. При внедрении облачной конфигурации головная структура или центральный офис выступают провайдером сервисов электронного документооборота для других структурных единиц, входящих в состав организации. В этом случае услуги предоставляются в рамках частного облака. Также существует возможность предоставления сервисов СЭД сторонним потребителям, для чего применяется модель публичного облака.
Для государственных структур, в том числе для региональных органов исполнительной власти, актуальна задача построения межведомственного и межорганизационного документооборота. В числе инструментов для решения этой задачи - интеграционные шлюзы, позволяющие связать СЭД CompanyMedia с системами МЭДО и СМЭВ. При использовании шлюза МЭДО создаются два независимых контура документооборота: внутренний и межведомственный. Перечень электронных документов, обрабатывающихся в каждом контуре, определяется потребностями организации и регламентами межведомственного взаимодействия.
В качестве примера коммерческих организаций, где с помощью CompanyMedia организовано межкорпоративное взаимодействие, Вадим Ипатов привел Россельхозбанк, «Концерн «Тракторные заводы» и группу «Энергопром менеджмент». «В Россельхозбанке организован сквозной документооборот между головной организацией и региональными филиалами. Что касается «Концерна «Тракторные заводы», то для понимания масштаба проекта нужно учитывать, что в эту индустриальную группу входят 20 производственных предприятий разного профиля, расположенных в 10 субъектах РФ и за рубежом. CompanyMedia стала единой средой для создания, согласования и обработки документов. Группа «Энергопром менеджмент» — ведущая компания углеграфитовой отрасли России. В группу входят три электродных завода — Новочеркасский, Новосибирский и Челябинский, а также компания «Донкарб Графит». На базе CompanyMedia в группе организован сквозной документооборот и автоматизирована работа с договорами. В процессе согласования договоров могут быть задействованы пользователи различных предприятий и подразделений группы. В качестве экспертов к процессу согласования могут подключаться специалисты любого завода, входящего в состав группы. Заказчиками «ИнтерТраст» являются более 80 государственных структур федерального и регионального уровня, и практически в каждом проекте используются инструменты межорганизационного или межведомственного взаимодействия. Прямое межведомственное взаимодействие - без использования шлюзов - реализовано между органами власти Оренбурга и Оренбургской области, а также между госструктурами Омска и Омской области. К СМЭВ подключены администрации Красноярка и Красноярской области, а шлюз МЭДО используется в Росимуществе, Роспотребнадозе, правительствах Ямало-Ненецкого автономного округа и Оренбургской области», - рассказывает Вадим Ипатов.
«1С-КПД»: «1С-Такском» и «Система внешнего документооборота»
Директор «1С-КПД» Наталия Бурцева отмечает, что стоит разделять обмен первичными финансовыми документами и обмен другими документами организаций, такими как договоры, сметы, отчеты. «Для решения этих задач в учетных системах «1С:Предприятия» встроена функция обмена электронными документами через «1С-Такском». Наиболее востребованным на текущий момент является обмен первичными бухгалтерскими документами: актами, счетами-фактурами, договорами между организациями; автоматизация этих процессов позволяет существенно сократить время на обработку документов, затраты на курьерскую службу и канцелярские товары. Показательным примером межкорпоративного документооборота служит обмен электронными документами между фирмой «1С» и фирмами партнёрской сети, которая насчитывает более 7,5 тыс. контрагентов», - говорит Наталия Бурцева.
Директор «1С-КПД» Наталия Бурцева
К другим решениям можно отнести механизм СВД («Система внешнего документооборота»), который позволяет настроить автоматический прием и отправку сообщений между различными организациями и учреждениями. В комплект поставки «1С:Документооборота» входит клиент и сервер СВД. При использовании СВД «1С:Документооборот 8» сам выполняет обмен входящими и исходящими документами, учет поступающих документов в журналах, увязывание документов в цепочки.
Из последних примеров внедрений: в конце прошлого года компания «1С-КПД» закончила проект по внедрению продукта «1С:Документооборот» в холдинговой компании «Главное всерегиональное строительное управление "Центр"». В результате внедрения реализован обмен исходящими документами с использованием сервера внешнего документооборота внутри компании с территориально распределенной структурой. Это позволило компании существенно сократить временные и материальные затраты, связанные с их доставкой, ускорить процессы обработки документов и повысить контроль исполнительской дисциплины, автоматизировано более 350 рабочих мест.
DIRECTUM: от OverDoc к Synerdocs
Компания DIRECTUM также на протяжение более 10 лет развивает различные инициативы по обмену электронными документами между компаниями. Еще в 2000-х годах развивалось решение DIRECTUM OverDoc, которое позволяет обмениваться структурированными документами с электронными подписями. Также существовали наработки в области обмена документами между разными компаниями-пользователями DIRECTUM.
«На сегодняшний день самое востребованное решение для обмена электронными документами между компаниями, разработанное в компании DIRECTUM – это сервис обмена Synerdocs, который вобрал в себя весь опыт автоматизации документооборота в компании. Сервис позволяет гарантированно доставлять документы контрагентам, сохраняя юридическую значимость, что дает возможность отправлять их в контролирующие органы (ФНС, суды и т.п.). Synerdocs официально является оператором документооборота и входит в Перечень операторов электронного документооборота, включенных в Сеть доверия Федеральной налоговой службы РФ (идентификатор 2IG). Востребованность сервиса продиктована, прежде всего, необходимостью переводить процессы обмена ключевыми документами в электронный вид. Основной локомотив в этом – переход на электронную первичку (акты, счета-фактуры, накладные). Обмен первичными финансовыми документами напрямую влияет на налоговую активность компании, следовательно, требования к ним наиболее высоки», - поясняет Павел Овчинников (Synerdocs).
Это не единственная сфера применения Synerdocs, продолжает спикер. C помощью сервиса можно обмениваться электронными договорами, проектной документацией и различными специфическими документами для энергосбытовой, страховой и банковской сферы. Благодаря квалифицированной электронной подписи все эти документы не требуется печатать, а значит, сокращаются издержки на самые дорогие и трудоемкие процессы обмена. Сервис может стать частью ИТ-инфраструктуры предприятия за счет интегрирования в существующую корпоративную информационную систему. Synerdocs – не единственное решение на рынке, существует много других операторов, с которыми сервис взаимодействует с помощью технологии роуминга. Таким образом, все операторы документооборота формируют единую деловую информационную сеть для обмена электронными документами. Охват этой сети активно расширяется.
В качестве двух наиболее ярких примеров Павел Овчинников приводит проекты в ОАО «Белгородэнергосбыт» и интернет-магазине Wildberries. Оба проекта примечательны тем, что характеризуют потребность в обмене электронными документами в разных отраслях, в которых генерируется много документов – энергосбыт и e-commerce.
В ОАО «Белгородэнергосбыт» для управления работой с 750 тыс. абонентов в компании уже использовалась биллинговая и учетная системы, которые собирали и обрабатывали финансовую информацию. Компания ежемесячно обменивается пакетами первичных документов с более 17 тыс. юридическими лицами. В результате управление потоками документов по основной и хозяйственной деятельности очень скоро стало для компании нетривиальной задачей. Поскольку решение состоит из двух частей – системы DIRECTUM и сервиса Synerdocs – автоматизация затронула внутренние и внешние процессы документооборота. В ходе проекта все существующие информационные системы объединили в общую инфраструктуру, все базы данных слились в общее пространство. Важный нюанс проекта заключался в определенной специфике формирования актов по сбыту электроэнергии. В ближайшем будущем трафик документов, исходящих из ОАО «Белгородэнергосбыт», достигнет 50 тыс. пакетов в месяц.
Второй проект – в компании Wildberries – напрямую связан с обменом документами в области интернет-торговли. Поскольку эта отрасль ритейла традиционно является наиболее технологически емкой, интернет-магазинам заметно проще внедрять электронный документооборот. Ежемесячно Wildberries получает документы от более 500 поставщиков, в основном это документы на поставку товара: накладная ТОРГ-12 и счет-фактура. Для того чтобы полностью решить вопрос с оперативностью доставки и корректностью оформления документов, а также избавиться от рутины в обработке и подготовке документов для проверок, интернет-магазин Wildberries решил использовать сервис обмена Synerdocs. Пилотный проект проведен с мая по сентябрь 2014 года – в его рамках был организован тестовый обмен с контрагентами. Параллельно была настроена интеграция сервиса с учетной системой на платформе 1С, что позволило сотрудникам Wildberries работать с документами в привычном интерфейсе.
«Сервионика» (ГК "Ай-Теко"): i-Конто
Компания «Сервионика» предлагает услуги оператора ЭДО СФ. Как оператор ЭДО счетов-фактур, «Сервионика» разработала систему электронного межкорпоративного документооборота i-Конто, которая обеспечивает юридическую значимость счетов-фактур и других формализованных в соответствии со стандартами МинФина документов. Алгоритм доставки счета-фактуры специфичен – он требует сбора 7 технологических квитанций для подтверждения юридической значимости документа. Помимо работы с формализованными документами (счетом-фактурой, накладной ТОРГ12 и актами о выполненных услугах) и стандартными (в соответствии с рекомендациями МинФина) алгоритмами их доставки, система работает с документами произвольных форматов и базовыми распространенными алгоритмами их обработки, которые можно адаптировать.
«Если говорить об электронном документообороте, абстрагируясь от сервиса доставки юридически значимых электронных счетов- фактур и других формализованных документов, то система межкорпоративного документооборота, на мой взгляд, должна давать возможность работы с усиленной квалифицированной электронной подписью. Это очень важно, так как межкорпоративный документооборот не заканчивается непосредственно общением двух контрагентов. Если документ будет запрошен любыми государственными органами, то у последних есть требование работы в своих системах с усиленной квалифицированной подписью. Наша система работает с таким видом ЭП, так как это прямое требование формата подписи счетов-фактур», - сообщает Инга Майор («Сервионика»).
Кроме того, в системе предусмотрены разные виды аутентификации пользователей. Это способ решения проблем безопасности в зависимости от конкретного запроса пользователя. По оценке Инги Майор, это важно и как некий гибкий выбор для пользователя, и как триггер развития конкурентоспособности систем межкорпоративного документооборота.
«ДоксВижн»: Docsvision
«ДоксВижн» выпустил в продажу модуль интеграции с оператором «Диадок» два года назад. Разрабатывался модуль новосибирским партнером «ДоксВижн» – компанией ECMGroup.Pro. С его использованием было реализовано несколько крупных и успешных проектов, и в последнее время количество таких проектов быстро растет. В частности, сейчас идет серьезный проект, в котором интеграция будет реализована сразу с пятью разными операторами.
«На наш взгляд, межкорпоративный документооборот нельзя отрывать от юридически значимого документооборота, развитие этих рынков идет параллельно. И поскольку реализация межкорпоративного документооборота невозможна без внутреннего юридически значимого документооборота, синхронно будет расти и спрос на электронную подпись – как усиленную, так и простую. По мировой практике: можно ожидать расширение зоны легитимности простой электронной подписи «наружу», и это мы тоже учитываем. Хочу обратить внимание на необычное решение юридически значимого документооборота по простой электронной подписи, которое мы включили в платформу Docsvision – унификация интерфейса подписания документа, проверки подписи и защиты подписанного документа с помощью простой, квалифицированной и усиленной электронной подписи. Технологически идея очень простая – мы вычисляем собственный хэш документа на простой подписи, реализуем проверку валидности и защиту через этот хэш. Безусловно, это не делает простую подпись более сильной с точки зрения законодательства, но это удобно, практично, дешево и во многих случаях внутреннего ЭДО вполне достаточно», - рассказывает президент компании «ДоксВижн» Владимир Андреев.
Президент компании «ДоксВижн» Владимир Андреев
Среди проектов внедрения межкорпоративного документооборота, реализованных на Docsvision в 2014 году, один из значимых – проект в Центре Финансовых Технологий, в котором обеспечен обмен юридически значимыми документами с клиентами, поставщиками и партнерами заказчика. Проект также выполнялся при участии ECMGroup.Pro.
В прежних публикациях
Напомним, что в рамках предыдущего обзора ECM.ICT-Online.ru, рассуждая о тенденциях отечественного ЕСМ-рынка, руководитель Управления маркетинга компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) Елена Иванова назвала межкорпоративный документооборот в числе наиболее востребованных современными пользователями СЭД возможностей (см. аналитику раздела «Интеграция» от 12 марта 2015 г.). Чтобы получить максимум от автоматизации, электронный документооборот должен стать межкорпоративным, подчеркивал руководитель направления современных ECM-решений компании ЭОС Сергей Полтев в ходе вебинара «Обмен электронными документами и внешний документооборот. Новые технологии и новые возможности» (см. новость раздела «Маркетинг» от 5 ноября 2014 г.).
«На сегодняшний день межкорпоративный обмен электронными документами между контрагентами является доступным и перспективным инструментом оптимизации процессов компании. По данным на начало 2014 года, 105 тыс. организаций заявили в ФНС, что готовы обмениваться электронными счетами-фактурами», - отмечали в Docflow, анонсируя один из аналитических вебинаров (см. новость раздела «Маркетинг» от 4 марта 2015 г.).
Межкорпоративному электронный документообороту было уделено внимание на конференции «Открытые дни DIRECTUM 2014» (см. новость раздела «Маркетинг» от 5 декабря 2014 г.), эта тема будет затронута и на конференции DOCFLOW 2015, которая пройдет в Москве 19 мая (см. новость раздела «Маркетинг» от 10 марта 2015 г.).
Опубликовал: Анна Тумакова (info@spbit.ru)
Тематики: Интеграция, Маркетинг, ПО
Ключевые слова: ИнтерТраст, Directum, ЭОС, Ай-Теко, исследование рынка, 1С:КПД, А2Б, ДоксВижн