«Мобильные» СЭД: актуальный и перспективный тренд

По мнению представители отечественных ИТ-компаний, занимающихся разработкой и/или внедрением систем электронного документооборота, работа в СЭД с мобильных устройств – один из самых «горячих» трендов на сегодня. Спрос со стороны пользователей на надежные и удобные мобильные инструменты работы с корпоративным контентом продемонстрировал в 2010 году уверенный рост. Это объясняется тем, что внедрение мобильных решений предоставляет важные конкурентные преимущества. Возможно, вскоре функциональность мобильных устройств приблизится к функциональности и удобству стационарных компьютеров. В любом случае, мобильные устройства для СЭД имеют право на жизнь как дополнение к традиционным рабочим местам.

Насколько сейчас актуально и востребованно использование мобильных устройств для работы СЭД? А насколько это направление перспективно, и от каких факторов зависит его развитие? Какие системы больше подходят для использования на мобильных устройствах? С другой стороны, какие устройства наиболее часто используются для работы с СЭД? На какую аудиторию, прежде всего, такие технологии рассчитаны? На перечисленные темы высказались представители известных игроков российского рынка электронного документооборота: «ЭОС», «ИнтерТраст», «БОСС-Референт», Directum, «КОРУС Консалтинг», «ИнфоИнжиниринг», «ИВК», «Дабл Би».

Начальник отдела маркетинга компании «ЭОС» Елена Иванова:

Запрос со стороны пользователей на надежные и удобные мобильные инструменты работы с корпоративным контентом постоянно растет. Триумфальное шествие по всему миру устройств BlackBerry, не предлагавших, по сути, ничего уникального, кроме быстрого и защищенного доступа к корпоративной электронной почте – наглядное тому подтверждение. Но технологии продолжают развиваться, и электронная почта уже начинает сдавать свои позиции основного инструмента корпоративного общения. Все чаще вместо электронной почты применяются как раз различные системы для совместной работы и управления корпоративным контентом, которые, в свою очередь значительно расширились в своих возможностях за последние несколько лет.

Еще одно важное технологическое явление, обеспечивающее блестящее будущее мобильной решений - это «электронные книги», точнее не сами электронные книги, а развитие технологий отображения информации, позволивших создать подобные устройства. И, наконец, но не в последнюю очередь, нельзя не упомянуть о развитии технологий широкополосного доступа в Интернет, без которых разговор о перспективах мобильных решений для СЭД был бы практически бессмыслен. Скорость передачи данных в мобильных 3G и 4G-сетях позволяет работать с информацией из любой точки мира точно также, как вы это делаете у себя в офисе, и это именно то, что необходимо корпоративным пользователям сегодня. Если говорить о России, то недавнее решение Минкомсвязи об открытом конкурсе на «расчистку» военных диапазонов для построения сетей 4G – это еще один аргумент в пользу блестящих перспектив мобильных решений.

Время диктует новые требования по оперативности получения информации и скорости принятия решений. Внедрение мобильных решений предоставляет важные конкурентные преимущества, что, в свою очередь, заставляет задуматься об организации мобильных рабочих мест тех, кто этого еще не сделал. Соответственно,  в самых различных организациях - и государственных структурах, и коммерческих компаниях - все большее число сотрудников, от руководителей до рядовых специалистов, стараются использовать мобильные устройства в повседневной работе.

Ориентируясь на потребности клиентов и многочисленные запросы о возможности работы с помощью мобильных устройств, в октябре 2010 года наша компания впервые представила две новых разработки - «Мобильный Кабинет» и «АРМ Руководителя». «Мобильный Кабинет» позволяет пользователю получать на любое мобильное устройство, поддерживающее работу с электронной почты, документы из корпоративной СЭД и оперативно реагировать на них, несмотря на свое отсутствие в офисе. При разработке «АРМ Руководителя», на основе многолетнего опыта компании ЭОС по внедрению электронного документооборота, был создан интерфейс, предоставляющий руководителю всю необходимую информацию для принятия решения по документу, и ничего лишнего, ни одной ненужной кнопки или опции. «АРМ Руководителя» можно использовать и на обычном настольном ПК, но наиболее ярко его возможности проявляются при работе на устройствах с сенсорными экранами, такими как iPаd. В этом случае, реализуется предусмотренная в программе возможность рукописного ввода резолюций или изменений в документ. И, таким образом, мы получаем все преимущества в одном флаконе – оперативность и мобильность электронного документа и удобство работы с бумажным.

Интерес к данным разработкам во время проведения «Осеннего Документооборота» и число запросов от клиентов, пришедших за прошедшие полтора месяца, превосходят все самые смелые ожидания, что еще раз подтверждает актуальный запрос от пользователей на мобильные решения и перспективы развития этого направления, которые трудно переоценить.

Заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса Вадим Ипатов:

До недавнего времени документооборот, документационное обеспечение деятельности предприятия являлись вспомогательными, обеспечивающими процессами, стоящими в стороне от ключевых процессов - процессов «создания добавленной стоимости». Соответствующим было и отношение высшего руководства и ключевых работников предприятия к процессам, связанным с документированием, и их автоматизации. Документирование всегда относилось «творческими» работниками к неизбежным издержкам бюрократии и рассматривалось как «необходимое зло». Системы электронного документооборота предназначались исключительно для обеспечения оперативной деятельности соответствующей категории персонала, отвечающего за учет документов и контроль исполнения. Соответственно и мобильные решения были мало востребованы этой основной категорией пользователей. Кроме того, практическая ценность использования мобильных устройств для работы с документами существенно ограничивается возможностями этих устройств.

Но в последнее время отношение организаций к документированию своей деятельности меняется. Об этом свидетельствует все большее число проектов внедрения СЭД, учитывающих вовлечение в работу с документами по определенным электронным регламентам большинства сотрудников предприятия. Все больше внедрений носят ярко выраженный корпоративный характер с организацией «сквозного» электронного обмена документами. В этих условиях коренным образом меняется отношение пользователей к мобильным решениям, которые обеспечивают соединение людей с их документами, контактами и инструментами, независимо от их местоположения. Возникают реальные предпосылки для полноценного межорганизационного и территориально-распределенного взаимодействия в реальном времени.

Мобильные решения делают электронный документооборот полноценным. С появлением широкого спектра мобильных устройств, ростом их популярности, повышением доступности Интернета, распространением облачного ПО открываются широкие реальные возможности для работы с деловой информацией вне границ офиса. Компании, которые интегрируют мобильные технологии в свою стратегию управления информацией с учетом управления доступом и обеспечения безопасности, получают реальные преимущества. С другой стороны, мобильный бум приводит к тому, что сотрудники, позитивно воспринимающие мобильные устройства, но лишенные возможностей мобильной работы, находят обходные пути, которые снижают безопасность и защищенность информации. Мобильные решения наиболее востребованы руководителями любого уровня и работниками интеллектуального труда. Теми, чьи рабочее пространство/время не ограничиваются рамками рабочего стола и рабочего дня «с 10 до 19».

Одно из главных достоинств мобильных приложений – это их способность предоставлять средства быстрого принятия и фиксации деловых решений и доставки их исполнителям. В одном из исследований компании «Эрнст энд Янг» 2010 года делается такой вывод: «Доминировать на рынке в 2012 году будут те организации, которые обладают способностью быстро принимать решения и претворять их в жизнь».

При правильном построении и эксплуатации СЭД масштаба предприятия, когда в СЭД вовлечены все сотрудники и достигается полнота информации о деятельности, СЭД, обладая соответствующим инструментарием, может быть использована как поставщик необходимой информации в необходимом формате для принятия руководством решений. Но если доступ руководства к этой информации будет стеснен технологическими и интерфейсными сложностями, временными и «пространственными» ограничениями, эффективность такого решения будет низкой. Руководителю для принятия решений необходим не просто доступ ко всей информации, циркулирующей в организации, не только полнота документирования деятельности, но особая «разреженная атмосфера» данных. Специально продуманная система представления данных должна выполнять свои функции в простом удобном для руководителя интерфейсе, в том числе с возможностью получения доступа из любого места в любое время.

Директор по маркетингу компании «БОСС-Референт» Ирина Кубликова:

Последний год стал просто периодом бума – спрос на работу с документами через мобильные устройства показал существенный рост. Безусловно, ключевую роль в скачке интереса сыграл выход на рынок iPad. Мода на эти устройства распространилась по российским организациям и органам власти еще до появления планшета в официальной продаже в России. Приходить на совещания с iPad стало просто признаком хорошего тона. В общем-то, ничего удивительного - если учесть, что высшее руководство страны с удовольствием ведет переписку через Twitter, используя iPad прямо на заседаниях правительства, то иной реакции общества и не могло быть.

Понятно, что все лидеры российского рынка ECM, и компания «БОСС-Референт» в том числе, уже анонсировали создание приложений для iPad. Поступить в массовую продажу эти iPad-клиенты должны, скорее всего, в первой половине 2011 года. Будет ли на них спрос? Безусловно, будет, так как работа с документами с помощью планшета имеет ряд удобств - планшет легче ноутбука, проще в использовании, да еще и добавляет плюс имиджу своего владельца. Кроме того, любой, кто знаком с приложениями, работающими на iPad и iPhont¸ мог оценить их традиционно красивый и удобный в использовании интерфейс.

Что касается иных мобильных устройств, то все ECM-системы, имеющие веб-доступ, уже давно предоставляли возможность работы через смартфоны и коммуникаторы. В частности, работу с мобильных устройств система «БОСС-Референт» поддерживала еще года два назад через веб-клиенты. Интерес к таким средствам работы с документами и ранее был – со стороны руководителей, торговых представителей, продавцов и прочих сотрудников, чья мобильность традиционно высока, а доступ к документам нужен постоянно. Однако стоит признать, что по сравнению с головокружительным ростом популярности iPad и мобильных приложений, тот спрос был довольно скромным.

ИТ-аналитик компании Directum Сергей Бушмелев:

Работа в СЭД с мобильных устройств – один из самых «горячих» сегодняшних трендов. Интерес к подобным решениям был всегда, но возможности мобильных устройств позволяли решать достаточно ограниченное число задач. С появлением нового класса устройств – планшетов – рынок мобильных решений испытывает второе рождение. Дальнейшее насыщение рынка планшетов и появление новых классов мобильных устройств будут только усиливать эту тенденцию.

Можно сказать, мы присутствуем при рождении новой парадигмы работы с корпоративным контентом. Мобильный сотрудник – это уже не исключение: все больше пользователей работают удаленно. Предпосылок для удаленной работы много, я бы отметил следующие: глобализация экономики, рост стоимости аренды офисов и распространение практики «работа из дома», «бешеный» рабочий ритм, и, как следствие, потребность работать «на ходу», когда есть хоть малейшая для этого возможность. Еще одной предпосылкой для развития направления является рост количества беспроводных сетей и расширение зоны охвата, повышение скоростей обмена и снижение стоимости мобильного трафика. Ну и, как уже было сказано, рост парка мобильных устройств и появление новых классов устройств.

Каких-то особых критериев для отбора систем, с которыми возможна работа с мобильных устройств, нет. Я бы отметил совместное решение компаний Flexis и Directum - специализированное приложение для поддержки принятия управленческих решений iDecide, позволяющее руководителю с помощью iPad организовать согласование и обработку сложных заказов, подготовку совещаний, поддержку цикла продаж и других процессов.

Ограничения накладывают сами мобильные устройства, в частности, мощность процессора, размер и разрешение экрана, органы управления. Фактически от систем требуется, чтобы они имели не только стандартный интерфейс для офисных компьютеров, но и мобильный интерфейс. Если год-полтора лет назад под мобильными устройствами понимались, прежде всего, коммуникаторы и смартфоны, то после представления компанией Apple своего бестселлера – планшетного компьютера iPad, – сейчас все больше поставщиков бизнес-решений делают акцент именно на планшеты.

Сами сотрудники компании Directum используют мобильные устройства, чтобы получить доступ к документам, организовать свою работу и работу своих коллег. В зависимости от размера и разрешения экрана меняется интерфейс. Это позволяет комфортно и производительно работать как с коммуникатора, так и с планшета.

Директор департамента Documentum «КОРУС Консалтинг» Александр Аксельрод:

Сегодня значительно вырос интерес корпоративных заказчиков к доступу к ИТ-системам через нетбуки, смартфоны, коммуникаторы, планшеты и т.д. Специально разработанные интерфейсы для подобных устройств повышают удобство использования систем и мобильность пользователей, позволяют бизнесу увеличить скорость и гибкость всех деловых процессов. Особенно востребованы подобные решения со стороны топ-менеджмента российских компаний, который заинтересован в постоянном контроле бизнеса с минимальными временными затратами и удобным интерфейсом работы с информационными системами. Решения при этом должны быть адаптированы под различные, наиболее популярные мобильные платформы: iOS (iPhone, iPad), Android - мобильные устройства, планшеты, Microsoft - мобильные устройства, ноутбуки, нетбуки.

Современный руководитель хочет минимизировать разницу между настольными и web-приложениями, с которыми ему приходится работать каждый день. Количество времени, проведенное вне офиса, и мобильность топ-менеджеров постоянно растут, работа при помощи мобильных устройств становится требованием времени. Для того чтобы топ-менеджеру было удобно работать с iPad или «мобильника», интерфейс систем должен быть максимально облегчен и интуитивно понятен - ничего лишнего и отвлекающего внимание, должны быть доступны только те операции с документами, которые необходимо выполнять оперативно.

Например, одна из последних разработок «КОРУС Консалтинг» в этом направлении - «Мобильный офис», решение для мобильного доступа топ-менеджмента российских предприятий к корпоративным информационным системам, в частности, к системам электронного документооборота, как наиболее востребованным. «Мобильный офис» для руководителя еще больше расширяет спектр возможностей и адаптирует систему под требования топ-менеджера: здесь минимум необходимых операций, интерфейс, ориентированный на работу в режимах согласования, подписи и рассмотрения документов, поддержка различных мобильных устройств и платформ, возможность работы в off-line режиме и пр. Технологии организации интерфейсов позволяют сегодня руководителю даже накладывать графические (от руки) и голосовые резолюции на электронные документы. Решение «Мобильный офис» востребовано, прежде всего, среди собственников, руководителей предприятий, начальников структурных подразделений.

Современные технологии уже готовят нас к тому, что функциональность мобильных устройств приблизится к функциональности и удобству стационарных компьютеров, ноутбуков. В конечном итоге скорость связи и скорость обработки данных будут настолько высоки, что в любой точке мира мы сможем получить доступ к любому типу информации, будет известно, где мы находимся и что находится вокруг нас – вот главный тренд, все остальное, включая мобильные приложения для доступа к информации, является его производными. Самым востребованным будут технологии доступа с мобильных устройств ко всем рабочим документам, корпоративным ИС, средствам внутрикорпоративного общения и обмена данными. При этом такой доступ должен по удобству ничем не уступать ноутбуку – это решается как раз при помощи специальных адаптированных интерфейсов, и здесь же на данный момент кроется основная проблема: пока удобных «мобильных клиентов» крайне мало.

Скорее всего, адаптацией информационных систем под мобильные устройства будут заниматься не вендоры корпоративного ПО, а их партнеры – системные интеграторы, компании-внедренцы. Вопрос интерфейса может быть решен и кардинально. Например, вполне возможно, что технологически мы быстро «перешагнем» мобильные телефоны. Появятся принципиально иные мобильные технологии визуализации: возможно, это будут специальные напыляемые поверхности или 3d-проекции, разворачивающиеся по нажатию. Однако важно понимать, что «мобильные клиенты» станут дополнительным, «тонким», конкурентным преимуществом в борьбе за клиента, а не средством извлечения прибыли. Сами заказчики не обеспечат массовый спрос на эти опции, особенно в России.

Генеральный директор ООО «ИнфоИнжиниринг» Рустам Гайнутдинов:

Сейчас прослеживается четкая тенденция увеличения объемов «офисной» работы вне офисов - в пути, из дома, с дачи, с курортов и спортивных курортов: работники офисов работают вне офиса с документами и бизнес-процессами, а организация может сэкономить на офисных площадях и офисном оборудовании. Активными участниками бизнес-процессов в организациях являются «продвинутые» пользователи модных гаджетов, и с их стороны четко звучит вопрос - а на своем устройстве я смогу эту работу с документами и поручениями выполнять? Для них сейчас это очень актуально. В дальнейшем спрос на сопряжение с СЭД мобильных устройств будет только нарастать по мере роста числа сторонников соответствующих мобильных устройств.

Генеральный директор ООО «ИнфоИнжиниринг»
Рустам Гайнутдинов

Для использования на мобильных устройствах годятся, прежде всего, СЭД и электронные хранилища документов. Сейчас в этой области заслуживают внимания любые приложения, использующие web-клиента – «Дело», например. Такие разработки, по сути, рассчитаны на любую аудиторию, не привязанную к рабочему стулу. Для работы с СЭД используются, прежде всего, Windows-совместимые устройства, но и любые другие тоже работают, iPad например. Несколько наших заказчиков используют такие устройства с СЭД.

Зам. директора по науке и развитию ЗАО «ИВК», к.ф.-м.н., Валерий Андреев:

В связи с развитием всевозможных устройств это направление весьма востребовано. Прежде всего, потому, что это удобно для должностных лиц и тем более - для ЛПР. А раз имеется и возможность, и удобство в работе гарантировано, то - почему нет? Перспектива у этого направления, я считаю, хорошая. Его развитие сейчас некоторым образом зависит от модного течения «ПРФ-iPad». Но уже многие должностные лица поняли, что это не просто мода, а это удобно и функционально. Тем более, что многие работники (чиновники) не сидят весь день на рабочем месте. Популярные носимые мобильные рабочие места - это ноутбуки, гаджеты, КПК. Наиболее распространены ноутбуки, планшетники и iPad с iPhone.

Таким образом, главный локомотив мобильного прорыва - Apple iPad. К нему уже «протянуты» решения у некоторых производителей СЭД («ИВК» в их числе). Ждем реализации гаджета на Android, чтобы в перспективе создать сертифицированное решение под эту открытую платформу. Рассчитано это, прежде всего, на штатных сотрудников любой структуры, тем более, на руководителей любого уровня (ЛПР). Такие портируемые, платформонезависимые решения имеют возможность работы с «тонким» клиентом, обеспечивают надлежащую защиту отображаемых или хранимых ресурсов. Для работы с конфиденциальной информацией оптимальны потенциально или реально сертифицированные платформы. Ряд реализаций был озвучен в прессе: это, например, «Диджитал Дизайн» с DosVision, «ИВК» с «Бюрократом».

Офис-менеджер ЗАО «Дабл Би» Юлия Дудойть:

Тема использования мобильных устройств для СЭД может рассматриваться с нескольких точек зрения, и актуальность ее может быть спорной, во всяком случае, в настоящий момент времени. С одной стороны, система электронного документооборота – продукт корпоративный, предполагающий работу с документами – созданию, вводу и выводу их из системы. Для этого однозначно нужен стационарный компьютер с соответствующими установленными на нем программами и смежной оргтехникой, чтобы можно было при необходимости распечатать документ или же отсканировать его.

С другой стороны, в системе электронного документооборота взаимодействуют не только делопроизводители, обрабатывающие документацию, но и другие сотрудники и руководство организации, от которых требуется лишь согласование документов и наложение на них ЭЦП. Для этих целей вполне достаточно возможностей современных мобильных телефонов, айпадов и др.

Таким образом, мобильные устройства для СЭД не заменят стационарных компьютеров, но однозначно имеют право на жизнь как дополнение. Возможностей мобильных устройств достаточно для просмотра документов, создания задач и отправку их на исполнения, а также наложения ЭЦП на документы. Это позволит руководителям контролировать решение задач организации, находясь вдали от офиса.

Опубликовал: Анна Тумакова (info@ict-online.ru)

Тематики: Интеграция, ПО