Оценка перспектив ЕСМ/СЭД для строительного рынка и опыт отечественных интеграторов

Направление автоматизации проектных, в том числе строительных, организаций интересно многим разработчикам ECM/СЭД. При этом для компаний сферы недвижимости характерны специфические бизнес-процессы и сервисы, к тому же востребованность средств автоматизации потоков документов в данном секторе находится в сильной зависимости от общей экономической ситуации. О современных реалиях и перспективах рынка автоматизации строительных компаний, а также об уже испытанных решениях для этого сегмента читателям ЕСМ.ICT-Online.ru рассказывают представители ЭОС, ЭЛАР, FTS Russia, «1С-КПД», Cognitive Technologies и «Док.ру» (партнера «ДоксВижн»).

Материал подготовила Анна Тумакова

О перспективах: положительно и с долей скепсиса

Рынок автоматизации строительных компаний и вообще проектной деятельности в целом – это перспективная тема развития как для ECM/СЭД, так и смежных систем и платформ, уверены в ЭОС. Не смотря на общий кризис и сокращение объёмов строительства в стране, многие компании понимают важность автоматизации основных процессов, на которых и строится бизнес. Вызовы времени обязывают более чётко понимать поставленные цели и предстоящие задачи каждой организации и проекта, более чётко контролировать бизнес-процессы, происходящие в любой проектной организации, включая строительные компании. Данные статистики поисковых запросов Яндекс WordStat подтверждают, что интерес в стране к проектному управлению стабилен и, несмотря на кризис, он лишь растёт.

Статистика поисковых запросов Яндекс WordStat по фразе «проектное управление»
(Кликните на изображение для увеличения)

«Задача системы электронного документооборота – это контроль движения и хранение документов, исполнение и контроль решений руководства. Чаще всего сферой влияния СЭД являются лишь официальные документы, что не достаточно для выстраивания эффективной работы проектной организации – где основой является не документ, а проектная документация и задачи. И без автоматизации проектной деятельности может получится так, что все поручения исполнены, акты закрыты, а дом не построен. В тоже время попытки обрабатывать официальные документы в системах проектного управления заканчиваются печально, т.к. те не приспособлены для формирования и обработки официальных документов, упрощения сложных и часто запутанных маршрутов согласования документов, использования принятой номенклатуры дел организации, а также архивного хранения документов в соответствии с действующими нормативами и т.д. Именно поэтому залог эффективной автоматизации проектных организаций – это автоматизировать как проектное управление, так и управление документами. Сейчас наблюдается растущий интерес к решениям ЭОС и нашей компетенции по организации документооборота и проектного управления», - говорит заместитель начальника управления маркетинга ЭОС, EOS for SharePoint product manager Александр Осипов.

ЭОС внедрила EOS for SharePoint в инвестиционно-строительной компании «Тройка РЭД». Особое значение при выборе ECM-решения придавалось надежности вендора, его ведущим позициям в отрасли и статусу эксперта в сфере документооборота. В ходе проекта автоматизированы бизнес-процессы выбора подрядных организаций, согласования договоров, дополнительных соглашений, разрешений на оплату, а также ряд других процедур в сфере управления проектами и документами. В январе 2016 года система запущена в промышленную эксплуатацию. В данный момент большинство подразделений головного офиса «Тройка РЭД» работают в системе EOS for SharePoint. Помимо центрального офиса, к системе подключены и строительные площадки. Автоматизирована работа с основными видами документов, в том числе с заявками. Поставщиком программного обеспечения и исполнителем работ выступила компания ООО «Юниксофт» (г. Мытищи), партнер ЭОС.

Корпорация ЭЛАР создала электронный архив компании «ТАНЕКО», которая в момент внедрения занималась строительством крупнейшего производственного предприятия по глубокой переработке нефти в рамках проекта «Комплекс нефтеперерабатывающих и нефтехимических заводов». Учитывая значимость проекта, масштабы строительства и огромные объемы документационных потоков, руководством компании «ТАНЕКО» было принято решение о создании единой методологии управления и хранения проектной документации. ЭЛАР было предложено оптимальное решение, которое в итоге обеспечило, в частности, консолидированное упорядоченное хранение больших объемов и количества проектной документации с обеспечением высокого уровня защиты документов и данных; предоставление широких возможностей поиска и оперативного доступа сотрудникам различных подразделений к информации по проекту строительства; организацию эффективного взаимодействия всех компаний, участвующих в реализации проекта и обеспечение прозрачности процессов строительства.

Заместитель начальника управления маркетинга ЭОС, EOS for SharePoint product manager Александр Осипов

Для строительных компаний, как и для любых других предприятий, использование современных ИТ-технологий позволяет значительно улучшить оперативность и точность управления, а также повысить прозрачность бизнеса для топ-менеджмента и владельцев компании. Актуальны вопросы автоматизации внутренних процессов, обработки входящей и исходящей документации, договорного и финансового документооборота, а также управления строительными проектами в режиме реального времени, рассказывает руководитель отдела ECM-решений ЭЛАР Дмитрий Шмайлов. В дальнейшем, по его прогнозам, в сфере строительства востребованность таких решений будет формироваться исходя из того, насколько критичными для бизнеса являются информационные потоки, связанные с объемами разнородных документов.

FTS Russia в 2015 году завершила проект внедрения ECM-системы в крупной компании, которая занимается строительством и управлением торговой недвижимостью в Санкт-Петербурге и Москве. Интегратор помог клиенту автоматизировать работу с поставщиками, организовал электронное согласование заказов на закупку, договоров с контрагентами и заявок на техническое обслуживание при помощи системы M-Files. Ключевых сотрудников подключили к мобильному приложению системы. ECM-система интегрирована с ERP-системой Deltek Maconomy и другими ИТ-решениями компании.

Руководитель отдела ECM-решений ЭЛАР Дмитрий Шмайлов

Теоретически строительство является перспективной отраслью для внедрения ECM-решений - перспективы развития рынка информационных систем для управления информацией в строительной отрасли связаны с проблемами компаний, которые можно решить с помощью ECM-систем, говорит директор по развитию FTS Russia Светлин Савов. В кризисное время бизнес адаптируется к новым условиям, старается сократить затраты и оптимизировать бизнес-процессы. В этом отношении ECM-система полностью способствует достижению этих целей в строительной компании. Если использовать ее для налаживания рабочих процессов закупочной или проектной деятельности, в конечном итоге, она позволит сэкономить на административных и производственных расходах и лучше их контролировать. Определение рисков и управление ими также становятся важными задачами в условиях кризиса. В этом помогут аналитические инструменты, встроенные в ECM-систему.

«1С-КПД» помимо классических функций документооборота провела для «Холдинговой компании «ГВСУ «Центр» настройки сервера обмена внешними документами. Теперь при регистрации исходящего документа в одной системе сервер СВД создает автоматически входящий документ в системе другой организации холдинга, после чего секретарю остается его зарегистрировать и документ автоматически отправляется по настроенному процессу.

Директор по развитию FTS Russia Светлин Савов

Но, продолжает Светлин Савов, теория с практикой часто расходится, особенно под напором экономических обстоятельств. Он напоминает: согласно последнему опросу компании PwC около 70 % руководителей российских компаний убеждены в том, что технологический прогресс окажет сильное влияние на их бизнес в ближайшие пять лет. Не является исключением и строительная отрасль. Но для внедрения системы нужны определенные затраты, а компании не готовы увеличить расходы на внедрение сейчас, чтобы получить объективные результаты в длительной перспективе. Полностью отказываться от автоматизации - недальновидное решение. Поэтому руководству стоит пойти на компромисс и выбрать между решениями с сочетанием широкой функциональности и гибкими ценовыми вариантами. «Так или иначе, положительную динамику можно прогнозировать только в долгосрочной перспективе. В ближайший же год мы ожидаем снижение активности со стороны строительной отрасли», - говорит Светлин Савов.

Директор «1С-КПД» Наталия Бурцева также отмечает, что перспективность автоматизации компаний напрямую связана с успешностью развития отрасли в целом, в которой компании задействованы. С одной стороны, уровень автоматизации компаний строительной отрасли не достиг своего совершенства, и доля компаний, у которых еще нет СЭД, составляет более половины. С другой стороны, негативным фактором служат экономические показатели, например: в одном из своих официальных сообщений Минстрой России отметил спад жилого строительства на 20 % за прошедший год. Поэтому потенциал строительных организаций для внедрения СЭД достаточно хороший, а вот ближайшие перспективы увеличения количества автоматизированных компаний будет зависеть от их финансовых возможностей.

Директор «1С-КПД» Наталия Бурцева

Cognitive Technologies автоматизировала проектную деятельность и организационно-распорядительный документооборот ООО «Нефтеюганский научно-исследовательский и проектный институт». СЭД «Е1 Евфрат» обеспечивает у заказчика подготовку различных видов отчетов, ведение единой базы документов, четкий контроль жизненного цикла документов с учетом требований и стандартов отрасли, регистрацию и учет документов по проектам, создание папочной структуры отображения документов по проектам, контроль сроков и стадии выполнения проекта, отправку документов на ознакомление пользователям и контроль процедуры ознакомления. В результате эффективность ведения проектной деятельности повышается в 10 раз, количество рутинных операций с документами сокращается в 20 раз, оперативность процесса согласования повышается в 5 раз.

Лишь с оговоркой называет перспективным направление автоматизации строительных компаний для игроков СЭД/ЕСМ и руководитель направления продаж Cognitive Technologies Михаил Потапенко. «Сегодня, в непростой экономической ситуации, когда происходит падение цен на недвижимость, возникают проблемы с кредитами и т.д., крупные строительные компании больше волнуют вопросы обеспечения устойчивости собственного бизнеса: автоматизация документооборота для строительных компаний не на первом плане», - заявляет он.

«Док.ру» провела проект внедрения системы Docsvision в компании «Лидер-Инвест». В ходе него были автоматизированы процессы канцелярии, согласования договоров, прохождения заявок, осуществлена интеграция с «1С». Система охватила всю компанию, 100 пользователей с системой работают одновременно. Отправной точкой для внедрения было программное решение «Типовой документооборот», включающее такие модули, как «4Doc.Делопроизводство» и «4Doc.Согласование договоров». Решение было доработано и интегрировано с «1С». Длительность всех работ от подписания договора до подписания акта составила менее 3-х месяцев.

Руководитель направления продаж Cognitive Technologies Михаил Потапенко

Консультант компании «Док.ру» (партнера компании «ДоксВижн») Александр Смирнов добавляет, что в производственных строительных компаниях довольно небольшой объём операционной деятельности – поле для внедрения СЭД сводится, как правило, к автоматизации классической «канцелярии» и документооборота в процессе закупок. На значительные выгоды и серьезные проекты в строительном производстве рассчитывать не приходится. Гораздо более перспективные сегменты – это инвесторы, девелоперы, эксплуатанты и т.д. При этом он все же прогнозирует, что направление будет развиваться, поскольку спрос роста присутствует.

«Электронные офисные системы»: EOS for SharePoint для проектных организаций

При начале внедрения ECM системы EOS for SharePoint в проектные организации, включая строительные компании, специалисты ЭОС наблюдают практически одинаковые проблемы: например, это территориально-распределённая структура со сложной системой управления, большое количество однотипных документов, которые можно формировать по заданным шаблонам, а также большое количество видов документов, требующих согласования. У заказчиков запутанные, сложные процессы согласования, имеются потерянные документы, забытые поручения, что сказывается на срыве договоров с подрядчиками и заказчиками, налицо сложности со сканированием, обработкой и хранением проектной документации, разрешений, актов и прочих документов.

Чаще всего заказчики ранее пытались решить эти проблемы с помощью электронной почты, файловых архивов, excel-таблиц, но результат всегда печален и предсказуем. EOS for SharePoint закрывает все выше озвученные проблемы по управлению документами, а также и решает другие, такие как:

• организация единого информационного портала организации, где:
  • представлены все справочники сотрудников, подрядных организаций,
  • организована база знаний с шаблонами основных документов, выложены основные нормативные акты, необходимые большинству сотрудников проектной организации для оперативного доступа,
  • организован онлайн чат для оперативного обсуждения внутри проектных групп,
  • имеется единый фото и видео архив объектов строительства и др.
  • автоматизация управления совещаний по проекту;
  • создание единого хранилища утверждённых документов;
  • доступ к необходимым данным с мобильных устройств, в том числе оффлайн.

Основной тренд проектов внедрения СЭД в проектных организациях – это интеграция EOS for SharePoint с Microsoft Project, которая позволяет объединить данные по проекту как по документам из СЭД, так и по задачам из Project, где каждый создаваемый в СЭД документ привязан к проекту; проект в Project состоит из задач, каждая из которых связывается с СЭД; на сайте проекта отображаются все связанные с этим проектом документы. Данные справочника сотрудников, и в том числе данные по недоступности сотрудника, передаются в Project для формирования листа ресурсов, а производственный календарь ведется в системе и передается в Project.

Среди клиентов компании ЭОС множество проектных учреждений и строительных компаний, например такие как «ТВЭЛ-СТРОЙ», «Мордовспецстрой», «Оборонстрой», «ВИС», RD GROUP, «Усть-Лужская проектно-инжиниринговая компания», «Трансюжстрой», «Мостотрест», «МонАрх», «Центргазпромстрой», «Монолитное строительное управление-1», «Тройка РЭД» и другие.

Cognitive Technologies: «интеллектуальная» СЭД

Cognitive Technologies многие годы работает как с крупными строительными компаниями, так и с СМБ. Специалисты компании хорошо изучили их специфику и проблемы, поэтому готовы предложить услуги во всех направлениях, включая проектный документооборот, традиционный, а также решения по созданию электронных архивов, что также востребовано.

По наблюдениям представителей Cognitive Technologies, заказчики в области строительства, помимо решений традиционного документооборота, больше заинтересованы в автоматизации контроля элементов всего бизнес-процесса организации в целом. Это контроль за исполнением и согласование сметой документация, согласование чертежей, контроль исполнения договоров и т.д. Все это можно назвать термином – проектный или проектно-сметный документооборот.

В Cognitive Technologies также отмечают, что сегодня на рынке существует очевидный тренд, направленный на использование технологий искусственного интеллекта в СЭД, и игрок старается следовать ему. Очень важно, чтобы значимую долю рутинных операций на себя могла взять «умная» СЭД. Например, на руководителя крупной компании ежедневно может приходить до 200 разного рода служебных записок по разным каналам. Возникает вопрос, какие документы необходимо рассмотреть персонально, а какие делегировать подчиненным? Современная роботизированная СЭД способна самостоятельно расставлять приоритеты и помогать в принятии решений до 40 % случаев. Такие решения можно обучать, и, в отличие от секретарей, число ошибок со временем они реально сокращают до самого минимума.

«1С-КПД»: «1С:Документоборот» для распределенных информационных баз

Зачастую строительные организации представляют собой группу компаний или связанных юридических лиц, напоминают в «1С-КПД». Как следствие, отмечается большое количество формализованных внутренних коммуникаций. Сама деятельность агрегирующая, требует управления закупками, ведения договорной деятельности, ведения официальной переписки. Каждый раз встает вопрос необходимости организации удобной, разрозненной информационной инфраструктуры.

Как правило, специфика внедрений обусловлена организацией территориально-распределенных информационных баз, настройкой функций СВД (системы внешнего документооборота), автоматизацией договорной деятельности, настройкой процессов обработки договоров, автоматизацией закупочной деятельности.

В «1С-КПД» подчеркивают: со всеми этими задачами отлично справляются все современные СЭД. Преимуществом «1С:Документооборот» тут является наличие типовой бесшовной интеграции со специализированными решениями от фирмы «1С»: «1С:Бухгалтерия строительной организации», «1С:Управление строительной организаций». Таким образом, перспективы для продукта в строительной отрасли хорошие - с поправкой на темпы развития экономики.

Если обратиться к истории, то самым первым проектом «1С-КПД» в строительном сегменте стало внедрение «1С:Документоборот» в строительном тресте «Связьстрой-4», которое осуществлялось в 2010-2011 годах. С тех пор игрок реализовал более десятка проектов разной степени сложности в строительных организациях.

FTS Russia: M-Files как компромиссное решение

В FTS Russia отмечают, что для строительных компаний требуется не только система для организации электронного документооборота, но и автоматизация рабочих процессов и процедур согласования, утверждения, назначения и выполнения задач, отслеживание прогресса строительных проектов, т.е. требуется полноценная ECM-система. Причем строительным компаниям с различными объектами стоит воспользоваться и мобильной версией ECM-системы, что облегчит совместную работу удаленных сотрудников и сотрудников на местах.

Как уже говорилось выше, по мнению представителей FTS Russia, руководству строительных компаний стоит пойти на компромисс и выбрать между решениями с сочетанием широкой функциональности и гибкими ценовыми вариантами. Решения на базе ECM-системы M-Files, которые предлагает FTS Russia, как раз из такой категории.

ЭЛАР: электронные архивы для строителей

Как для любого другой отрасли, в строительной сфере СЭД применяются для автоматизации внутренних бизнес-процессов (канцелярия, ОРД, договорной, финансовый документооборот). На сегодняшний день актуальность приобретают проекты по переводу в электронный вид и загрузке в электронный архив всей проектно-сметной документации, что облегчает работу и обеспечивает эффективность работы всех участников процесса.

Говоря об успешных проектах у компаний, чья деятельность связана со строительством, в ЭЛАР вспоминают проекты создания электронных архивов в «ТАНЕКО», техно-логистической компании «Томилино», Усольском калийном комбинате в период строительства важных инфраструктурных объектов комбината.

«Док.ру»: внедрение СЭД Docsvision по определенной методике

Именно из понимания проектной ориентированности компаний сферы недвижимости у «Док.ру» за годы работы сформировалась определенная методика работы с такими заказчиками. Для снижения издержек игрок рекомендует убирать рутинные операции из проектной области и переносить их в область процессов и сервисов - только в этом случае можно достичь эффекта от автоматизации. При этом, естественно, на процессы накладываются проектно-ориентированные механизмы прав доступа. Методика бизнес-анализа и автоматизации дает хорошие результаты и позволяет клиентам экономить средства.

В «Док.ру» подчеркивают, что данный подход реализуется только после закрытия самых больных точек клиента. Эти точки могут лежать как в области классических задач (для российских организаций это делопроизводство, исполнительная дисциплина, договора), так и содержать специфику, связанную с недвижимостью (например, дисциплина обмена актами выполненных работ).

«Док.ру» ведет проекты внедрения СЭД Docsvision в таких компаниях, как ГК «МОРТОН», «Лидер-Инвест», О1 Properties и других. Развитие для себя игрок видит в создании готовых решений-паттернов на основе применения собственной методики, которые могут применяться, в принципе, в любой отрасли. Эти решения «Док.ру» намерен предлагать рынку в виде коробок с услугами по их внедрению.

Опубликовал: Анна Тумакова (info@spbit.ru)

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: Cognitive Technologies, ЭОС, 1С:КПД, ЭЛАР, ДоксВижн, FTS